Гайд по Notion для бизнеса: шаблон корпоративной рассылки с новостями компании

Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей фирмы.

Уже вышли статьи с шаблонами для HR и с шаблонами для CRM.

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.

Шаблон из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документ под себя. Критика в комментариях приветствуется.

Сотрудники Ratio живут в разных городах, поэтому им тяжело обмениваться новостями. Но когда люди не могут следить за тем, что происходит в компании, они перестают чувствовать командный дух: каждый остаётся один на один с аватаркой менеджера в YouTrack.

Крупные компании придерживаются полезного принципа: сотрудники быстрее развиваются, когда взаимодействуют друг с другом. Офисы проектируются так, чтобы люди чаще встречали коллег из других отделов. Например, штаб-квартира Apple в Купертино — это замкнутая окружность: перемещаясь по рабочим делам, сотрудники общаются, обмениваются идеями и опытом.

Мы пытаемся перенести практики офисного общения в онлайн: в рабочих пространствах я создаю хабы, где сотрудники могут встретиться друг с другом. Одним из таких хабов является новостная рассылка.

Раньше мы в буквальном смысле присылали выпуски на почту, но открываемость писем была низкой. На такую рассылку уходило много времени: собрать контент, сверстать, разослать — один человек мог потратить от 3 до 5 часов в неделю, чтобы подготовить еженедельный выпуск.

Когда мы только перевели рассылку в Notion, я сам собирал новости — чтобы не отвлекаться часто, я решил это делать раз в месяц. После пары выпусков я увидел, что людям интересно, и стал потихоньку подтягивать менеджеров и других сотрудников. Теперь они заполняют страницу самостоятельно, а сам я пишу только ключевые вещи.

В итоге всё сработало, как нужно: когда я добавил раздел с благодарностями, новостные странички стали местом общего сбора.

Мы уже полгода выпускаем ежемесячный обзор новостей в Notion. При этом контент создаётся в реальном времени: страница всегда открыта. Каждый сотрудник может зайти и написать новость или оставить благодарность — в любой момент, без ограничений. В конце месяца я подвожу краткие итоги и отправляю ссылку на страницу в рабочий Slack.

На днях мы провели анонимный опрос среди сотрудников, чтобы понять, приносят ли новости пользу. Результаты нас порадовали: рассылку никто не игнорирует, а 60% читают новости компании даже чаще раза в месяц.

Делюсь нашим шаблоном корпоративной рассылки. Всего в нём шесть разделов — ниже я объяснил, как ими пользоваться.

Здесь рассказывают о происходящем на проектах. Чтобы менеджеры каждый месяц подбивали выработку и выставляли счета клиентам, в разделе есть правило: написать можно только про те проекты, по которым закрыли акты.

Опрос показал, что семь человек в компании регулярно пишут в файл новостей что-то кроме благодарностей. Мы добавили шаблон с вопросами, чтобы облегчить им жизнь.

Внутри раздела есть кнопка «Добавить акт»: она создаёт шаблон с основными вопросами, на которые должен ответить менеджер.

Трое из семи наших авторов испытывают трудности с контентом: порой им кажется, что на проектах не произошло ничего, что заслуживало бы внимания. С помощью шаблона мы частично решаем эту проблему: подсказываем, с каких сторон можно рассмотреть проект.

В этом разделе мы рассказываем о перестановках в команде: повышениях, новых сотрудниках и тех, кто решил покинуть Ratio. Также я публикую вакансии, чтобы ребята из команды могли порекомендовать своих знакомых.

Если кто-то из сотрудников в этом месяце закончил обучающий курс — он делится в этом разделе материалами и результатами.

Любые внутренние нововведения мы проверяем с помощью гипотез: «если сделать то-то, то станет так-то». При этом мы проверяем гипотезы малыми силами — вместо полноценного внедрения тестируем новый подход на каком-нибудь кусочке рабочего процесса.

Если гипотеза подтверждается — значит, подход заслужил право остаться в компании.

Автор гипотезы описывает её в отдельной странице, а в новостях рассказывает про результаты и принятые решения.

Список статей и PR-активностей за последний месяц. Сотрудникам нравится читать материалы о компании, иногда они даже отвечают на вопросы в комментариях.

Здесь описываем потенциальных клиентов, которые пришли в этом месяце. Сотрудникам важно знать об этом, чтобы быть в курсе дальнейших планов компании.

Самая любимая рубрика: здесь говорят спасибо за помощь и хорошую работу. Пишем благодарность, тегаем коллегу — он получает уведомление и радуется.

Мы оставили в новостном шаблоне место под благодарности, чтобы улучшить атмосферу в коллективе и эмоционально связать людей друг с другом — на удалёнке с этим возникают трудности.

Публичные благодарности хорошо работают по двум причинам. Во-первых, теги запускают цепную реакцию: если отметили тебя, тоже хочется оставить благодарность. Во-вторых, бывали случаи, когда сотрудника за месяц никто не поблагодарил — и он начинал думать, как бы помочь команде, чтобы в следующий раз получить благодарность. Такая мотивация положительно сказывается на продуктивности.

60% сотрудников пишут благодарности каждый месяц, так что считаем, что практика прижилась. Более половины опрошенных говорят, что благодарности помогают им работать лучше.

Во время опроса сотрудники предложили нам свои идеи для рубрик. Люди хотят больше неформального общения: поздравлений с днём рождения, приглашений порубиться в игры и новостей от клубов по интересам (у нас есть инвестиционный и книжный клубы, но об этом как-нибудь в другой раз).

Также в нашей рассылке не хватает аналитики, чтобы можно было сравнить результаты с предыдущим месяцем. И вводное слово от директора тоже лишним не будет — информации в файле много, без подведения итогов никуда.

Возможно, новые рубрики появятся в рассылке уже со следующего месяца.

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

#notion #рассылки