От Домино к 1С: личный опыт внедрения новой учетной системы
Поделюсь историей со времен работы в найме в крупном алкогольном холдинге. Понятное дело, в целях соблюдения конфиденциальности разглашать наименование компании не буду. Да и смысловой нагрузки это не имеет, ведь главное то, с чем на практике я столкнулась.
Внедрение системы учета в компании — это всегда вызов, особенно когда речь идет о замене старой и проверенной программы на что-то новое и, возможно, пугающее. Когда передо мной встала задача перейти с программы Домино, на которой годами строился весь учет холдинга, на 1С, я сразу поняла: предстоит серьезная работа. Итак, я решила поделиться с вами своим опытом, трудностями, с которыми я столкнулась, и тем, как удалось их преодолеть.
А для начала вопрос. Кто-то знает программу Домино? Напишите в комментариях, проявитесь.
Каждая учетная система в компании, несмотря на постоянные усовершенствования со стороны производителя программного обеспечения (ПО), так или иначе дописывается под конкретный бизнес.
Еще в период основания группы компаний (начало 90-х) Домино было прекрасным ПО на те объемы и требования, которые предъявлялись для функционирования организации.
Но времена меняются, все меняется, и стоять на месте невозможно. По ряду просто уже назревших объективных причин была выдвинута инициатива внедрения 1С.
И вот с чем столкнулась.
0. Не было сопротивления руководства группы компаний, потому что инновационные решения всегда приветствовались.
1. Сопротивление изменениям со стороны сотрудников
Когда я только начала говорить о необходимости перехода на 1С, первое, с чем я столкнулась, было сопротивление не руководства, а сотрудников. Они привыкли к Домино, знали её вдоль и поперек, а тут я прихожу и говорю: «Коллеги, Вам нужно переучиваться». Страх перед новым, как всегда, сработал.
Что вызвало сопротивление?
- Люди боялись, что 1С окажется неудобной и не такой функциональной, как старая программа.
- Некоторые опасались, что их знания и опыт, накопленные за годы работы с Домино, больше не будут востребованы. Многое же автоматизируется.
- Любимая фраза стала: «Делать Вам нечего, сто лет так все работало и нормально.»
Что сделали?
- Первым делом поняли, что без качественного обучения не обойтись. Привлекли специалистов по 1С, которые не только рассказали, но и показали, как всё работает. Люди начали понимать, что система не такая уж страшная.
- На каждом этапе поддерживали сотрудников, признавая их успехи и достижения в освоении новой программы. Это сыграло огромную роль в снижении стресса и мотивации людей на дальнейшую работу.
2. Технические сложности при переходе
Смена программного обеспечения — это не просто «удалил старую программу, установил новую». Перед нами встали задачи миграции данных, настройки 1С под наши нужды и её интеграции с другими программами, которые использовались в холдинге.
Какие проблемы возникли?
- В процессе переноса данных возникали ошибки, данные терялись или искажались. Некоторые данные просто заносились в ручном режиме из одной программы в другую. По факту велся учет в двух системах одновременно.
- Оказалось, что стандартная версия 1С не подходит нам «из коробки» — требовалась её доработка, даже не смотря на то, что разработчики 1С уже в свое время создали систему учета специально под алкогольную нишу.
- Возникли сложности с интеграцией 1С с другими программами, которые уже были частью нашего бизнес-процесса.
Как мы справились?
- Поэтапность. Мы решили не спешить и делать всё поэтапно. Данные переносились частями, а каждая часть проверялась на наличие ошибок.
- Тестирование. Прежде чем запускать 1С на полную мощность, мы провели частичное, а затем и комплексное тестирование. Оно позволило выявить и устранить большинство проблем ещё до начала полноценной работы.
- Привлечение экспертов. Мы работали с профессионалами, которые помогали нам на каждом этапе — от переноса данных до интеграции системы. В целом эксперты работали иногда в качестве психологов для сотрудников.
3. Финансовые затраты
Когда мы только начинали, было понятно, что переход на новую систему будет стоить денег. Но как только мы начали внедрение, стало ясно, что это будет стоить больше, чем ожидалось. Стоимость лицензий, обучение персонала, доработка системы — всё это требовало значительных финансовых вложений.
Что требовало затрат?
- Лицензии на программное обеспечение.
- Курсы для сотрудников и консультации экспертов.
- Дополнительные расходы на доработку и интеграцию системы.
Как мы это решили?
Бюджетирование. Мы тщательно спланировали бюджет, учитывая все возможные расходы. Конечно, было несколько непредвиденных затрат, но благодаря предварительному планированию они не оказались критичными.
Этапность внедрения. Мы решили не переходить на 1С «в один день». Процесс внедрения был разбит на этапы, что позволило распределить расходы и снизить нагрузку на бюджет компании.
4. Снижение производительности на этапе перехода
Одна из самых неприятных проблем, с которой столкнулись, — это временное снижение производительности. Пока сотрудники осваивали 1С, многие процессы замедлялись, некоторые задачи требовали больше времени.
Почему это произошло?
Люди привыкали к новой системе, учились ею пользоваться. Иногда система «подвисала» или давала сбои, что задерживало выполнение задач.
Как справились?
- Планирование переходного периода. Мы заранее обсудили и учли возможные задержки. Это позволило минимизировать влияние на ключевые процессы. Хотя бывали и непредвиденные факторы, например, нововведения Росалкогольрегулирования.
- Техническая поддержка. На всех этапах организовали оперативную техническую поддержку, чтобы сотрудники могли быстрее адаптироваться к новой системе и не теряли время на решение проблем самостоятельно.
5. Адаптация бизнес-процессов
Наши бизнес-процессы не всегда идеально вписывались в стандартную версию 1С. Система требовала доработки, чтобы соответствовать нашим специфическим нуждам. И бизнес компании также нуждались в усовершенствовании. Работали и над этим вопросом.
Что пришлось адаптировать?
- Структуру учета и документооборота.
- Специфические отчеты и аналитические инструменты.
- Соответствие отраслевым стандартам.
Как мы это сделали?
- Анализ бизнес-процессов. Вместе с командой мы провели полный анализ наших процессов и выявила, какие из них требовали доработки.
- Настройка и доработка системы. Мы привлекли программистов, которые помогли адаптировать 1С под наши нужды.
6. Риски и последствия неверного внедрения
Я всегда осознавала, что если что-то пойдет не так, последствия могут быть серьезными. Потеря данных, сбои в работе, снижение доходов — всё это стояло на кону.
Какие могли быть последствия?
- Потеря важных данных и снижение качества учета.
- Частые сбои в работе компании.
- Увеличение расходов на устранение проблем.
- Ой, не дай Бог что-то не сдать вовремя в госорганы.
Как минимизировали риски?
Комплексный подход. Подошли к процессу внедрения максимально комплексно, учитывая все возможные риски. Каждый шаг был продуман и обоснован.
Постоянный мониторинг. После запуска 1С регулярно проводили мониторинг её работы, чтобы оперативно устранять возникающие проблемы.
Заключение
Переход от Домино на 1С оказался не таким простым, как предполагалось. Это был длительный и трудный процесс, который потребовал много сил, времени и нервов. Но результат того стоил. Теперь есть мощная, гибкая и удобная система, которая значительно упростила работу компании и открыла новые возможности для развития. И, да, еще отмечу, что некоторые сотрудники были сокращены в виду оптимизации и автоматизации процессов. От части это и был главный страх сотрудников.
Если вы столкнулись с похожей задачей — не бойтесь трудностей. С правильным подходом и хорошей командой вы сможете преодолеть любые преграды. И немаловажную роль играет поддержка со стороны руководства. Без нее быдет действительно сложно.
Вопрос для обсуждения:
А вам приходилось внедрять новые технологии в своем бизнесе? Какие трудности вы при этом испытывали и как с ними справлялись? Делитесь своим опытом в комментариях!