5 признаков, что предпринимателю пора переходить от блокнотов и таблиц к CRM
CRM–системы успешно автоматизируют рутину и облегчают продажи. Однако некоторые предприниматели по-прежнему считают, что малому бизнесу такая система не нужна и достаточно использовать доступные инструменты – электронные таблицы, ежедневники и блокноты. Это кажется удобным и простым решением, когда клиентов и процессов немного.
Но представьте ситуацию: вы записали важный контакт на листке бумаги, а потом не смогли его найти. Или сотрудники забыли внести данные о сделке в Excel-таблицу, и вы перепутали даты поставок. Такие ситуации неизбежны, если процессы в компании не систематизированы. Сегодня поговорим о том, когда пора отказаться от блокнота и таблиц в пользу CRM-системы¹.
Привет! На связи команда SberCRM² – гибкой системы для автоматизации продаж, маркетинга и клиентского сервиса. Мы тесно сотрудничаем с представителями малого бизнеса и хорошо понимаем, как важна простота и доступность инструментов на старте. В статье расскажем, когда пора переходить от блокнотов и Excel к CRM-системе, чтобы избежать потери данных, ошибок и снижения уровня продаж.
Содержание статьи:
Блокноты VS таблицы: удобство или ограничение?
Системы автоматизации бизнес-процессов и управления отношениями с клиентами (CRM) за последние 10 лет совершили существенный скачок в развитии – до 90% зарубежных компаний используют этот инструмент для ведения дел.
Среди российских компаний этот показатель значительно ниже – всего 20‒23%³, а многие предприниматели по-прежнему верны своим ежедневникам. В блокнот можно быстро записать задачи на день, контактные данные клиента или личные заметки. Однако со временем записей становится больше, а находить нужную информацию – сложнее.
Тогда на помощь приходят таблицы Excel. Если в блокноте мы можем только фиксировать информацию, то в Excel с этой информацией можно работать:
– систематизировать информацию в таблицы с четкими колонками и строками, что упрощает поиск и обработку данных. В блокноте среди множества заметок порой трудно найти нужную запись;
– фильтровать и сортировать данные по различным критериям, что облегчает поиск конкретных данных;
– автоматизировать расчеты благодаря большому разнообразию встроенных формул, что особенно полезно при работе с финансами, отчетностью и анализом данных;
– строить графики и диаграммы, чтобы визуализировать динамику продаж, распределение клиентов или эффективность работы. Это помогает лучше понимать тенденции и принимать обоснованные решения;
– совместно работать в таблицах – делиться файлами с командой или работать в одной версии в облаке.
Правда, и электронные таблицы не лишены недостатков:
1. Информация теряется. Стоит забыть что-то записать, и вот важная информация о клиенте или задаче утеряна. А это грозит срывом дедлайнов, потерей клиента, недополучением прибыли.
2. Все также тратится много времени. Ведение базы клиентов хоть в блокноте, хоть в Excel требует регулярной актуализации данных – вводить их вручную трудоёмко. Чем больше данных, тем сложнее их своевременно обновлять.
3. Ошибки в данных. Часто возникают из-за человеческого фактора и ограничений программы. Ручной ввод может привести к опечаткам и неверным значениям, а неправильные формулы и некорректные ссылки на ячейки исказят расчеты. Копирование данных между таблицами может сбить форматирование или привести к дублированию информации, а при объединении листов могут возникнуть проблемы с целостностью данных. Кроме того, в Excel легко внести изменения случайно и даже не заметить этого (если только намеренно не зайти в историю изменений файла и не изучить все последние изменения).
Когда пора переходить на CRM?
Есть несколько явных признаков того, что ваш бизнес перерос ручные инструменты управления и пора подумать о чем-то более серьезном:
Признак 1: накопился большой объем данных.
Информация о клиентах перестает помещаться в блокнот, или вы тратите время на поиск нужной информации в бесконечных таблицах.
Признак 2: стало сложно управлять продажами
Вы заметили, что стало сложно отслеживать статусы сделок, понимать, на каком этапе находится каждый клиент и какова вероятность закрытия сделки, не видя всей ситуации. Непонятно, что нужно улучшить, чтобы продавать эффективнее.
Признак 3: увеличилась команда
А как мы знаем, чем больше людей, тем «сломаннее телефон» – информация по задачам/сделкам/срокам может до одного дойти, до другого – дойти некорректно, а третий вообще будет в неведении. Для слаженной работы команды необходим централизованный доступ к информации, синхронизация задач и процессов.
Признак 4: бизнес нужно масштабировать
Пришло время расширять базу клиентов, запускать новые продукты, покорять новые рынки. А для этого нужна система управления не только базой клиентов и продаж, но и всеми бизнес-процессами – от ведения документооборота до запуска рекламных кампаний.
Признак 5: вы погрязли в рутинных процессах, которым нужна автоматизация
Например, вы тратите много времени на обновление информации о клиентах и сделках, подготовку договоров и счетов, отправку напоминаний клиентам – это легко автоматизировать с помощью SberCRM.
Какие еще процессы может автоматизировать CRM-система?
CRM-системы – многофункциональный инструмент. С помощью такой платформы можно автоматизировать не только те процессы, которые ранее умещались в вашей таблице или блокноте.
Добавление новых клиентов в базу данных.
Данные из заявок на сайте, в мессенджере или с электронной почты автоматически попадают в систему, что экономит время и снижает риск ошибок.
Автоматическое создание и распределение задач между сотрудниками.
Например, система распределит между сотрудниками новых клиентов в зависимости от их загруженности или специализации.
Запись и анализ звонков и сообщений.
CRM автоматически фиксирует все звонки, уведомления и сообщения с клиентами, интегрируясь с телефонными системами и мессенджерами, что помогает хранить всю историю взаимодействий, оперативно реагировать на негатив и разрабатывать специальные предложения.
Преимущества CRM
Ранее мы писали подробнее о том, как CRM может помочь малому бизнесу расти, в нашей одноименной статье⁴, но сейчас среди ключевых функций, которые значительно упрощают управление клиентами и продажами, а также повышают эффективность работы команды, стоит выделить:
- Ведение клиентской базы: больше не нужно искать данные о клиенте в десятках файлов или листков. Вся информация — от истории заказов до личных предпочтений (например, предпочитает сообщения в мессенджерах вместо звонков) — хранится в CRM и доступна мгновенно.
- Управление продажами: в CRM можно видеть воронку продаж и отслеживать каждый этап сделки, назначать ответственных за сделку менеджеров, понимать загруженность сотрудников.
- Аналитика и прогнозирование: CRM-системы позволяют легко видеть, сколько клиентов находится на каждом этапе сделки, кто из менеджеров работает наиболее эффективно и какие задачи требуют внимания. Это помогает планировать работу команды и улучшать результаты.
- Централизация данных: вся я информация находится в одном месте: база клиентов, сделки, проекты, обсуждения задач, дедлайны, ответственные сотрудники. Это упрощает обмен данными между сотрудниками и облегчает доступ к нужной информации, что ускоряет принятие решений и снижает риск что-то упустить или забыть.
«Многие думают, что CRM – это сложно и дорого, но на самом деле, это не так. Современные системы, такие как SberCRM, – просты в использовании и доступны даже для микро и малого бизнеса. Они автоматизируют ключевые процессы и помогают в ежедневной бизнес-рутине, что быстро приносит результат. Например, у нас есть бесплатный базовый тариф (на 5 пользователей), позволяющий начать без затрат и сразу увидеть пользу для вашего бизнеса».
А какое у вас отношение к CRM? Используете или пока присматриваетесь? Или отдаете предпочтение табличкам и блокнотам? А может сочетаете все эти инструменты? Поделитесь в комментариях.
Больше о том, как использовать современные технологии автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности вашего бизнеса – в Telegram-канале «Наш Бизнес Софт»
¹ CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами
² Сервис предоставляется ООО «Сбер Бизнес Софт»
Реклама. ООО «Сбер Бизнес Софт». ИНН 7730269550. Erid 2RanykwEX12