Тендерный отдел в CRM Битрикс24.Как добиться высокой конверсии при участии в тендерах на ЭТП?

Тендерные отделы сегодня сталкиваются с множеством сложностей, включая поиск выгодных предложений и внутренние задачи, которые могут замедлить работу отдела и снизить рентабельность бизнеса. Основной проблемой является отсутствие автоматизации и систематизации, что мешает эффективно управлять всеми этапами работы.

1. Отсутствие регулярного участия в тендерах

Зачастую, компании не участвуют ежемесячно в тендерах и это приводит к низкой конверсии победы.

Чтобы бизнес все больше и больше захватывал доли рынка и обгонял конкурентов, необходимо регулярно и системно участвовать в тендерах. Тогда компания будет получать каждый год все больше и больше новых заказчиков на электронной торговой площадке. Часто компании теряют миллионы, не осознавая, что регулярное участие в тендерах может значительно увеличить их клиентскую базу. Просто участвуя в тендерах, можно существенно расширить бизнес и повысить его доходность.

2. Сложность поиска целевого тендера

Чтобы найти подходящие тендеры, необходимо использовать агрегаторы, которые помогают консолидировать торги с разных площадок. Такими агрегаторами являются: Seldon, Сбис Тендер, Контур. Закупки и другие. Поэтому внутри компании должна существовать некая система, позволяющая отбирать только те тендеры, которые Вам интересны.

3. Первоначальные переговоры

Чтобы минимизировать риски при участии в тендере, должна быть CRM-система, которая обеспечит предварительную работу менеджеров на регулярной основе.

Важно заранее провести переговоры с целевыми клиентами, которые в прошлом году уже закупали нужные товары или услуги, или с теми, кто, скорее всего, станет потенциальным клиентом. Это поможет снизить опасения заказчиков о том, что контракт не будет выполнен в соответствии с их требованиями, а поставщик снизит риски при взаимодействии с заказчиком и приемки товаров или услуг в случае победы в тендере.

4. Прозрачность работы с субподрядчиками в тендерах

Зачастую, для тендеров приходится привлекать субподрядчиков. Однако, многие менеджеры по закупкам определенного тендера, не всегда прозрачно ведут свою работу. Поэтому внутри компании должен существовать некий внутренний тендер по подрядчикам – это делается для того, чтобы исключить риски завышенных закупок и нерыночной цены.

Важно!

Выстроить прозрачное взаимодействие с подрядчиками и поставщиками внутри компаний.

5. Сложности при расчете рентабельности

Предварительная оценка рентабельности помогает понять, стоит ли компании участвовать в тендере. Для расчета рентабельности как правило участвуют несколько подразделений в компании: одни специалисты рассчитывают стоимость оборудования, а другие — стоимость производства и время работы, необходимое для выполнения проекта. Обычно на этот процесс уходит от одного до пяти технических специалистов или закупщиков, чтобы определить общую себестоимость тендера и показатели рентабельности. Если рентабельность ниже определенного уровня, такие тендеры можно исключить, чтобы не тратить время на участие в них.

Например, некоторые компании при рентабельности меньше 10% вообще не подаются на участия в тендеры.

6. Несоблюдение сроков

Часто конверсия снижается, потому что компания не успевает подготовить необходимый пакет документов для участия в закупках в сжатые сроки. Это происходит, потому что внутренние процессы участия в тендере компании не налажены.

7. Не выстроены бизнес-процессы

При участии в тендерах часто возникают следующие риски: необходимо пройти аккредитацию на площадках и убедиться, что на счету достаточно денег для подачи заявок. Также важно заранее получить банковскую гарантию, чтобы не упустить возможность участия. Иногда аукцион начинается в нерабочее время, а каждая минута может решить, выиграет ли компания тендер.

Решение:

Проблема: Сложность поиска целевого тендера✅

Для решения данной проблемы, необходим агрегатор тендерных площадок, который собирает информацию о тендерах с более чем 7500 ЭТП. Такой агрегатор должен быть интегрирован со специализированной CRM-системой для тендерного отдела, например, Битрикс24. Это позволяет целевым тендерам автоматически попадать в систему и проходить согласование с внутренними подразделениями компании.

Это поможет вам легко выбрать, в каких тендерах стоит участвовать, а в каких — нет.

Проблема: Прозрачность работы с субподрядчиками в тендерах✅

Работа с поставщиками и подрядчиками также влияет на конверсию. Чтобы предложить самую низкую цену на товары или услуги, иногда нужны субподрядчики. Компания, которая выбирает оптимальных и надежных подрядчиков с не завышенными ценами, может предложить более низкие ставки на тендерах.

Для этого, в системе должна быть функция, с помощью которой к каждому тендеру копится база компетентных подрядчиков, с которых, в рамках тендера, собирается коммерческое предложение конкретно на эту закупку. Это, в свою очередь, тоже помогает снизить стоимость на тендерах.

Иногда закупщики могут покупать товары у подрядчиков по завышенным ценам. Чтобы этого избежать, в CRM-системе должна быть возможность фиксировать переписку и звонки с поставщиками и подрядчиками. Это помогает контролировать все коммуникации и исключает риски покупки товаров по завышенным ценам.

Участие в тендерах открывает дополнительные возможности для компании, расширяя ассортимент предлагаемых товаров и услуг, связанных с вашей основной деятельностью.

Дополнительно:

Если у вас уже есть определенная база подрядчиков и поставщиков, то сбор коммерческих предложений и подготовка оценки тендера значительно ускоряются. При повторном тендере сбор коммерческих предложений от поставщиков может занять всего несколько минут.

Проблема: Сложности при расчете рентабельности✅

В Битрикс24 этот процесс автоматизирован. Когда поступает интересный тендер, автоматически создается задача для ответственных сотрудников, которые занимаются изучением технического задания и расчетом себестоимости. Затем в Битрикс24 устанавливается дедлайн для сотрудников, в течение которого они должны дать свою обратную связь. После этого тендер передается руководителю для решения о его участии.

В CRM-системе иногда встречаются недобросовестные заказчики на тендерах. Чтобы избежать этих рисков, в систему встроена функция для оценки надежности покупателя. Это помогает компании снизить возможные проблемы, так как регулярная оценка финансовых рисков и деловой репутации заказчиков позволяет избежать ошибок. Таким образом, компания может предотвратить судебные разбирательства и не получить оплату за выполненные работы или поставленные товары.

Проблема: Несоблюдение сроков✅

Чтобы подать полный пакет документов на тендер вовремя и снизить риск проигрыша из-за несоблюдения сроков, необходимо, чтобы все внутренние процессы были четко регламентированы и встроены в систему с установленными дедлайнами и ответственными исполнителями. Это позволит минимизировать риски и повысить шансы на успех.

CRM-система позволяет минимизировать риски несоблюдения сроков, когда все внутренние процессы подготовки документации и расчета рентабельности по тендерам четко регламентированы.

Проблема: Не выстроены бизнес-процессы✅

Все эти процессы, уже встроены в специализированную отраслевую CRM-систему. Это значительно снижает влияние человеческого фактора, который может привести к упущению ценных тендеров. Система может автоматизировать и упростить выполнение всех задач, обеспечивая компании больше возможностей для победы в тендерах и минимизируя риски.

После выигрыша тендера возникают обязательства, которые необходимо выполнить. И в Битрикс24 можно систематизировать этот процесс. Вы можете установить дедлайны и сроки исполнения проекта или контракта, а система заранее напомнит о необходимости выставить акт, закрыть работы с заказчиком и вовремя выставить счет. Это помогает избежать рисков срывов контрактов и обеспечивает своевременное выполнение обязательств.

Чтобы влиять на конверсию – ее надо замерять. При внедрении CRM-системы для тендерного отдела нужно начинать с анализа текущей конверсии, которая показывает, как много заявок на участие в тендерах превращается в победы, и какие причины приводят к отказам. Вся эта аналитика будет накапливаться, и чем больше данных вы соберете, тем легче будет выигрывать в тендерах в следующем году, особенно по контрактам, которые были проиграны или по повторным заказам, когда уже есть налаженные отношения с клиентами. Все это будет прозрачно, и в любой момент вы сможете увидеть, с какой конверсией работают ваши тендерные специалисты из месяца в месяц.

С помощью внедрения CRM-системы для тендерного отдела вы сможете избежать всех перечисленных выше проблем и эффективно участвовать в тендерах повышая свою конверсию победы.

Средняя стоимость тендера в России составляет около 6 миллионов рублей, и одна дополнительная победа может полностью компенсировать затраты на систематизацию тендерного отдела. Грамотно выстроенная система значительно увеличит вероятность этой победы и принесет многократную отдачу от вложений.

1 дополнительный тендер окупит в 10 кратном размере все вложения на Аудит и CRM-систему!!!

Компания BazhaL Group уже успешно реализовала подобный проект и имеет готовые решения для таких задач, что позволяет быстро и качественно настроить бизнес-процессы, автоматизировать рутинные операции и повысить эффективность вашего бизнеса.

Ознакомьтесь с кейсом по внедрению CRM-системы Битрикс24 в тендерный отдел от компании BazhaL Group по ссылке ниже.

Чтобы не пропустить выход новой статьи, подписывайтесь на наш блог на VC, телеграм-канал и на платформу Дзен. Регулярно публикуем полезный контент и поднимаем актуальные вопросы.