Как «ЭКО-ДОК» автоматизирует документооборот: классификация и сегментация
Автоматизация документооборота — это ключ к повышению эффективности в современном бизнесе. Корректное определение типа документа позволяет значительно сократить время на его обработку и снизить вероятность ошибок. «ЭКО-ДОК» — комплексное решение, которое наводит порядок в документообороте благодаря продвинутым методам классификации и сегментации.
Суть работы «ЭКО-ДОК» — автоматическая обработка документов с использованием OCR (оптического распознавания символов) и визуального анализа. Система выделяет важные элементы: заголовки, печати, подписи, таблицы. Это помогает связать текст и подготовить его для учета, исключая рутинные операции и повышая эффективность работы.
Основу системы составляют два метода классификации документов, обеспечивающие гибкость и надежность при работе с разнообразными данными. Первый метод — классификация по заголовкам. Он базируется на анализе текста, находящегося в заголовках документа. Например, в таких документах, как "Договор," "Акт," или "Доп. соглашение," заголовки содержат ключевую информацию. Система удаляет возможные ошибки OCR, например, случайные замены кириллических букв на латинские, и очищает текст от лишних символов. Далее идет стандартизация — даты и номера заменяются на обобщенные обозначения ("№ номер," "Дата"), чтобы не повлиять на процесс классификации. Благодаря этому система с высокой точностью определяет вид документа. Если заголовок не четко указывает тип, предусмотрена категория "Другое," что сохраняет надежность классификации.
Когда явный заголовок отсутствует, например, в документах типа "Счет-фактура" или "УПД," система использует метод классификации по текстовым признакам. Она анализирует содержимое текста, выявляя характерные слова или фразы, такие как "управляющий передаточный" или "счет-фактура." Система обучена различать контексты, чтобы определить тип документа. Например, термин "приложение" может встречаться в разных контекстах — как в договоре, так и отдельно. «ЭКО-ДОК» обучена понимать разницу и делать точный выбор, даже при отсутствии стандартного заголовка.
После успешной классификации документов важно разделить поток сканов на отдельные документы. Именно эту задачу «ЭКО-ДОК» решает с помощью сегментации. Система анализирует последовательность страниц, автоматически определяя, где заканчивается один документ и начинается другой. Для этого она сканирует поток и ищет характерные признаки завершения документа, такие как наличие подписей, печатей или колонок с данными о "продавце" и "покупателе."
Правильный порядок страниц позволяет системе правильно определить начало и конец каждого документа. При загрузке в систему пакета документов «ЭКО-ДОК» автоматически разделяет их, собирая страницы, относящиеся к одному документу, и классифицирует их. Она также корректно распознает и привязывает приложения к основному документу, сохраняя целостность информации. На рисунке 1 представлена схема конечного автомата для сегментации потока сканов.
Сегментация экономит время и устраняет ошибки, которые могут возникнуть при ручной сортировке. Система самостоятельно сканирует и разделяет каждый документ, обеспечивая достоверность и эффективность, особенно при работе с большими объемами.
Преимущества использования «ЭКО-ДОК»
- Высокая точность: Система обеспечивает более 93% точности в классификации и сегментации документов, что снижает риск ошибок и сокращает время на обработку.
- Автоматизация процессов: Минимизирует ручное вмешательство в обработку документов, ускоряя работу с большими объемами данных.
- Гибкость и адаптивность: Легко интегрируется с существующими системами и настраивается под специфику компании, будь то юридическая фирма, торговое предприятие или производственная компания.
- Оптимизация документооборота: Переход на электронный документооборот оптимизирует внутренние процессы и позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более значимых задачах.
- Простота управления: Упрощает контроль над документооборотом, повышая прозрачность и управляемость информационными потоками.
- Масштабируемость: Эффективно обрабатывает как десятки, так и тысячи документов, поддерживая стабильную производительность при росте бизнеса.
- Улучшение конкурентоспособности: Внедрение «ЭКО-ДОК» повышает эффективность управления документами, что способствует росту и развитию компании.
«ЭКО-ДОК» — это не просто инструмент для классификации и сегментации документов, а полноценное решение, оптимизирующее весь процесс работы с ними. Система автоматизирует рутинные операции, ускоряет обработку данных и делает документооборот более управляемым и эффективным.