Как сэкономить более 3 миллионов рублей ежемесячно с помощью роботизации рутинных процессов? Кейс “Самолета”
74% компаний в России активно занимается проектами по автоматизации бизнес-процессов. 42% компаний увеличили свои затраты на автоматизацию в 2023 году. Мы видим рост расходов, но какой экономический эффект дает внедрение автоматизированных систем? Об этом мы расскажем на примере кейса с девелопером «Самолет».
Большинство офисных сотрудников уже привыкло к «автоматизации бизнес-процессов»: внедрению электронных учетных систем, планировщиков задач, CRM-систем и многому другому.
Следующий этап - роботизация бизнес-процессов.
Использование роботов позволяет освободить специалистов от выполнения рутинных задач. Например, программный робот может выполнять любую последовательную и повторяющуюся операцию, которую человек осуществляет с помощью монитора, клавиатуры и компьютерной мыши.
Такая технология называется RPA (Robotic Process Automation) - роботы автоматизируют операции, которые ранее требовали участия человека.
Этой технологией могут пользоваться компании из любых отраслей, поскольку у RPA нет отраслевой специфики, так как везде есть отделы бухгалтерии, закупок, маркетинга, персонала, где люди выполняют те или иные рутинные бизнес-процессы.
С одной стороны, такая технология должна существенно сокращать затраты на персонал. С другой - быстро окупать стоимость ее внедрения.
Тем не менее, одной из причин недоверия к процессам автоматизации и роботизации является сложность проведения оценки эффективности применения новых технологий.
Мы в компании Шерпа Роботикс сталкиваемся с этим вопросом ежедневно. Именно поэтому на примере нашего кейса с девелопером «Самолет» расскажем о том, какой эффект можно получить от внедрения роботов, созданных с помощью платформы Sherpa RPA.
«Самолет» является одной из крупнейших федеральных корпораций в сфере proptech и строительства.
Роботизация стандартных процессов — одно из направлений программы по повышению производительности и эффективности бизнеса «Самолета».
«Основное преимущество RPA мы видим в том, что для оптимизации работы не нужно внедрять новую систему, перестраивать производственные процессы и переучивать сотрудников. Роботы действуют в рамках уже известных процедур и помогают минимизировать трудозатраты на стандартные функции, а также ускорить выполнение рутинных операций. В целом, за год с начала проекта, компания от использования роботов уже выигрывает до 18 ПШЕ* в месяц без необходимости серьезных инвестиций в изменение ИТ-ландшафта компании. В планах до конца года поднять этот показатель минимум до 50 ПШЕ, подобная оптимизация позволит сэкономить до 10 миллионов рублей в месяц».
*Что значит ПШЕ? ПШЕ - это русскоязычный аналог аббревиатуры FTE (Full-Time Employee), расшифровывается как полно-штатные единицы.
В рамках ИТ-трансформации девелопер с помощью платформы Sherpa RPA за год роботизировал более 60 бизнес-процессов.
Большая часть роботизированных бизнес-процессов относится к финансово-экономической деятельности компании:
сравнение остатков по счетам с данными от банков;
распределение банковских выписок по шаблонной структуре;
выгрузка и рассылка контрагентам оборотно-сальдовых ведомостей;
формирование счетов;
поиск платежных поручений и их сбор из ЭДО Контур.Диадок;
загрузка договоров в систему, массовые выгрузки документов и др.
В финансовых и бухгалтерских департаментах роботы Sherpa позволяют снизить вероятность человеческих ошибок и максимально оптимизировать сроки ввода данных — робот выполняет задачи до 20 раз быстрее, чем человек.
К тому же, внедрение роботов оказывает положительное влияние и на мотивацию персонала: вместо рутинных процессов сотрудники могут сосредоточиться на более сложных и аналитических задачах.
Рассмотрим кейс, связанный с поиском платежных поручений.
По внутренним запросам и требованиям от налоговых органов необходимо собирать и предоставлять перечень платежных поручений по организациям за определенный период.
Вручную это крайне трудоемкий процесс, так как приходилось открывать различные файлы выписок и в них, среди десятков страниц, искать нужное платежное поручение. После чего данное поручение следовало сохранять в виде отдельного файла.
Необходимо было создать робота, который смог бы выполнять следующие функции:
- по запросу искать платежные поручения в выписках;
- найденные платежные поручения сохранять из выписок в отдельные файлы.
Разработка робота заняла 3 недели или 120 часов. Длительность приемки и отладки составила 2 недели или 80 часов.
В результате экономия времени составила 250 часов в месяц, при этом обрабатывается 200 заявок, в рамках которых предоставляется по запросам около 1 500 платежных поручений.
Стоит отметить, что всего в месяц на одного сотрудника приходится при стандартной 40-часовой неделе приходится 176 рабочих часов. Нетрудно посчитать экономию исходя из средней заработной платы специалиста в час.
Приведем другой пример: проверка банковских выписок.
Компании необходимо сверять остатки по счетам между учётной системой (1С) и данными от банков. Параллельно требуется проверить банковские выписки и разнести их по определенной структуре в архиве.
Чтобы выполнить эту задачу, необходимо:
- выгрузить остатки по счетам из 1С;
- проверить наличие новых выписок;
- если выписки в формате zip (электронные) или MS Word / MS Excel - конвертировать в PDF формат;
- обработать выписки в PDF формате, выявить сумму исходящего остатка, счет, банк, дату выписки;
- перенести обработанную выписку в определенную папку в архиве;
- сформировать отчет по расхождениям.
Робот может справиться и с такой задачей. Его разработка заняла 6 месяцев, приемка и отладка – 2 месяца.
В результате было высвобождено 350 часов в месяц, при этом ежемесячно обрабатывается около 7000 выписок.
Кроме того, автоматизированы и другие внутренние задачи, простые с функциональной точки зрения, но отнимающие много сил и времени: создание пропусков в системе, запросы в службу поддержки, получение спецификаций из проектной документации, сбор статусов по реестру договоров.
Также был выполнен ряд задач по роботизации разовых процессов (разбор 220 тысяч архивных файлов и распределение их по единой структуре), что позволило компании сэкономить 12 500 часов или чуть больше 1500 рабочих дней.
Отдельный блок роботизации — типовые процессы в рамках «Самолет 10D», платформы ИТ-продуктов для управления и автоматизации всего строительного цикла. Активно востребованы роботы, которые вносят обновления в базы данных фотостатуса по проданным квартирам, загружают документы во внешние системы, обеспечивают единое окно доступа к задачам по проверке смет в системе расчета сметной стоимости и проверке смет к договору.
Уже внедрен робот, который проверяет в «Самолет 10D» счет и счет-фактуру на поставку материалов на соответствие заказанным объемам и стоимостям. Подобная проверка — это постоянная и монотонная не вдохновляющая работа по сверке данных, порождающая ошибки из-за усталости и снижения внимания. Теперь робот самостоятельно сверяет цифры в документах и генерирует единый реестр с указанием всех расхождений.
Причем, вся работа выполняется дважды в день, что позволяет увеличить оперативность выполнения задачи. Сотруднику нужно обратить внимание только на те документы, где обнаружены неточности и принять решение. Обычно процент расхождений невысок и не превышает 5-7%, т.е. время, необходимое на просмотр свыше 93-95% документов, сотрудник может потратить на решение более важных задач.
В целом по компании эффект от внедрения уже составляет более 3 100 часов в месяц или 3,7 млн рублей. Таким образом, с помощью роботов Sherpa компания экономит 44,4 млн. рублей в год.
В планах до конца 2024 года поднять показатель высвобожденных часов минимум до 8 300 часов в месяц.
А какие задачи в вашей компании вы бы хотели отдать роботам?
Пишите в комментариях. Мы ответим на каждую идею и подскажем, исходя из нашего опыта, может ли конкретная задача быть роботизирована.