Гайд по Notion для бизнеса: шаблон корпоративной рассылки с новостями компании

Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей фирмы.

Гайд по Notion для бизнеса: шаблон корпоративной рассылки с новостями компании

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов, директор Ratio

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.

Шаблон из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документ под себя. Критика в комментариях приветствуется.

Зачем мы ведём корпоративную рассылку

Сотрудники Ratio живут в разных городах, поэтому им тяжело обмениваться новостями. Но когда люди не могут следить за тем, что происходит в компании, они перестают чувствовать командный дух: каждый остаётся один на один с аватаркой менеджера в YouTrack.

Крупные компании придерживаются полезного принципа: сотрудники быстрее развиваются, когда взаимодействуют друг с другом. Офисы проектируются так, чтобы люди чаще встречали коллег из других отделов. Например, штаб-квартира Apple в Купертино — это замкнутая окружность: перемещаясь по рабочим делам, сотрудники общаются, обмениваются идеями и опытом.

Так выглядит Apple Park в Купертино
Так выглядит Apple Park в Купертино

Мы пытаемся перенести практики офисного общения в онлайн: в рабочих пространствах я создаю хабы, где сотрудники могут встретиться друг с другом. Одним из таких хабов является новостная рассылка.

Раньше мы в буквальном смысле присылали выпуски на почту, но открываемость писем была низкой. На такую рассылку уходило много времени: собрать контент, сверстать, разослать — один человек мог потратить от 3 до 5 часов в неделю, чтобы подготовить еженедельный выпуск.

Теперь нашу «рассылку» можно назвать так лишь условно. По сути это обычная информационная страница, но она выполняет те же функции, что и письмо с новостями.

Когда мы только перевели рассылку в Notion, я сам собирал новости — чтобы не отвлекаться часто, я решил это делать раз в месяц. После пары выпусков я увидел, что людям интересно, и стал потихоньку подтягивать менеджеров и других сотрудников. Теперь они заполняют страницу самостоятельно, а сам я пишу только ключевые вещи.

В итоге всё сработало, как нужно: когда я добавил раздел с благодарностями, новостные странички стали местом общего сбора.

Мы уже полгода выпускаем ежемесячный обзор новостей в Notion. При этом контент создаётся в реальном времени: страница всегда открыта. Каждый сотрудник может зайти и написать новость или оставить благодарность — в любой момент, без ограничений. В конце месяца я подвожу краткие итоги и отправляю ссылку на страницу в рабочий Slack.

На днях мы провели анонимный опрос среди сотрудников, чтобы понять, приносят ли новости пользу. Результаты нас порадовали: рассылку никто не игнорирует, а 60% читают новости компании даже чаще раза в месяц.

83% опрошенных считают, что рассылка помогла им больше узнать про работу коллег. Кажется, это успех!
83% опрошенных считают, что рассылка помогла им больше узнать про работу коллег. Кажется, это успех!

Делюсь нашим шаблоном корпоративной рассылки. Всего в нём шесть разделов — ниже я объяснил, как ими пользоваться.

Закрытые акты

Здесь рассказывают о происходящем на проектах. Чтобы менеджеры каждый месяц подбивали выработку и выставляли счета клиентам, в разделе есть правило: написать можно только про те проекты, по которым закрыли акты.

Опрос показал, что семь человек в компании регулярно пишут в файл новостей что-то кроме благодарностей. Мы добавили шаблон с вопросами, чтобы облегчить им жизнь.

Внутри раздела есть кнопка «Добавить акт»: она создаёт шаблон с основными вопросами, на которые должен ответить менеджер.

Трое из семи наших авторов испытывают трудности с контентом: порой им кажется, что на проектах не произошло ничего, что заслуживало бы внимания. С помощью шаблона мы частично решаем эту проблему: подсказываем, с каких сторон можно рассмотреть проект.

Команда

В этом разделе мы рассказываем о перестановках в команде: повышениях, новых сотрудниках и тех, кто решил покинуть Ratio. Также я публикую вакансии, чтобы ребята из команды могли порекомендовать своих знакомых.

Если кто-то из сотрудников в этом месяце закончил обучающий курс — он делится в этом разделе материалами и результатами.

Гипотезы

Любые внутренние нововведения мы проверяем с помощью гипотез: «если сделать то-то, то станет так-то». При этом мы проверяем гипотезы малыми силами — вместо полноценного внедрения тестируем новый подход на каком-нибудь кусочке рабочего процесса.

Если гипотеза подтверждается — значит, подход заслужил право остаться в компании.

Автор гипотезы описывает её в отдельной странице, а в новостях рассказывает про результаты и принятые решения.

Маркетинг и PR

Список статей и PR-активностей за последний месяц. Сотрудникам нравится читать материалы о компании, иногда они даже отвечают на вопросы в комментариях.

Продажи

Здесь описываем потенциальных клиентов, которые пришли в этом месяце. Сотрудникам важно знать об этом, чтобы быть в курсе дальнейших планов компании.

Благодарности

Самая любимая рубрика: здесь говорят спасибо за помощь и хорошую работу. Пишем благодарность, тегаем коллегу — он получает уведомление и радуется.

Мы оставили в новостном шаблоне место под благодарности, чтобы улучшить атмосферу в коллективе и эмоционально связать людей друг с другом — на удалёнке с этим возникают трудности.

Бывают и вот такие длиннющие списки благодарностей. Всё это написал один человек
Бывают и вот такие длиннющие списки благодарностей. Всё это написал один человек

Публичные благодарности хорошо работают по двум причинам. Во-первых, теги запускают цепную реакцию: если отметили тебя, тоже хочется оставить благодарность. Во-вторых, бывали случаи, когда сотрудника за месяц никто не поблагодарил — и он начинал думать, как бы помочь команде, чтобы в следующий раз получить благодарность. Такая мотивация положительно сказывается на продуктивности.

60% сотрудников пишут благодарности каждый месяц, так что считаем, что практика прижилась. Более половины опрошенных говорят, что благодарности помогают им работать лучше.

Что ещё можно добавить в новостную рассылку

Во время опроса сотрудники предложили нам свои идеи для рубрик. Люди хотят больше неформального общения: поздравлений с днём рождения, приглашений порубиться в игры и новостей от клубов по интересам (у нас есть инвестиционный и книжный клубы, но об этом как-нибудь в другой раз).

Также в нашей рассылке не хватает аналитики, чтобы можно было сравнить результаты с предыдущим месяцем. И вводное слово от директора тоже лишним не будет — информации в файле много, без подведения итогов никуда.

Возможно, новые рубрики появятся в рассылке уже со следующего месяца.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

1717
Начать дискуссию