Волшебная палочка автоматизации: как делать отчёты с удовольствием

Обделенная любовью людей, но такая важная - как оптимизировать отчетность и не сойти с ума.

Представим обычную пятницу. Большинство коллег считают минуты до того, как уйдут с работы и отдохнут на выходных, а вам не терпится получить от команды долгожданный еженедельный отчёт о производительности.

Вы хорошо знаете, какой объём данных им необходимо собрать из нескольких источников и о множестве задач, возложенных на них, помимо подготовки отчёта. Это не похоже на радостное окончание недели для вашей команды, занятых во множестве проектов.

Согласно опросу, проведённому Adaptive Planning, только 46% сотрудников, участвующих в отчётной деятельности, удовлетворены процессом подготовки отчётов и точностью представленных в них данных.

Подготовка отчётов может быть сложной задачей. Неудивительно, что их создание занимает много времени, сил и делает сотрудников в конце недели ещё более уставшими.

В этой статье мы рассмотрим основные проблемы, связанные с подготовкой отчётов, обсудим преимущества автоматизации подобных задач, т.е. замены составленного вручную отчёта на RPA-отчёт, и продемонстрируем несколько примеров использования автоматизации отчётности в различных отраслях.

Прежде чем перейти к теме преимуществ, которые автоматизация может принести вашей команде, мы расскажем по крайней мере о 3 моментах, которые делают создание отчётов вручную ужасной рутиной.

Проверка точности

Таблицы Excel не всегда лучшее решение для проверки точности данных, особенно для нескольких команд, работающих над одним проектом. Даже при лучшем раскладе, когда один пользователь заполняет электронную таблицу, довольно сложно актуализировать все связанные файлы. Когда дело доходит до отчётности, зачастую больше всего раздражает сверка всех данных за несколько периодов или для нескольких категорий данных.

Сбор данных из нескольких систем

Как менеджер вы несёте ответственность за данные, представленные в отчётах. Из-за сложного процесса сбора данных, требующего много времени на поиск, проверку, форматирование и введение данных в отчёты, вопросы достоверности данных, к сожалению, становятся второстепенными или даже третьими по важности.

Представление данных

Теперь, когда вы собрали данные, пора строить красивые и наглядные диаграммы и графики. Звучит супер креативно. Но это не так, если до дедлайна остался всего 1 час. Согласно исследованию Hubspot, только 53% финансовых директоров намерены внедрить стратегию визуализации данных в свои компании. Эта статистика свидетельствует о значительных пробелах в подходе к представлению данных среди команд, которые отбрасывают визуальные аспекты и спешат уложиться в сроки.

Теперь давайте представим, что у вас есть инструмент, который помогает команде преодолеть препятствия, связанные с необходимостью тратить ценные часы работы на отчетность. Вы бы использовали его? Ответ однозначно утвердительный.

Хорошая новость в том, что такой инструмент действительно есть. И это RPA.

RPA или роботизированная автоматизация процессов — это технология, которая позволяет внедрять программных роботов, имитирующих действия человека, для выполнения повторяющихся задач. RPA может как использовать API для автоматического извлечения данных из каждой программы и внесения их в нужную систему, так и выполнять эти действия без API, используя только визуальный интерфейс программ.

Автоматизация составления и распространения отчетов позволяет экономить время, благодаря тому что процессы, не требующие непосредственного внимания человека, будут выполнены программными роботами.

Автоматическая и централизованная обработка данных сводит количество случайных ошибок к нулю. Вы можете быть уверены в каждой цифре, которая появляется в отчётах.

Независимо от того, выполняете ли вы импорт данных из электронной таблицы или используете облачные приложения, RPA позволяет сэкономить время вашей команды, ранее потраченное на обработку данных вручную. Вместо этого, сотрудники смогут уделять больше времени аналитическим и креативным задачам.

Автоматизация отчётности гарантирует согласованность данных. Кроме того, отслеживание журналов работы программных роботов позволяет менеджерам видеть каждую активность робота и собирать полную картину того, как выполняются роботизированные задачи.

Участие команды в творческих и аналитических задачах поддерживает более высокий уровень лояльности к компании и повышает продуктивность, в то время как большое число повторяющихся, однообразных задач негативно сказывается на этих показателях.

Кстати, программные роботы могут предоставлять автоматические отчёты в различных форматах, включая диаграммы и графики. После того как отчёт сформирован, он автоматически рассылается заинтересованным сторонам по электронной почте.

Практические примеры могут помочь лучше понять, что можно сделать с помощью RPA в отчётности. Ниже вы можете увидеть реальные варианты использования автоматизации в HR, маркетинге и финансах.

Задача

Обычно руководитель команды маркетинга в розничной компании среднего размера тратит 3 часа в месяц на сбор данных о клиентах в офлайн и онлайн-источниках. Затем он сравнивает текущий и предыдущий периоды и составляет отчёт с диаграммами и графиками для руководства.

Решение

Программный робот автоматизирует сбор данных из нескольких источников: CRM компании, электронных таблиц Excel и отсканированных опросов. Затем он готовит отчёт, в котором данные представлены в виде диаграмм и сравнительных графиков. Как только отчёт готов, он незамедлительно отправляется заинтересованным сторонам.

Результаты:

Задача

Менеджер по продажам телекоммуникационной компании собирает данные об эффективности 15 сотрудников в рамках цикла продаж. Информация собирается из нескольких CRM, а затем передаётся менеджеру по продажам, который впоследствии распределяет ежемесячные и квартальные бонусы. Процесс занимает 1 рабочий день.

Решение

Программные роботы автоматически собирают данные об эффективности команды и готовят отчёт об их ежемесячной и квартальной производительности. Затем роботы формируют документ, в котором автоматически рассчитываются все бонусы, и передают его менеджеру.

Результаты:

Задача

Специалист по бухгалтерскому учёту в финансовой компании среднего размера тратит от 1 до 2 часов на сбор необохимыхданных о клиентах из различных систем и подготовку отчётов о прибылях и убытках для утверждения менеджером.

Решение

Программный робот автоматизирует подготовку отчётов о прибылях и убытках. По завершении автоматически отправляется уведомление менеджеру для дальнейшей работы с клиентом.

Результаты:

Мы обсудили критические проблемы, связанные с процессами отчётности, и показали вам решения RPA, которые могут стать помощником в обеспечении стабильности внутренних процессов в вашей компании.

Автоматизация отчётности может быть движущей силой в повышении эффективности работы предприятия, поскольку отчётность имеет решающее значение для принятия стратегических, сбалансированных решений и создания здоровой рабочей среды.

#автоматизация #RPA