Мобильная электронная подпись: кому подойдёт и как с её помощью подписывать документы

Удобство, безопасность и скорость – всё это делает мобильную электронную подпись привлекательной для пользователей. Кому подойдёт мобильная электронная подпись и как с её помощью подписывать документы, расскажем в статье.

Мобильная электронная подпись – это технология, позволяющая подписывать электронные документы прямо со смартфона, без использования компьютера, токена или специального ПО. Мобильной ЭП могут пользоваться как представители бизнеса, так и физлица. Самый частый кейс – подписание документов между бизнесом и его клиентами-физлицами, так как для таких клиентов важна максимальная простота и удобство. Они не всегда могут быть готовы разбираться в технологиях, а с мобильной ЭП это и не требуется: пользоваться ей не сложнее, чем любым другим приложением. Мобильная ЭП позволяет в 1 клик подписывать любые документы бизнеса: договоры, заявления, акты, сметы, кадровые документы из любого места, где есть интернет. Исключения составляют лишь документы, которые закон обязывает подписывать собственноручно, но их буквально несколько: например, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда или акт о несчастном случае на производстве. Во всех остальных случаях можно использовать мобильную ЭП и не тратить время на распечатку документов. Для бизнеса это возможность снизить нагрузку персонала, расширить географию и обслуживать больше клиентов, что может привести к масштабированию компании. Документы, подписанные мобильной ЭП, не помнутся и не выцветут, как в случае с бумажным документооборотом, при этом они всегда будут под рукой – в вашем смартфоне.

Те, кто интересуются темой ЭП, наверняка знают, что по российскому законодательству существует простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Является ли тогда мобильная электронная подпись дополнительным видом ЭП? Нет, поскольку электронную подпись делает мобильной её носитель – смартфон. УНЭП и УКЭП могут быть мобильными.

Так что же выбрать – мобильную УКЭП или мобильную УНЭП? Это зависит от ваших бизнес-задач. УНЭП и УКЭП идеально подходят для ведения документооборота, поскольку они создаются с применением криптографии, которая защищает электронную подпись от взлома и подделки, а также не позволяет внести односторонние изменения в документ задним числом. УНЭП можно использовать для подписания рутинных документов бизнеса: договоров, заявлений, актов, смет, кадровых документов и других. УКЭП позволяет подписывать эти же документы, но основное её применение – обмен информацией с госорганами. Если в вашем бизнес-процессе отсутствует документооборот с госорганами, вам подойдёт УНЭП: такую подпись можно выпустить онлайн, и обойдется это дешевле, чем УКЭП.

Кроме мобильного приложения, электронная подпись может храниться в облаке и на USB-токене:

Хранение документов в облаке позволяет использовать ЭП с любого устройства. Однако облачное хранилище может быть носителем только УНЭП, а мобильное приложение – и УНЭП, и УКЭП. При этом УКЭП может также храниться на USB-токене.

При таком способе хранения ЭП нужно устанавливать специальное программное обеспечение на компьютер и подключать к нему токен, что делает невозможным подписание документов с мобильных устройств. Кроме того, USB-токен может потеряться.

Выпуск УНЭП возможен онлайн: в некоторых сервисах электронная подпись будет готова к использованию после установки приложения на смартфон и прохождении процедуры идентификации личности онлайн c помощью Госуслуг или очно представителем любого удостоверяющего центра (УЦ).

Выпуск УКЭП возможен только после очной идентификации личности заявителя представителем УЦ, аккредитованного Минцифры. При личной встрече представитель УЦ или его доверенное лицо сличает фотографию из оригинала паспорта с внешностью заявителя, получает его паспортные данные, ИНН, СНИЛС и проверяет их через государственную систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). После проверки представитель УЦ предоставляет будущему пользователю заявление на выпуск ЭП для подписания, фотографирует его с заявлением в руках и вручает памятку по безопасному обращению с ЭП. На этом очная идентификация личности заявителя окончена, можно приступать к работе с УКЭП в мобильном приложении.

В зависимости от сервиса пользовательский путь может быть разным. В некоторых сервисах подписание документов выглядит так: сотрудник компании направляет электронные документы на подпись в мобильное приложение своему клиенту, в этот момент пользователь сервиса получает PUSH-уведомление на свой смартфон. Далее он переходит по этому уведомлению, входит в приложение и попадает на экран подписания. На экране подписания пользователь может ознакомиться с документом, подписать документ или отказаться от его подписания. Последняя опция сделана на случай, если была допущена опечатка в документе, либо подписант не хочет соглашаться с условиями документа. Если пользователь согласен с условиями, он одним касанием подписывает документ. При этом от самого документа рассчитывается контрольная сумма – хэш. Далее закрытый ключ подписи по определенному алгоритму применяется к хэшу. В результате этого процесса получается электронная подпись.

Рассмотрим на конкретных примерах, какие могут быть сервисы мобильной электронной подписи. В IT-компании Sign.Me есть два сервиса мобильной ЭП – Сайн.Смарт и Сайн.Квал – каждый под разные бизнес-задачи. Документооборот в обоих сервисах ведётся в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ.

Сайн.Смарт удобен для рутинного документооборота бизнеса с клиентами-физлицами и сотрудниками. Мы рекомендуем его использовать, если обмен документами носит регулярный характер, а также если бизнесу важно, чтобы каждый из пользователей прошёл идентификацию личности сторонней независимой организацией. Бизнес приобретает пакет лицензий для себя и своих контрагентов и безлимитно обменивается с ними документами в течение срока действия лицензий.

Особенности сервиса:

- документы подписываются усиленной электронной подписью с криптозащитой (УНЭП), которую невозможно взломать или подделать;

- идентификация личности проводится онлайн с помощью Госуслуг или очно в любом удостоверяющем центре;

- сервис подходит и для B2B, и для B2C.

Сервис Сайн.Квал необходим, когда в бизнес-процессах присутствует обмен информацией с государственными структурами – при регистрации прав в Росреестре, открытии ИП и т.д.

Особенности сервиса:

- документы подписываются УКЭП, которая является самым регламентированным со стороны государства видом ЭП;

- каждая сторона документооборота перед выпуском электронной подписи проходит очную идентификацию личности представителем УЦ, аккредитованного Минцифры;

- сервис подходит для подписания любых документов, но основная сфера применения – обмен информацией с госорганами.

Выбирайте удобные и безопасные решения для вашего бизнеса. Подробнее обо всех сервисах Sign.Me.