Как отделу маркетинга синхронизироваться с командой и вместе работать над проектами

Делимся опытом в ивент-маркетинге: как подготовить мероприятие на 500+ человек без срыва дедлайнов и путаницы в задачах.

Как отделу маркетинга синхронизироваться с командой и вместе работать над проектами

Привет! На связи команда маркетинга TEAMLY. Для нас мероприятия – один из способов продвижения и коммуникации с аудиторией. Чтобы всё прошло идеально, организуем синхронную работу внутри отдела и налаживаем взаимодействие с коллегами из других департаментов. Рассказываем, как в этом помогает наша платформа.

Как отдел маркетинга взаимодействует с командой

Каждые полгода TEAMLY презентует обновления на масштабных конференциях. Наша команда рассказывает о новых фичах, а приглашённые спикеры делятся опытом. На мероприятиях выступают руководители компании, клиенты, эксперты и представители отечественного бизнеса. Конференции собирают по 500 и более участников.

Ивенты проходят в формате живого общения и обмена опытом: гости больше узнают о возможностях платформы, а мы понимаем, что волнует клиентов 
Ивенты проходят в формате живого общения и обмена опытом: гости больше узнают о возможностях платформы, а мы понимаем, что волнует клиентов 

В подготовке к конференциям участвует вся команда TEAMLY. Это отличный способ подвести итоги проделанной работы и увидеть перспективы для развития. Отдел маркетинга берёт на себя значительную часть задач:

● Привлекаем спикеров. Выбираем самый интересный клиентский опыт и договариваемся о выступлениях.

● Производим контент. Совместно с экспертами собираем материалы, разрабатываем презентации и готовим видеоролики.

● Рассказываем о мероприятии. Публикуем анонсы в соцсетях и блогах компании, на интернет-площадках.

● Рассчитываем бюджеты. Планируем и согласовываем затраты с руководством.

● Выпускаем публикации по итогам ивента. После завершения конференции делаем фотоотчет для соцсетей и пишем статьи.

Работа рискует превратиться в хаос, если заранее не продумать синхронизацию команды. Задействовано много сотрудников, есть глобальные и более мелкие задачи – во всём этом легко запутаться. Мы нашли решение: с помощью нашего TEAMLY синхронизируемся внутри отдела и с другими департаментами. Согласование проводим по двум направлениям: знаниям и действиям.

Как синхронизируемся по знаниям

Коллеги взаимодействуют эффективно, когда находятся в едином информационном поле.

Поэтому было важно собрать единый набор материалов для команды с быстрым и удобным доступом к статьям для вовлечённых сотрудников. Вот какие инструменты платформы помогли решить задачу.

Рабочее пространство. Отдел маркетинга ведёт проекты и хранит информацию в персональном пространстве. Мы обмениваемся файлами, общаемся во встроенных чатах и даже ссылки на внешние ресурсы добавляем в статьи. Все документы, обсуждения и договорённости фиксируются в рабочем пространстве. Ничего не теряется в электронной почте или мессенджерах.

Создание материалов происходит прямо внутри пространства. Для этого используем мощный визредактор, который позволяет работать с текстом, таблицами и инфографикой. В статьи можно добавлять виджеты, диаграммы и видео. Например, по итогам каждой конференции мы выпускаем серию публикаций в блоге. Производство контента организуем в TEAMLY: пишем, обсуждаем и редактируем текст.

Как отделу маркетинга синхронизироваться с командой и вместе работать над проектами

База знаний. Команда маркетинга собирает готовые решения, шаблоны материалов, важные статьи, информацию о конкурентах и кейсы клиентов. Отдельный раздел в базе выделили под информацию по внешним и внутренним мероприятиям. Инструмент помогает в текущей работе и адаптации сотрудников отдела. Достаточно открыть доступ, чтобы новый коллега познакомился с ключевыми материалами.

При подготовке к конференциям база знаний упрощает работу со сторонними подрядчиками и приглашенными спикерами. Гибкие настройки доступа позволяют открыть некоторые материалы для внешних пользователей. Для этого просто отправляем человеку ссылку на страницу в TEAMLY. Например, так согласовываем презентации и тексты статей по итогам выступления эксперта.

В базе знаний отдела маркетинга храним материалы, которые используем постоянно – из проекта в проект 
В базе знаний отдела маркетинга храним материалы, которые используем постоянно – из проекта в проект 

Как синхронизируемся по действиям

Четкое распределение работы между коллегами помогает не терять задачи. Каждый участник команды должен понимать: кто, что, в какие сроки делает. На нашей платформе есть всё необходимое для управления проектами и контроля результатов.

Умные таблицы. Это список работ по ивенту, в котором каждая статья представлена отдельной строкой. Подготовку к конференции разбиваем на этапы и отдельные задачи, назначаем ответственных и определяем дедлайны. Затем создаём умную таблицу, в которую заносим всю информацию.

Кстати, осенью TEAMLY проведёт очередное обновление. Для таблиц добавят функцию ролл-апов. Это позволит автоматически извлекать и отображать данные из таблиц, даже если они расположены в разных пространствах. Можно будет настраивать размер строк, использовать формулы и не только. Подробнее об этом рассказываем здесь.

Разные типы представления данных в «Умных таблицах» помогают управлять проектами. Например, диаграмма Ганта показывает, насколько равномерно распределена работа во времени. Возможно, где-то нужно ускориться или передвинуть сроки. Так нам удается избежать перегруза, авралов и простоев в работе.

Структура таблицы гибко подстраивается под особенности проекта: можно добавлять столбцы и задавать свойства  
Структура таблицы гибко подстраивается под особенности проекта: можно добавлять столбцы и задавать свойства  

Канбан. Ещё один из видов представления данных в «Умных таблицах». Каждая задача по проекту представлена в виде карточки, где указан ответственный сотрудник, дедлайн, статус и приоритет исполнения. Задачи сгруппированы в столбцы (свойства таблицы).

Руководитель отдела и коллеги фильтруют карточки по срокам и видят, как продвигается работа и всё ли делаем вовремя. Чтобы отследить дедлайны, не нужно созваниваться или собирать летучку. Канбан существенно экономит время и избавляет от необходимости ежедневно контролировать сотрудников.

Канбан визуализирует рабочий процесс: представляет проект в виде потока задач, подсвечивает неравномерную загрузку сотрудников и задержки сроков 
Канбан визуализирует рабочий процесс: представляет проект в виде потока задач, подсвечивает неравномерную загрузку сотрудников и задержки сроков 

Подведем итоги

Инструменты TEAMLY упорядочивают и ускоряют работу команды маркетинга. Это особенно актуально при подготовке к крупным ивентам, когда много задач и каждый день на счету. Вот какие главные плюсы мы для себя отметили:

● Синхронизировали работу. Маркетологи пользуются единой базой материалов и работают в одном пространстве. Коллеги согласовывают план действий внутри отдела, с остальной командой и внешними подрядчиками.

● Контролируем задачи и соблюдаем дедлайны. В умных таблицах и канбане видим полный фронт работы, сроки и ответственных сотрудников. С помощью диаграммы Ганта равномерно распределяем нагрузку и готовимся к конференции в комфортном темпе.

● Экономим время. Избавились от большого количества созвонов, летучек и согласований. Обмениваемся документами внутри платформы, поэтому не разыскиваем нужные материалы подолгу в других ресурсах.

● Систематизировали информацию. Статьи, документы и шаблоны хранятся в базе знаний, которой пользуются все коллеги. При необходимости можно открыть доступ к страницам для подрядчиков, экспертов и спикеров конференций.

***

Если вы тоже занимаетесь ивент-маркетингом, TEAMLY поможет вывести управление проектами на новый качественный уровень. Здесь описали все плюсы работы и собрали календари ивентов, формы обратной связи для гостей, умные таблицы для планирования мероприятий, таск-трекер и множество других полезных фич для маркетинга.

***

Уход Notion прибавил забот не только тем, кто хранил там личные и рабочие данные, но и тем, кто зарабатывал на его внедрении и поддержке. TEAMLY – один из лучших российских аналогов Notion, и мы приглашаем строить свой бизнес с нами. Есть три варианта сотрудничества:

• Передавайте нам лиды – и получайте до 25% от стоимости лицензий.

• Продавайте лицензии сами – и получайте до 50% от их стоимости.

• Настраивайте облачную версию, внедряйте и дорабатывайте коробочную, оказывайте консалтинговые услуги – и получайте доход не только за лицензию, но и за внедрение.

В рамках партнёрской программы: предоставим бесплатное обучение, после которого вы получите сертификацию и сможете передавать лиды, поможем в пресейле, предложим совместные маркетинговые активности. Гарантируем прозрачные условия закрепления клиентов за партнёрами.

1616
44
22
28 комментариев

Сколько времени ушло на то, чтобы построить такую систему? Это проходило централизованно под управлением команды или конкретного работника?

1
Ответить

Мы такую тему около года внедряем. Конфы не проводим, но результат есть, первые месяцы все были недовольны, что надо чето кудато там размещать, теги прописывать, а потом через полгода где-то как-то во-первых привыкли, во-вторых реально польза есть. Забыл что-то — раз поднял справки, новичок приешл — ему пачку ссылок — сиди изучай. Ну ак-то норм история

1
Ответить

не пойму, если есть Канбан, на кой все остальное?

1
Ответить

Для разных задач разные представления. Канбан для контроля задач, Гант для планирования и тд

1
Ответить

Если есть занавески, зачем кастрюли?

Ответить

Конференции себя окупают?

1
Ответить

Да, иначе бы их не проводили

1
Ответить