Как заплатить за сервис и не воспользоваться им: анти-инструкции от клиентов EnDocs
Обычно перейти на электронный документооборот не сложно: вендоры программ сопровождают клиента от момента продажи до запуска системы в работу. Но бывают и неудачные примеры. Например, сотрудникам стало не до того, у руководителя нет времени, либо непонятно, что вообще оцифровывать. В статье рассказал четыре истории о клиентах, которые не сумели внедрить ЭДО — на их опыте разбираю частые ошибки.
Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это сервис, который помогает компаниям организовать электронный документооборот и навести порядок в рабочих задачах, бизнес-процессах, согласовании счетов, договоров и внутренних документов. Так бизнес экономит на времени, которое тратят сотрудники на выполнении рутинных задач.
Иногда мы сталкиваемся с ситуациями, когда клиенты отказываются от внедрения ЭДО в самом разгаре работы. Такие случаи возникают нечасто, но у них всегда схожая природа — не хватило организации. В статье делюсь четырьмя неудачными историями и рассказываю, как избежать схожих проблем при переходе на электронный документооборот.
Стартап не смог организоваться
Два года назад к нам обратилась команда, которая разрабатывала сервис аренды самокатов. Стартап уже вышел на внушительный оборот и стало понятно, что назрели организационные изменения. Чтобы расти дальше, нужно автоматизировать рутину и разгружаться от операционки. Менеджеры компании решили начать с ЭДО и перевести туда работу с договорами.
Команда подключила EnDocs в облачной версии — на все работы ушло около недели. Взялись за настройку, и вскрылось:
- У сотрудников нет чёткого разграничения обязанностей. Чаще всего задачи просто распределяют в чате. Такой рабочий хаос подходит, чтобы распределять срочные поручения, которые часто возникают в стартапах. Но совершенно не подходит для ЭДО — технологии ещё не настолько продвинулись, чтобы выбирать, кому поручить задачу :)
- Каждый сотрудник выполняет десятки непрофильных задач. Поскольку стартап живёт в бесконечном аврале, коллеги помогают друг другу со срочными задачами. Юрист может быстро набросать смету, бухгалтер — сам вычитать и утвердить договор, а менеджер вообще умеет всё. При отсутствии структуры цепочку взаимодействий построить невозможно — непонятно, кому и что делегировать;
- Ключевые менеджеры не вовлечены в регулярную работу. Руководители компании занимаются ростом сервиса, а не организацией операционки. Поэтому часто возникают ситуации, когда работу с документами целиком спихивают на юриста. Он и сам-себе составитель, и согласователь, и подписант.
Во время внедрения всплыла уйма менеджерских проблем — работа шла настолько хаотично, что она не подчинялась ни одному алгоритму. А навести порядок и заставить всех его соблюдать было некому. В итоге компания платила за подписку несколько месяцев, но перенесла в сервис лишь парочку отлаженных процессов.
Руководство зарубило инициативу
Однажды к нам обратился бухгалтер из парфюмерной компании — нужно было перевести платежи на ЭДО, потому что они отнимали слишком много времени. Бухгалтер Ольга заручилась поддержкой старшего коллеги, подключила EnDocs и начала оцифровывать процессы.
Ольга за пару недель перенесла в облако все процессы по оплатам и подключила к сервису 15 коллег, установила и настроила интеграцию с 1С. Согласование платежей действительно ускорилось: бухгалтерия стала тратить почти втрое меньше времени, чтобы провести оплату.
А потом наступила планёрка. Ольга похвасталась достижениями своей работы и показала, как теперь устроены платежи в компании. Чтобы автоматизировать всю бухгалтерию, нужно расширить подписку и добавить новых пользователей. Гендиректор посмотрел на результаты, а затем воодушевлённо и доброжелательно срезал бюджет со словами: «А вам я тогда за что буду зарплату платить?». Вся работа пошла на смарку.
Обычно подключение системы электронного документооборота согласует генеральный, финансовый или технический директор, либо главбух. Когда инициатива возникает не со стороны руководства, лучше заранее найти поддержку у начальства, чем потратить время на настройку впустую.
У менеджмента не хватило рук
Полтора года назад с нами связывались руководители банка. По закону такие организации обязаны держать данные клиентов исключительно на собственных серверах, поэтому они купили автономную версию EnDocs.
Специалисты банка отказались от консультирования по внедрению — это обычная практика, если в компании есть ресурсы для самостоятельного подключения ЭДО и сама система позволяет производить настройки без программирования. Что именно требуется:
- Знание процессов компании. Настройщик системы должен чётко понимать, что происходит с документами после того, как они поступают в систему. Он должен воссоздать в СЭД цепочку, которую обычно проходят документы на бумаге;
- Менеджерские вес и воля. Для внедрения системы потребуется много совещаний, планёрок, обучающих презентаций. Важно, чтобы настройщик СЭД мог их инициировать, а не упрашивать коллег неделями, чтобы они познакомились с программой;
- Свободное время. Притом чем больше процессов вы собираетесь оцифровать, тем больше его понадобится. На время внедрения лучше разгрузить ответственного специалиста от других задач.
В руководстве банка внедрение ЭДО поручили менеджеру, у которого и без того было задач под завязку. У него не хватало времени, чтобы разобраться с программой, поэтому через три месяца заказчики снова обратились к нам. За доработками функциональности, которая уже была в программе ¯\_(ツ)_/¯. Закончилась история плохо, поскольку данного менеджера сделали крайним и обвинили в срыве сроков по проекту :(
Перед внедрением ЭДО следует заранее выделить ответственного сотрудника, запланировать время на ознакомление и настройку программы. Либо взять консультации у вендоров программы — они пошагово расскажут, как оцифровать документооборот.
Команда не подхватила идею и чуть не сорвала внедрение
В этом году мы поработали с поставщиком питания. Специалисты компании устали работать напрямую через Диадок: таким способом получилось оцифровать лишь часть документооборота, не было гибких интеграций с 1С и маршрутов согласования. Чтобы сделать документооборот проще и удобнее, менеджеры решили перейти на EnDocs.
Подключение СЭД инициировал IT-директор компании. Он посмотрел, какие варианты существуют на рынке, присмотрелся к EnDocs и показал сервис коллегам — им тоже понравилось. Мы подключили компанию к сервису, и процесс замер — коллеги отстранились от внедрения. Несколько месяцев СЭД простаивала, а плата за подписку при этом снималась — руководители уже начали сомневаться в инициативе.
Каждый раз, когда я подходил к ключевым менеджерам, бухгалтерам и юристам с напоминаниями об ЭДО, находились дела поважнее. «У нас тут и без того завал, какие сервисы?» — собрания столько раз отменялись, что я уже не надеялся внедрить СЭД.
Несмотря на все трудности в процессе, СЭД всё же внедрили. Для этого IT-директору пришлось задействовать генерального директора. Как только встречалось сопротивление, он обращался к начальству, и сотрудников организовывали на совместную работу. В таком формате бесконечно переносить совещания уже не получалось — поэтому EnDocs полностью внедрили за несколько недель.
В чём секрет успешного внедрения
Чтобы перейти на электронный документооборот, недостаточно просто оплатить подписку или лицензию. Нужно проявить немного терпения и ответственности для оцифровки бизнес-процессов компании. Если регулярно уделять время настройке, полный переход на ЭДО займёт не больше месяца (ну или двух если пользователей много). Вот что для этого потребуется:
- Проработанные базовые бизнес-процессы. В компании не должно быть неразберихи с процессами. У каждого сотрудника должна быть своя роль, а документы нужно согласовывать по конкретным отлаженным сценариям;
- Поддержка внутри компании. Перед внедрением ЭДО стоит согласовать систему с руководством, а также “продать” ее коллегам. В этом случае не придётся упрашивать работников поучаствовать во внедрении программы;
- Ресурсы под внедрение. Следует убедиться, что в компании есть сотрудники, которые глубоко разбираются в бизнес-процессах, чтобы их оцифровать. Затем нужно удостовериться, что у них есть время на настройку программы. Перед внедрением также стоит запросить расчёт системы и заложить бюджет.
Если тоже планируете переходить на ЭДО — напишите нам. Мы проконсультируем вас, подскажем оптимальный вариант внедрения и предоставим доступ к демоверсии, где вы сможете самостоятельно опробовать сервис.
А проработка бизнес-процессов какая-то особенная перед внедрением ЭДО должна быть? Или достаточно расписать, кто и что делает?
Обычно достаточно простой блок-схемы или таблички с описанием последовательности цепочек согласования/исполнения
А кто были этими клиентами, не расскажете?) от греха подальше)))
нет, NDA и все такое...
Андрюху жалко. Надеюсь, ему хоть зарплату повысят
Ну имя вымышленное, но в целом да, он молодец)
Вашу статью можно масштабировать про любые новые процессы в компаниях. Бывает придумают хорошую идею, а потом не идёт, потому что все срочные задачи решают