Как перестать мучить сотрудников и начать нормально ставить задачи, если работаешь во «ВКонтакте»

Рассказываю, как на основе собственной боли и обратной связи от клиентов мы сделали бота «Нотификейк», который бесплатно превращает сообщения в соцсетях в задачи.

Я сооснователь сервиса рассылок ВКонтакте Gandy Mail, бота «Нотификейк», который превращает сообщения в соцсетях в задачи, и «Акселератора Жохова», в котором молодые предприниматели запускают стартапы без программиста.

В перерывах между стартапами я помогаю традиционным бизнесам увеличивать прибыль с помощью гипотез в продажах и маркетинге.

Времени не хватает, поэтому год назад я нанял помощника. Каждый день Марина выполняет такие задачи:

• пишет посты
• вычитывает тексты на сайте
• рассылает письма
• находит респондентов для интервью
• расшифровывает

К началу сотрудничества я уже пять лет работал с «Битриксом», поэтому для Марины завел отдельную группу, куда ставил задачи.

Но она не сидела на портале 24/7, поэтому все равно приходилось писать ВКонтакте, что в CRM появилась новая задача:

Это работало и в обратную сторону: я не сидел на портале 24/7, поэтому Марина тегала меня ВКонтакте для обновления статуса задачи:

Через полгода я переносил задачи в «Битрикс» с выражением страдания на лице. Чтобы облегчить свою участь, я писал Марине: «Сама поставь себе в «Битриксе» вот такую задачу...»

Времени уходило меньше, но у меня в руках не было контроля — приходилось все равно лезть в CRM. Задачник из инструмента повышения эффективности превращается обязанность, которую лень выполнять, если неудобно работать с задачами:

Я фанат «Битрикса», когда требуется съесть слона по частям, и нужна куча ответственных и соисполнителей спутанных диаграммой Ганта. Но когда задачи возникают мгновенно, и решить их надо быстро, нет времени переносить из соцсети в CRM, тегать исполнителя ВК и по ответному тегу проверять статус задачи…

Итого:

• мы не сидели на портале 24/7
• мы ставили задачи на портале, но приходилось пинать друг друга ВК, чтобы изменить статус
  
• работать с мобильного было неудобно
  
• если мы ставили задачи просто в диалоге ВК, они терялись
  

Я вздыхал: «Было бы здорово ставить и контролировать задачи, не покидая ВКонтакте».

Как я уже говорил, я занимаюсь стартапами. Иронично, что в это время мы уже работали над нашим вторым стартапом — сервисом «Нотификейк», который выполнял роль мини-CRM для сообщений ВКонтакте с помощью бота.

Сервис контролировал каждый диалог, происходящий в сообщениях группы ВК, и присылал администратору уведомления, что с клиентом пора продолжить общение.

Я висел на трубке уже 10 минут и пытался убедить девушку отказаться от сервиса конкурентов в нашу пользу. Она была готова попробовать, но:

— У меня 80% лидов приходят в личные сообщения, а не в сообщения группы. Я хочу контролировать и их тоже.

— Понимаю, и мы бы рады предоставить такой функционал, — отвечал я. — Но мы не можем залезть в вашу личку, читая деловую переписку и не читая личную, поэтому вход через логин-пароль невозможен. А API для работы с личными сообщениями не существует, и не появится — такова политика ВКонтакте.

— Тогда сделайте расширение для браузера, как у... — она назвала конкурентов, которыми пользовалась до нас.

— Мы думали об этом, но осознанно отказались — расширение работает только с компьютера, а мы делаем решение в первую очередь для смартфона.

Беседа звучала странно: выглядело так, будто клиент убеждает сделать удобный продукт, а я отказываюсь. Но подобный диалог происходил десяток раз до этого, и с партнером мы это обсуждали, поэтому я свято верил, что решения проблемы нет.

— Почему не реализовать это с помощью бота?

— Что вы имеете в виду?

— Не надо получать доступ к личным сообщениям. Если мне нужно поставить на контроль диалог из лички, я пересылаю сообщение вашему боту, и он автоматически ставит напоминание.

Повисла пауза.

Я подбирал контраргументы, потому что не мог поверить, что мы с Виктором — техническим директором — не придумали такой способ включить в работу личные сообщения. Нас об этом просили десятки раз, это решение мгновенно расширяло объем рынка, я сам страдал от этого в работе с помощницей, но мы до него не додумались. В отличие от нашей клиентки.

— Егор?

— Да, Виктория. Не знаю, почему мы не сделали этого раньше — звучит интересно. Мне нужно обсудить это с техническим директором. Я сегодня же напишу вам, сможем ли мы это сделать, и когда будет готово решение.

Спустя какое-то время в наших отзывах появилось это:

«Очень полезный сервис! Очень хорошо работает техническая поддержка — по моей просьбе внедрили достаточно быстро в сервис то, чего мне очень не хватало, и продолжают внедрять до сих пор другие функции по моей просьбе».

А мы совершили разворот стартапа, превратив его из сервиса, выполняющего роль CRM для группы ВКонтакте, в сервис, бесплатно превращающий сообщения ВКонтакте в задачи.

Я пишу ей в личку задачу и дедлайн, например:

Она переотправляет сообщение боту «Нотификейк», добавляет комментарий и дату напоминания.

На следующий день бот пришлет ей список дел, и среди прочих будет эта задача. Я же ставлю себе задачу по контролю, которая попадет в мой туду-лист на завтра. Таким образом:

• задачи ставятся в привычной для нас среде
• не нужно копировать содержание задачи и переносить его в задачник
  
• напоминания о задаче приходят прямо в личку
  

Когда приходит уведомление, я проверяю выполнение задачи и закрываю ее, если все в порядке:

Этот бот бесплатен для личного использования. Скоро пользователи смогут добавлять бота в беседу и ставить задачи сразу сотруднику, не дублируя задачу по контролю. Она сразу будет отображаться и у постановщика, и у исполнителя.

Благодаря этому подходу мы сильно сократили время на постановку задач и подняли исполняемость, потому что больше не возникает ситуаций «Ой, я не увидела задачу».

Мы каждый день сталкиваемся с неудобствами, но иногда не хватает импульса для того, чтобы сделать жизнь удобнее, комфортнее и безопаснее.

И этот импульс — обратная связь: от клиентов, сотрудников, партнеров и наших близких. Если внимательно слушать, окажется, что решение проблемы лежит на поверхности, и главное теперь — поставить задачу.