Не важно сколько зарабатывает компания – важно, как она их тратит. Автоматизация закупок в организации с помощью Flexbby
В настоящее время информационное пространство переполнено огромным количеством статей, связанных с продажами, CRM системами, оптимизацией продаж, привлечением клиентов и т.п. Но это лишь часть айсберга под названием "Организация и её бизнес процессы". Важным элементом любой бизнес системы являются закупки.
Закупки это не отдел снабжения. Закупки это выстроенный процесс выбора наиболее оптимальных поставщиков для компании, который позволяет максимально быстро, дёшево и прозрачно выбрать поставщика, начиная от поставщиков услуг, связанных с уборкой офисов, до компаний, поставляющих сложные интеграционные и производственные решения.
Другим важным и позитивным моментом наличия прозрачных процессов закупок является хорошая деловая репутация, так как ваши партнеры точно знают:
- На каком этапе находится закупка,
- Когда планируется подписание контракта,
- Какие документы, обоснования и т.п. необходимо предоставить.
Более того, выстроенный процесс закупок позволяет существенно экономить деньги компании, так как, согласно некоторым исследованиям, на закупки приходиться до 70% всех издержек предприятия.
Закупки, в общем-то как и продажи, с точки зрения процессного подхода совершенно по-разному протекают в организациях, и чем успешнее организация, тем более качественно у них выстроен процесс закупок.
Почему это так?
Прозрачные процессы практически исключают злоупотребления полномочиями, а также упрощают внутренний и внешний аудит. В зависимости от суммы закупки можно организовать и автоматизировать различные процессы согласования поставщика, проведения тендерных процедур, заключения рамочных и типовых договоров оказания услуг и поставок.
Выстроенные процессы закупок позволяют привлечь наиболее эффективных и инновационных поставщиков.
Для ИТ-решений это очень важно, так как системы быстро устаревают, и если не смотреть по сторонам, то можно остаться с поставщиком устаревшего решения. Правильно выстроенная процедура закупок всегда подразумевает привлечение в конкурс как минимум 2-х или 3-х альтернативных поставщиков технологий. Конечно, действительность вносит свои коррективы. Как часто бывает во многих ИТ-конкурсах, поставщик технологии уже априори определен. Конкурс (закупка) проводится формально и для того, чтобы определить, кто будет осуществлять финансовые транзакции. Если это происходит, то потому, что процессы закупок выстроены неправильно. В любом случае должно быть техническое обоснование, почему выбирается безальтернативный поставщик технологий, протокол рассмотрения альтернативных технологий, оценки рисков ее использования, стоимости перехода, выгод и т.п. И только после этого комиссия ИТ-закупок должна определить безальтернативность поставщика технологий. На процессы закупок в организации можно смотреть по-разному, и, как и в продажах, бывают как небольшие, редкие закупки на небольшие суммы, так и долгие тендерные процедуры на многомиллионные и/или даже многомиллиардные поставки. Как правило, это зависит от того, какие контракты чаще всего заключает организация:
- Рамочные контракты на поставку сырья;
- Рамочные контракты на поставку компонент;
- Финансовые услуги;
- ИТ услуги, программное обеспечение;
- Расходы на офис;
- Строительство и т.п.
Как и в продажах, придётся выстраивать несколько процессов закупок по направлениям, для которых и необходимо будет выбрать систему автоматизации.
Для выбора поставщиков сырья и компонентов необходимы:
- Автоматизация процессов проведения тендеров;
- Проверки благонадежности поставщиков;
- Анализ их финансовой устойчивости и т.п.
Для небольших, разовых, редких закупок достаточно:
- Проведения процедуры сверки цен;
- Упрощённой процедуры заключения контракта, согласования оплат и актирования;
- Для небольших закупок можно предусмотреть подписание шаблонного договора, заранее согласованного юристами вашей компании, что существенным образом сокращает время заключения контракта и получения услуг и товаров.
Для ИТ-закупок можно также описать и автоматизировать процессы, которые будут выделять основных технологических поставщиков (вендоров), запускать процессы приглашения альтернативных поставщиков в закупки, что позволит анализировать новые технологии на рынке и существенно снижать стоимость у текущего поставщика.
С чего мы начинаем автоматизацию ваших закупок:
- Определяем, какие виды закупочных процедур реализованы в вашей компании;
- Что вы покупаете, когда вы покупаете и кто за это отвечает;
- Каким образом вы сегментируете поставщиков;
- Как происходит проверка и согласование потенциального поставщика;
- Есть ли упрощенные процедуры для небольших закупок;
- Каким образом выстроен процесс заключения договоров по согласованным шаблонам;
- Каким образом выстроен процесс согласования бюджета закупки;
После того как вы опишете эти процессы, можно начинать описывать функциональные требования к системе автоматизации закупок.
Основные модули системы закупок должны включать в себя:
- Единую базу поставщиков;
- Единую базу контактных лиц поставщиков;
- Процесс согласования поставщиков;
- Процессы согласования закупок;
- Процессы планирования и контроля финансов;
- Проведение тендерных процедур;
- Подписание и заключение договоров;
- Электронный и физический архив;
- Учет первичной финансовой документации;
- Подсистему управления процессами.
Решения для автоматизации закупок от Flexbby
В решение Flexbby One входит специальный модуль для управления закупками, который позволяет автоматизировать процедуры закупок, согласования контрагентов, заключения типовых и нетиповых договоров, согласование и контроль оплат, учет и архивное хранение оригиналов договоров, а также первичных финансовых документов.
Единая база поставщиков
Решение Flexbby позволяет:
- Автоматически заполнять карточки контрагента из базы данных ЕГРЮЛ;
- Находить дубли в режиме реального времени;
- Производить объединение карточек юридических лиц в случае появления дублей в системе;
- Вести учёт сотрудников компаний контрагентов и их должностей;
- Хранить всю информацию по поставщику в одном месте (тендеры, в которых он участвовал, заключенные договора, графики платежей, финансовые документы, акты, счета, счет фактуры, товарные накладные и т.п.).
Пример карточки юридического лица.
Единая база контактных лиц.
В решениях Flexbby предусмотрена единая база контактных лиц. Контактные лица (физические лица) связаны с юридическими лицами через должность сотрудника, что позволяет отслеживать перемещение сотрудников между вашим контрагентами, избегать дублей, организовывать более эффективное персональное взаимодействие с людьми.
Пример таблицы физических лиц.
Пример карточки физического лица.
Процесс согласования контрагента
Модуль согласования контрагентов позволяет гибко настраивать:
- Матрицу согласования (кредитные лимиты, отсрочки, способы доставки и т.п.);
- Анкету контрагента;
- Проверку наличия скан-копий документов в зависимости от параметров матрицы согласования.
В результате в системе появляется согласованный контрагент в качестве поставщика или заказчика, в параметрах которого определены типы договоров и закупок в которых может участвовать поставщик, индивидуальные условия и другие параметры.
Процесс согласования контрагента.
Матрица параметров согласования контрагента
Матрица согласования может содержать неограниченное количество параметров различного типа. Эти параметры могут заполняться сотрудниками различных подразделений. В то же время, в системе могут быть настроены интеллектуальные правила, на основе которых будут согласованы индивидуальные условия для каждого контрагента. Такой подход в автоматизации позволяет существенно снизить злоупотребления полномочиями и повысить прозрачность процедур закупок, автоматически определять возможность заключения рамочных и типовых договоров.
Пример настройки параметров для согласования поставщика.
Карточка процесса согласования поставщика.
В результате проведения процедур согласования поставщиков в системе образуется единая база поставщиков, которых можно включать в процессы закупок или заключать с ними рамочные и типовые договора в соответствии с настроенными бизнес правилами. Процесс согласования контрагентов, автоматизируемый с помощью решений Flexbby позволяет:
- снизить риски подписания контракта с неблагонадежным поставщиком,
- увеличить прозрачность закупок,
- обеспечить необходимый контроль и аудит,
- ускорить процессы заключения договоров.
Процессы согласования закупок и проведение тендерных процедур
Решение Flexbby позволяет настроить любые правила проведения закупочных процедур. Пользователю достаточно выбрать только тип закупки, создать спецификацию, и система сама запустит необходимый бизнес-процесс, вовлечёт все необходимые подразделения, подскажет, какие документы необходимо запросить у поставщика, добавит нужных согласователей в процесс и напечатает требуемые протокол, а также листы согласования. Обеспечение таких прозрачных процедур закупок позволяет существенно облегчить внутренний и внешний аудит, обеспечить оптимальные условия закупок у поставщиков.
Карточка закупки.
Настройка процесса закупки.
Процессы планирования и контроля финансов
Важным моментом при автоматизации закупок в компании является согласование с утвержденными бюджетами. Для этого в системе предусмотрены различные инструменты. Процесс сравнения с выделенным бюджетом может происходить как в автоматическом, так и в ручном режиме. В данном случае все зависит от того, каким образом автоматизировано бюджетирование в вашей организации.
Решение Flexbby One позволяет автоматически импортировать и использовать:
- Справочники центров затрат (центров финансовой ответственности) из внушений учетной системы (например, SAP или 1С).
- Справочники статей затрат;
- Справочники владельцев центров затрат;
- Бюджетные периоды;
- Суммы выделенных бюджетов в разрезах статей затрат, центров затрат и периодов планирования.
При создании закупки инициатору останется только заполнить график платежей и выбрать один или несколько центров затрат. Далее система сама проверит наличие необходимого бюджета, добавит владельца бюджета в согласователей на основе бизнес-правил и зарезервирует требуемый бюджет в случае утверждения закупки.
Второй способ интеграции это ручной режим, когда в систему на основе бизнес правил добавляется финансовый контролер, и он уже проводит сверку выделенного бюджета, уже понесенных затрат с планируемыми затратами в рамках закупки. Если бюджета недостаточно, то в системе Flexbby One предусмотрена возможность создания заявки на изменение бюджета. В зависимости от настроенных бизнес правил система самостоятельно добавит необходимых согласователей и, при успешном прохождении процесса согласования, отправит необходимые изменения бюджетов в учетные системы. Перед тем как отправить закупку на согласование, инициатору необходимо ввести график платежей по закупке. Данная информация позволяет контролировать бюджет в рамках центров затрат и обрабатывать события наступления платежа (например, инициировать заключения доп. соглашения или проконтролировать выставление счета, или осуществить контроль получения необходимой первичной финансовой документации).
График платежей в закупках
После согласования и утверждения закупки система самостоятельно может запустить процесс согласования и заключения типового или нетипового договора. Решение Flexbby позволяет автоматизировать сквозной процесс работы с поставщиками от поиска и ведения базы поставщиков, проведения закупочных и тендерных процедур до заключения договора и контроля исполнения контрактных обязательств.
Выгоды и преимущества от автоматизации сквозного процесса закупок очевидны
- Эффективное управление трудовыми ресурсами. Зачем тратить много времени и сил на процессы закупок, которые несут в себе минимальные риски, когда их можно полностью автоматизировать?
- Настройка неограниченного количества процессов закупок для различных случаев и возможность модифицировать их в процессе эксплуатации системы.
- Проведение прозрачной процедуры сверки цен, запуск тендерных процедур и, при необходимости, контроль бюджета затрат.
- Входящие и исходящие документы по закупкам, автоматически попадающие в систему или формирующиеся в ней и имеющие возможность отправки по требуемому маршруту согласования и подписания.
- Сквозные процессы заключения рамочных и типовых (шаблонных) договоров, существенно ускоряющие бизнес по итогам проведения закупок.
- Уникальность решения Flexbby , которое не является «коробочным», с жестко запрограммированной бизнес логикой и ограниченными возможностями по настроки, а использует новейший подход в автоматизации бизнес процессов, основанный на событиях, тем самым существенно упрощая и ускоряя весь процесс автоматизации.
- Событие, являющееся единицей программы, которое происходит в рамках процесса, взаимодействия пользователя с системой или взаимодействия с другими системами.
- Анализ событий, которые происходят и на основе настроенных бизнес правил формируют действия.
- Использование событийного подхода в архитектуре приложения автоматизация процессов продаж, закупок, документооборота, которое происходит без привлечения дорогостоящих разработчиков силами рядовых бизнес аналитиками и консультантами.
В следующей статье мы рассмотрим более подробно следующие процессы:
- Автоматизации заключения шаблонных и рамочных договоров;
- Процессы архивного хранения;
- Контроль исполнения договорных обязательств;
- Согласование оплат;
- Контроль предоставления первичной финансовой документации.
Подскажите, в решение флексби для работы по 223 ФЗ подходит?
Тема закупок очень зарегуширована для отдельных компаний, и ее почти всегда рассматривают именно под призмой законов о закупках. А в каких отраслях востребована автоматизация закупок (кроме тех кто обязан по 223 или 44)?
Добрый день! Мы предлагаем платформ для автоматизации процессов закупок (от инициации, согласования и проведения тендера, и реализации).
В основном наши решения используют коммерческие компании, которые используют свою внутреннюю "нормативку" для закупок.
Например, я менеджер хочу что-то купить "решение для автоматизации Флексби"?
Как это делается? Кому я должен написать и сформулировать деманд?
Кто его будет рассматривать?
По каким критериям его включат или не включат в план закупок?
Где это все происходит обычно почте? или на сетевом диске?
В нашей системе все прозрачно:
Менеджер создает заявку, выбирает что за закупка.
Она двигается по процессу, ее согласуют определенные менеджеры,
Если необходим бюджет он согласуется и выделяется и т.д.
Потом начинается процесс выбора поставщика сбор предложений предложения и т.п. Все видят процесс только тендера? Но во многих компаниях автоматизируется процесс и до, и не все деманды доходят до тендера.
Зачем это надо, а очень просто, когда кто-то задаст вопрос, зачем это купили, сразу будет понятно, кто инициатор, кто согласовал, кто выбирал, кто покупал. А ФЗ обычно регулирует конечную стадию выбор поставщика.
А для коммерческого сектора важна бизнес целесообразность покупки того или иного решения.