Работаем на бегу: как фрилансеру автоматизировать свою работу?
«Добрый день, мне вас порекомендовали как хорошего специалиста. Когда сможете приступить к работе?». Разве не об этом мечтает каждый фрилансер? Постоянный поток клиентов, интересные задачи, стабильный и растущий доход... Вот только в какой-то момент можно найти себя в два часа ночи за ноутбуком — в поисках той самой ссылки на папку проекта, в которую нужно сохранить табличку, которая потерялась где-то среди беспорядочных файлов.
Фрилансеры нередко попадают в ловушку собственной свободы, когда границы рабочего времени размываются и удерживать все задачи в голове становится невозможно. Выйти из замкнутого круга поможет автоматизация рабочих процессов.
Преимущества автоматизации
Делимся простой истиной: если вы пытаетесь делать слишком много вещей одновременно, то вы начнете совершать ошибки. Именно здесь на помощь приходит автоматизация, которая не только поддерживает порядок в рабочих процессах, но и обладает дополнительными преимуществами.
- Экономия времени. Сократите время, затрачиваемое на рутинные задачи. Например, использование программ для выставления счетов или планирования дел освобождает время на творческие и стратегические задачи.
- Упрощение взаимодействия с клиентами. Автоматизированные системы помогают организовать общение с клиентами. Быстро находите информацию, оперативно отвечайте на запросы и поддерживайте высокий уровень сервиса.
- Возможность быстрой приоритизации задач. Можно легко расставить приоритеты в проектах или настроить напоминалки о сроках выполнения задач, чтобы вовремя сосредоточиться на наиболее важных.
- Соблюдение дедлайнов. Системы управления проектами помогут отслеживать прогресс и уведомят о приближающихся дедлайнах. Это снижает риск просрочки и помогает поддерживать репутацию надежного исполнителя.
- Отслеживание процессов. Всегда знайте, сколько времени вы тратите на различные задачи. Это позволит оптимизировать процессы для повышения собственной эффективности.
- Упрощение договорной работы. Формируйте документы при помощи специальных сервисов и подписывайте их из любой точки мира.
- Снижение стресса: меньше рутины — меньше стресса. Разве не ради этого вы отказались от офисной работы? Когда все процессы налажены, а дедлайны соблюдаются, появляется больше уверенности в своих силах и меньше беспокойства о выполнении обязательств.
Так что автоматизация — это не просто модный тренд. Используя доступные инструменты и технологии, вы сможете упростить свою работу, повысить ее качество и сосредоточиться на том, что действительно важно — на вашем творчестве и развитии.
Инструменты для автоматизации
Существует множество инструментов, которые упрощают фрилансерам жизнь.
- Шаблоны документов. Хорошо, если у фрилансера есть свой юрист. Но это дорого и долго. Пока договор согласовывается, заказчик уже может махнуть рукой и найти другого исполнителя. Чтобы иметь возможность предлагать заказчикам готовые решения уже на этапе знакомства или согласования условий, позаботьтесь о готовых договорах.
- Например, при помощи конструктора документов «Форма» можно создавать договоры за пару минут. В конструкторе есть более 500 форм готовых юридически грамотных шаблонов, которые можно использовать сразу или переделать под себя. Условия в договорах уже оптимизированы и сохраняют баланс интересов сторон — так что никому не придется их часами вычитывать и согласовывать.
- Системы управления проектами. Современное отечественное ПО — тема для отдельной статьи, поэтому поделимся некоторыми открытиями, которыми сами пользуемся:
Shtab — система управления проектами и тайм-трекер в одном приложении;
GanttPro — программа для планирования и управления проектами через создание онлайн-диаграмм Ганта;
Kaiten — программа с полным фокусом на kanban-методологию и на фрилансеров, которые готовы к делегированию;
LeaderTask — планировщик личных и командных дел.
Эти и другие программы позволяют не только управлять проектами, но и хранить все документы и ссылки в одном месте. Кстати, поделитесь в комментариях, какие программы для распределения задач вы любите и используете в работе?
- Электронные подписи. Больше не нужно отправлять документы по почте или встречаться с клиентами для подписания. Скоро мы планируем реализовать функцию экспресс-подписания документов через сервисы Формы — юрлица или ИП смогут подписывать договоры с физлицами (заказчиками или исполнителями). Создали договор или акт, подписали, отправили — весь процесс занял не больше десяти минут.
А есть бесплатные варианты?
Если вы прочитали предыдущий раздел и поняли, что ничего не поняли вам привычнее записывать задачи в блокнот и вычеркивать в течение дня, то советуем начать с «легких» версий, которые не потребуют вложений.
- Текстовые редакторы. Чтобы не тратить время на написание каждому клиенту нового сообщения, создайте шаблоны для откликов или сделайте форму коммерческого предложения. Поможет в этом обычный Microsoft Word или даже сервис заметок в телефоне. Достаточно написать текст и затем редактировать его под конкретного клиента или задачу.
- Напоминания и таск-менеджеры. Можно записывать задачи прямо в телефон и там же ранжировать их по приоритетам и срокам. Но смешивать личное и рабочее — не самая хорошая затея, поэтому стоит подыскать отдельное приложение из числа таск-менеджеров. Многие из них бесплатны для личного использования, но дадим один совет — проверьте, чтобы программу можно было скачать и на телефон, и на компьютер — ведь фрилансер никогда не знает, где его застанет новая задача.
- Телеграм-каналы. Вы можете организовать свою работу прямо в мессенджере: присваивайте задачам хэштеги, подписывайте дедлайны в сообщениях, прикрепляйте файлы. Правда на всё это потребуется больше времени и креатива, так что задумайтесь о том так ли хорошо всё бесплатное.
Все забывают, а налоговая помнит: договоры с фрилансерами
Фрилансеры заключают договоры довольно редко, но в дальнейшем многие об этом жалеют. Самые популярные последствия отсутствия договоров:
- Заказчик исчез: клиент в процессе работы понял, что ему всё это больше не нужно, а фрилансер уже потратил время и в итоге остался без денег;
- Стороны не помнят, о чем договорились: договор дисциплинирует обе стороны, и каждая обязана исполнить зафиксированные обязательства;
- Налоговая прислала «письмо счастья»: оплата услуг должна основываться на договорных документах, поэтому если вы не сможете подтвердить источник дохода, то у налоговой будут вопросы.
Перед подписанием договора нужно убедиться, что в нем закреплены существенные условия, вид услуг, сроки, оплата. Нужно проверить корректность реквизитов, цифр и их буквенных расшифровок, узнать, что станет основанием для оплаты… Нюансов множество — гораздо удобнее использовать формы договоров, которые вам точно знакомы и просты для понимания. Такие документы можно взять в сервисе Форма.
Достаточно:
- взять в Форме форму договора на оказание услуг или договор на выполнение работ;
- заполнить анкету в формате «вопрос-ответ»;
- ввести данные заказчика и свои реквизиты;
- скачать готовый договор.
Тайминг: от 2 до 10 минут (заказчик не успеет переключиться на другого исполнителя, а вы успеете выпить свой честно заработанный кофе).
По итогам выполнения задачи нужно составить и подписать акт выполненных работ или оказанных услуг. Он будет подтверждать, что вы выполнили задачу, а заказчик ее принял. Схема такая же: берете форму в Форме, заполняете, отправляете. Сведения о заказчике и условиях договора уже будут храниться в вашем личном кабинете, так что больше не нужно вспоминать формулировки из договора и переносить их в акт — программа всё сделает за вас.
Что получается на выходе:
- Защищенность при сотрудничестве с заказчиком: фрилансер может быть уверен в том, что оплата будет переведена вовремя, а в ходе выполнения задач не появится новых требований;
- Повышение имиджа и профессионализма: стандартизированные документы придадут вашей работе более профессиональный вид;
- Экономия времени и денег: освободите время на отдых или улучшение взаимоотношений с клиентами.
Чтобы взаимодействие с заказчиком было максимально быстрым и удобным, стоит автоматизировать не только создание договоров, но и их подписание. Это уже другая история, и о способах мы расскажем в следующих статьях. Подписывайтесь на нас — торжественно обещаем, что замышляем автоматизацию и только автоматизацию!
Как внедрить автоматизацию в свою деятельность
Дадим краткий алгоритм, как фрилансерам сделать свою работу проще и меньше времени тратить на рутину.
- Проанализируйте текущие процессы и определите, какие задачи занимают больше всего времени.
- Выберите инструменты, которые помогут вам в автоматизации.
- Изучите возможности выбранных инструментов: многие из них предлагают обучающие материалы и вебинары для эффективного использования их функций.
- Обзаведитесь сервисами для подготовки шаблонов основных документов, договоров, отчетов и актов о проделанной работе.
- Регулярно пересматривайте свои процессы и ищите новые возможности для автоматизации. Технологии развиваются быстро, и новые инструменты могут сделать вашу работу еще более эффективной.
Шаблоны может и грамотные, но всегда лучше создать договор под себя) Один раз обращаешься к юристу — вопрос с договорами закрыт. К тому же свой договор ты точно знаешь, вычитка производится единожды.
А по прочим сервисам, от себя рекомендую Week (перешла с Trello на российских ребят)
Несомненно, куда приятнее, когда есть в штате юрист, которому можно просто делегировать эту задачу, и не беспокоиться о результате. Но, чаще, у МСП своего юриста нет, либо он попросту не нужен, т.к. договоры и иные документы весьма типовые, а чтобы "детализировать" под себя и юрист не нужен (например, для описания специфических особенностей работ). В Форме мы предоставляем шаблоны множества различных документов, максимально типовые, и уже оптимизированные, грамотные, - которые можно использовать "as is", или без труда переписать под себя абзац-два, при необходимости.
У меня свои документы, по типу технического задания, подскажите смогу ли я сам их сделать в сервисе форма?
Да, конечно, сможете! Вы можете сделать это самостоятельно, это совсем не сложно, или отправить нам через меню создания шаблона (скриншот ниже)
думал над свободным плаванием, а оказывается в найме даже проще. компания все автоматизировала за тебя