Разработка и внедрение B2B-портала: готовим команду и минимизируем риски

B2B-портал автоматизирует процессы, улучшает взаимодействие с партнерами и повышает эффективность сотрудников, снижая операционные издержки. В статье рассмотрим, как привлечь команду к внедрению B2B-портала, разработать ИТ-систему решающую бизнес задачи, минимизировать риски и мотивировать сотрудников.

Привлечение сотрудников к разработке B2B-портала не только улучшает качество конечного продукта, но и создает более эффективную и сплоченную рабочую среду, способствующую успешному внедрению и эксплуатации нового инструмента. Именно персонал — конечный пользователь разработанного продукта, поэтому важно постепенно и безболезненно привлекать его к разработке.

B2B-портал — это не просто техническое решение, а стратегический инструмент, который решает конкретные бизнес-задачи.

Важно определить, какие бизнес-цели вы планируете достичь с помощью этой разработки. Например, повысить эффективность работы с партнерами и клиентами, улучшить коммуникацию между партнерами и компанией, увеличить продажи или снизить операционные затраты.

Технические требования обеспечат достижение этих целей. Они включают в себя функциональные возможности портала, требования к безопасности, интеграции с существующими системами, а также требования к производительности.

Далее устанавливаем конкретные метрики (KPI) для оценки успеха внедрения B2B-портала. Они помогут понять, насколько портал отвечает бизнес-целям и ожиданиям. Например, можно оценивать время обработки заказа, увеличение объема продаж через личный кабинет оптовика, уровень удовлетворенности клиентов, снижение операционных затрат, количество технических ошибок и сбоев и т.д.

Привлечение сотрудников из разных отделов в команду проекта помогает учитывать интересы всех пользователей и гарантировать, что решение будет максимально соответствовать бизнес-задачам.

IT-специалисты занимаются разработкой и внедрением B2B-портала. Благодаря своей экспертизе, они выбирают подходящие технологии, обеспечивают безопасность и реализуют функционал.

Маркетологи участвуют в формировании требований к функционалу, который будет привлекать клиентов и решать их потребности.

Сотрудники отдела продаж делятся своим опытом взаимодействия с клиентами и предлагают функциональные решения, которые упростят и оптимизируют процессы продаж.

Сотрудники службы поддержки клиентов вносят предложения по улучшению взаимодействия с клиентами через веб-приложение, что способствует повышению уровня обслуживания.

Топ-менеджмент обеспечивает проект необходимыми ресурсами и финансированием, а также следит за его стратегическим соответствием долгосрочным целям компании.

Линейный персонал помогает лучше понять потребности конечных пользователей, что способствует созданию удобного и интуитивно понятного интерфейса.

Основная команда проводит регулярные встречи, взаимодействует в чатах и мессенджерах и использует современные платформы для управления проектами. У представителя каждого направления могут быть свои способы получения полезной для проекта информации от коллег в отделе, чтобы наиболее полно собирать общую картину.

Для начала важно оценить текущие компетенции команды, их технические знания, soft skills и понять потребности в обучении по этим направлениям.

Возможно, понадобится внешний эксперт, который поделится практическими кейсами и даст ценные рекомендации, основанные на реальном опыте по внедрению B2B-портала.

Также важно основной команде проекта научиться мягко и этично взаимодействовать с коллегами, чтобы собирать актуальную информацию, обратную связь, негативный или позитивный опыт их самих, клиентов, партнеров. В обучении помогут записанные видео, семинары, учебные материалы.

Разработка B2B-портала начинается с создания его прототипа. Он помогает визуализировать и проверить концепцию перед тем, как приступить к полному циклу разработки.

Прототип позволяет наглядно продемонстрировать, как будет выглядеть и функционировать портал. На этом этапе создается интерактивный прототип с ключевыми функциями и элементами интерфейса. Его представляют основной команде проекта, чтобы она внесла предложения и замечания еще до начала основной разработки.

Этап тестирования включает в себя проверку функциональности, удобства использования и соответствия требованиям. Помогает выявить ошибки и недочеты, которые могут негативно сказаться на работе портала после его внедрения.

Пилотное внедрение — завершающий этап перед полным запуском B2B-портала. Позволяет протестировать портал в реальных условиях на ограниченном количестве пользователей и собрать окончательную обратную связь. В пилотную группу включаем сотрудников компании, лояльных клиентов и партнеров.

После завершения пилотного внедрения команда проводит анализ полученных данных и вносит корректировки. Это могут быть технические доработки, улучшение пользовательского опыта, адаптация интерфейса или добавление новых функций.

Завершив этап разработки и тестирования, команда получает уверенность в том, что портал готов к полноценной эксплуатации.

Планируем масштабный запуск, который охватывает всех пользователей B2B-портала. Определяем точную дату и время запуска, чтобы минимизировать возможные риски и сбои. Готовим команду к возможным вопросам и проблемам, которые могут возникнуть у пользователей в первые дни работы портала.

В первые дни после внедрения потребуется усиленная поддержка пользователей — не все быстро адаптируются к новому инструменту, и им потребуется помощь. Команда поддержки должна быть готова оперативно реагировать на запросы и решать возникшие проблемы.

После полного запуска портала важно наладить процесс сбора обратной связи и мониторинга работы системы. С обратной связью могут помочь все сотрудники компании, т.к. они сами — активные пользователи портала, а также общаются с клиентами и партнерами.

Помимо обратной связи важен анализ таких данных, как посещаемость, скорость работы системы, частота ошибок, выполнение ключевых бизнес-процессов через портал. Анализ выявит узкие места и потенциальные проблемы, которые могут требовать доработки.

B2B-портал — это не статический продукт, а динамичная система, которая постоянно адаптируется к меняющимся условиям бизнеса и потребностям пользователей. Улучшения на основе обратной связи, регулярные обновления функционала, адаптация к новым бизнес-процессам, поддержка пользователей создадут условия для эффективной работы и повысят конкурентоспособность бизнеса.

Внедрение B2B-портала часто вызывает беспокойство у сотрудников, так как оно связано с изменением привычных рабочих процессов и освоением новой технологии. Давайте рассмотрим распространенные опасения и способы работы с ними.

Новая технология. Это страх и неуверенность, т.к. сотрудники не понимают преимуществ. Поможет обучение и объяснение.

Сокращение рабочих мест. Обсудите, как B2B-платформа повлияет на работу, какие новые возможности и задачи появятся.

Не хватит времени разобраться. Расскажите о гибких условиях в разных форматах и помогите попрактиковаться на мастер-классах.

Угроза утечки данных. Расскажите, как будет обеспечен высокий уровень безопасности на проекте.

Нарушение привычного процесса работы. Руководители и рабочая группа помогают разобраться в преимуществах внедрения B2B портала и адаптироваться к изменениям.

Ошибки в работе программы. Считают их проблемой и начинают негативно относиться к продукту. Снизить негатив поможет информирование о предварительном тестировании, возможность поучаствовать в нем.

Кнут больше не работает! Чтобы B2B-портал приносил пользу бизнесу, а коллектив перешел на эффективную работу с ним, можно использовать позитивные техники мотивации.

Определите конкретные KPI для использования B2B-платформы, придумайте материальную (премии за квартал) или нематериальную (классный мерч, обеды за счет компании и т.д.) мотивацию для сотрудников.

Сделайте ответственными руководителей за мониторинг использования веб-приложения в отделах, а также командное «соревнование». Поощряйте лучшие команды.

Внедрите тесты на знание функционала. Они будут мотивировать коллег изучать продукт и использовать его в работе.

KPI, геймификация, материальные и нематериальные стимулы и четкие инструкции — это ключевые факторы для успешной мотивации сотрудников использовать B2B-платформу. Так, использование портала сможет стать естественной частью повседневной работы.

Мы рассмотрели ключевые шаги в подготовке команды к созданию и внедрению B2B-портала.

Эффективное планирование, сбор и обучение команды, а также тщательное тестирование и мониторинг каждого этапа внедрения помогают минимизировать риски и повысить шансы на успешное интегрирование портала в бизнес-процессы компании. Внедрение нового инструмента требует от команды адаптации и усвоения новых навыков, а это — время и ресурсы. При правильной подготовке и поддержке это может происходить плавно и эффективно.

Для поддержания высокого уровня работы команды и B2B-портала следует постоянно развивать и обучать сотрудников, мониторить работу систему и обновлять ее, быть открытыми к фидбеку и улучшениям, инвестировать в поддержку пользователей, чтобы снизить уровень тревожности среди сотрудников.

Если ваш бизнес заинтересован в создании и внедрении B2B-портала под ключ, IT-компания Delaweb готова помочь. У нас есть опыт разработки и внедрения таких решений с нуля. Наша команда профессиональных разработчиков поможет автоматизировать процессы продаж и вывести ваш бизнес на новый уровень эффективности.