СЭД и ECM-системы, на первый взгляд, очень похожи. Если вы только начинаете изучать рынок подобных решений, вам может быть сложно понять разницу между ними, как это тяжело было сделать и мне без какого-либо опыта в сфере электронного документооборота.
Прошерстив десятки статей про разницу СЭД и ECM, я поняла, что нет ни одного понятного легкоусвояемого материала, поэтому попробовала составить его сама.
1. С какими типами данных работают
СЭД заточены на работу с ограниченным количеством типов документов, которые имеют четкую структуру. Подобные документы есть в любой организации: договоры с подрядчиками, счета, акты выполненных работы, табели рабочего времени и прочие.
ECM, как и СЭД, автоматизируют работу с типовой документацией. Однако помимо этого ECM умеют работать с любыми другими форматами данных: фотографиями. видеороликами, электронными сообщениями, исходниками графических редакторов и другими.
2. Какие процессы автоматизируют
СЭД решает базовые потребности организации в учете договоров, служебных записок и прочих документов, сокращает расходы на бумагу и обслуживание оргтехники. Документы больше не потеряются, с ними полный порядок.
ECM делает больше, чем учет: позволяет наладить бизнес-процессы в разных отделах, завязанные на одном документе. Например, когда договор проходит все этапы согласования, все заинтересованные отделы получают уведомления и стартуют дальнейшие задачи: бухгалтерия выставляет счет, отдел снабжения откладывает запас продукции, служба доставки планирует график движения транспорта.
3. Как организовано хранение данных
СЭД хранит только важные данные: договоры, счета, акты, доверенности и подобные. Срок хранения, как правило, ограничивается лишь несколькими годами. Это удобно, поскольку не занимает много места на сервере или в облаке.
ECM может сохранять любые типы документов: договоры, видеоконтент, аудиофайлы, исходники дизайн-макетов и прочие. Срок хранения более длительный, чем в СЭД, и это позволяет соблюдать требования законодательства организациям, которые обязаны иметь архив в течение десятков лет.
4. Формирование стоимости системы
Цена на СЭД может зависеть как от количества исходящих документов, что удобно для организаций с небольшим потоком корреспонденции, так и от числа подключенных к системе пользователей.
Стоимость ECM, как правило, зависит от числа пользователей и может варьироваться в зависимости от подключенных дополнительных модулей системы.
Будет здорово, если в комментариях вы дополните или покритикуете описанные тут различия двух типов систем.