Как перенести бизнес-почту с зарубежных email-сервисов

В связи с новыми ограничениями корпоративных сервисов Microsoft и Google возникает вопрос, что делать с почтой, куда и как ее перенести. Рассказываем, как сохранить важные данные и грамотно организовать процесс переезда на российские email-платформы.

Российские компании уже начали переезжать с корпоративных сервисов Google и Microsoft — отток за год составил 26% и 40% соответственно. Это связано в том числе с новыми ограничениями зарубежных компаний, например, с 9 сентября Google отключает еще один сервис — BigOuery. Поэтому возникает вопрос, как обезопасить данные электронной почты и куда их перенести.

Есть несколько альтернатив, которые могут предложить те же возможности, что и зарубежные email-сервисы. Выбор будет зависеть от того, какой функционал вам необходим.

Бесплатный почтовый сервис. Некоторые компании используют бесплатную почту для корпоративного общения. Сервис предоставляет возможность создавать электронные адреса, отправлять и получать письма, а также управлять контактами и календарем. У такой почты есть и недостатки — ограниченное дисковое пространство, невозможность подключить брендовый домен и отсутствие специальных механизмов защиты. Но для компаний с небольшим штатом и стартапам такая почта будет выгодна.

Доменная почта на собственном сервере. Это дорогостоящий вариант — чтобы создать почту на сервере, понадобится соответствующее оборудование и ПО. Поэтому собственный почтовый сервер подходит большим компаниям с тысячами пользователей, которым требуется высокий уровень безопасности и контроль над своими данными. Так бизнес сможет управлять резервными копиями, ограничивать доступ для разных аккаунтов и формировать черные списки.

Доменная почта на хостинге. Распространенный вариант – создание почты на хостинге. Этот сервис подойдет компаниям, которые не готовы администрировать собственный сервер, но хотят получить фирменную почту на домене с широким функционалом: от антиспама до настройки переадресаций и черных списков. Если у вас уже есть сайт на хостинге, то создание почты может быть выполнено в панели управления хостингом. Вы можете настроить домен для работы с почтой и получить все преимущества использования собственного домена.

Сегодня представители бизнеса в России стали чаще выбирать доменную почту. Это связано и с ростом фишинга, и блокировок. Доменная почта помогает компаниям обеспечить защиту информации, соответствовать требованиям законодательства и получить доступ к локальной технической поддержке.

Доменная почта — это электронная почта, которая использует ваш собственный домен, например, @yourcompany.ru вместо стандартных бесплатных сервисов. Отдельный почтовый ящик с такой почтой можно создать для каждого сотрудника и отдела — допустим, для маркетингового направления marketing@yourcompany.ru, а для отдела продаж — sales@yourcompany.ru.

И вот почему компании предпочитают доменную корпоративную почту обычным ящикам:

Если вы решили сменить провайдера и перенести почту на другой хостинг, это можно сделать с помощью почтового клиента Thunderbird. Некоторые провайдеры также предлагают автоматический импорт — например, в Рег.ру с помощью этого инструмента можно перенести почту без технических знаний, указав ящики и пароли в панели управления. Рассмотрим оба варианта подробнее.

Обратите внимание, что у некоторых почтовых сервисов есть ограничения на пропускную способность — это может осложнить и затянуть перенос.

Инструкция по переносу почты на российский хостинг

Шаг 1. Установка клиента и добавление учетной записи. Скачать программу можно с официального сайта. После запуска Thunderbird нажмите на кнопку «Создать учетную запись» и выберите «Электронная почта». Когда программа предложит получить почтовый адрес, нажмите «Пропустить этот шаг». Затем введите имя пользователя, адрес электронной почты и пароль вашей зарубежной почты.

Шаг 2. Настройка протокола IMAP и SMTP. После авторизации в настройках учетной записи нажмите «Настройка вручную». В разделах «Входящая» и «Исходящая» укажите имя сервера, с которого будет происходить синхронизация, а затем нажмите «Перетестировать». Когда почтовый клиент определит настройки на указанном сервере, можно нажать «Готово».

Шаг 3. Создание почтового ящика у нового провайдера. Теперь нужно создать почтовый ящик с таким же именем на услуге хостинга у нового провайдера, добавить его в Thunderbird и повторить действия выше, только на этапе ручной настройки потребуется ввести адрес нового хостинга. Как правило, адрес сервера можно найти в письме, которое провайдеры рассылают после оформления услуги, или в личном кабинете. После необходимых настроек нажмите «Перетестировать».

Шаг 4. Синхронизация. На главной странице Thunderbird создайте копию второго ящика — нажмите правой кнопкой мыши на название второго ящик и выберите «Создать папку». Затем перенесите все письма из первого ящика во второй — выделите письма с помощью сочетания Ctrl+A и нажмите «Копировать в папку». Выберите копию папки второго ящика для переноса. После этого все письма синхронизируются с новым почтовым ящиком.

Шаг 5. Проверка работоспособности. После того как вы создали новую учетную запись, проверьте ее работоспособность, отправив тестовое сообщение. Когда вы убедитесь, что новая учетная запись работает корректно, вы можете отключить старую учетную запись.

Если же у вас уже есть сайт на хостинге и вы используете панель управления ispmanager, мигрировать почту можно за несколько кликов. Для этого нужно воспользоваться инструментом «Импорт почты» — рассмотрим на примере панели в Рег.ру:

После миграции необходимо настроить ресурсные записи, чтобы поток новых писем направлялся к новому провайдеру. Как это сделать в Рег.ру, описано в нашей инструкции в Базе знаний.