Электронный документооборот – эффективно и просто!
Изначально системы электронного документооборота ограничивались функциями делопроизводства. Постепенно их возможности расширились, включив обработку организационно-распорядительной документации, кадровых данных, обращений граждан и многое другое.
В современной конкурентной среде (ЭДО) — это не просто удобство, а необходимость, его преимущества очевидны:
- Каждый этап обработки документа отслеживается всеми участниками, обеспечивая полную прозрачность процесса
- Отпадает необходимость в закупке бумаги, канцелярских товаров и аренде/оборудовании помещений для архива – экономятся средства.
- Риск потери документов сводится к минимуму благодаря централизованному и организованному электронному хранилищу.
- Передача документов осуществляется по защищенным каналам связи, минимизируя риски несанкционированного доступа и утечки информации.
- Обмен документами происходит практически мгновенно, значительно ускоряя бизнес-процессы.
Виды ЭДО
Внутренний ЭДО – обмен документами между сотрудниками организации, ее подразделениями, а в крупных компаниях – также между филиалами, представительствами и дочерними компаниями. Автоматизация внутреннего документооборота охватывает различные направления деятельности, такие как бухгалтерия, кадры, управление, производство, торговля и складское хозяйство.
Внешний ЭДО – обмен документами с контрагентами, партнерами (В2В) или конечными потребителями (В2С).
ЭДО B2G – обмен документами с государством: сдача отчетности в налоговые, статистические и другие государственные органы, работа с маркированными товарами, получение лицензий или разрешений, направление процессуальных документов в судебные органы и др. Особое место электронный документооборот занимает в сфере госзакупок и закупок госкомпаний (44-ФЗ и 223-ФЗ).
Если в первых двух случаях организации вправе сами решать, насколько им необходимо внедрение систем электронного документооборота, то в третьем случае государство устанавливает эти требования законодательно.
В конце 2020 года Правительство РФ утвердило Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которая предполагает постепенный переход к полностью цифровым документам, широкое использование электронных подписей и создание удобной системы для взаимодействия бизнеса и государства. Главные цели – уменьшить бюрократию для бизнеса, повысить эффективность работы госорганов и сделать документооборот безопаснее и прозрачнее.
По данным ФНС на ноябрь 2024 г. более 50% счетов-фактур передается между хозяйствующими субъектами в электронном виде, и в планах государства – за следующий год повысить этот показатель до 60%.
Ежедневно по стране выпускается более 30 тысяч электронных подписей, а за период с 1 июля 2021 года их выпущено уже более 12 млн.
С 1 сентября 2024 г. при оформлении сделок, требующих нотариального удостоверения, для выполнения банковских операций от имени доверителя, при обращении в государственные органы для подачи заявлений, получения лицензий или разрешений и многих других случаях стало обязательным использование машиночитаемых (электронных) доверенностей.
ЭДО в закупках
Электронный документооборот играет ключевую роль в закупках по 44-ФЗ (закупки для государственных и муниципальных нужд) и 223-ФЗ (закупки отдельных видов юридических лиц).
Участники таких закупок должны быть зарегистрированы в государственной информационной системе «ЕИС Закупки». Заказчики и поставщики взаимодействуют через электронные площадки, обмениваясь документами в электронном виде. Большинство площадок обеспечивает интеграцию с ЕИС и размещение там необходимых по законодательству документов (планы закупок, извещения, протоколы, договоры, отчеты и др.).
С 1 января 2022 года для закупок, проводимых по 44-ФЗ, обязательным стало также электронное актирование – ранее закрывающие документы можно было оформлять в бумажном виде. Планируется, что это требование будет распространено и на закупки по 223-ФЗ.
Мы видим, что использование электронных инструментов все больше охватывает сферу взаимодействия бизнеса и государства. Однако необходимо понимать, что эффективно осуществлять электронный документооборот с государством невозможно, если внутренний документооборот остается бумажным. Поэтому вслед за государственно регулируемыми процессами в цифровую трансформацию постепенно вовлекаются и остальные аспекты деятельности компаний.
Выбор конкретных решений для организации электронного документооборота зависит от индивидуальных потребностей компании, ее структуры и сложности бизнес-процессов. Для этого используются готовые программные продукты, онлайн-сервисы или индивидуальные разработки. При этом все три вида ЭДО могут быть интегрированы в единую систему. Например, внутренний документооборот может включать согласование сделок, а внешний – обмен документами с контрагентами по уже заключенным договорам. Вся эта информация затем используется для формирования отчетности для госорганов. Интеграция достигается за счет объединения информационных систем или через оператора ЭДО.
Использование ЭДО требует от пользователей наличия электронной подписи. Внутренний документооборот допускает использование простых (ПЭП) или неквалифицированных электронных подписей (УНЭП). При взаимодействии с контрагентами использование таких подписей необходимо согласовывать. Универсальный же вариант – квалифицированная электронная подпись (КЭП), с помощью которой можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, сдавать налоговую отчётность, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет. КЭП является абсолютным аналогом подписи гражданина, поставленной собственноручно, и гарантирует юридическую значимость без дополнительных соглашений.
ЭТП «Торги223» полностью автоматизирует все закупочные процессы, а также предоставляет своим пользователям подключение к системе электронного документооборота и помощь в получении квалифицированной электронной подписи.