Удалённая команда: как управлять сотрудниками на расстоянии

Друзья Иван и Данил занимаются разработкой мобильных приложений. Команда Ивана трудится на удалёнке, использует TEAMLY и выполняет проекты в срок: заказчики довольны, прибыль растёт. Сотрудники Данила сидят в офисе: ему кажется, что именно так проще всех контролировать. Но это не помогает – дедлайны срываются. Данил удивляется, почему удалённая команда оказалась более продуктивной.

Привет! На связи команда TEAMLY – платформы для совместной работы и управления знаниями. Давайте поможем Данилу разобраться, как устроена эффективная работа сотрудников на удалёнке.

Когда персонал находится в офисе, руководителю легко держать руку на пульсе проектов. Рассинхрон в удаленных командах возникает, когда люди не знают, чем заняты коллеги. Появляется риск снижения продуктивности и срыва дедлайнов. Такого не произойдёт, если отладить коммуникацию и перенести бизнес-процессы на единую платформу. Рассказываем, как это сделать.

Сотрудники показывают высокую продуктивность, когда руководитель находит баланс между контролем и свободой действий. Не стоит давать команде полную автономию, как на фрилансе. Персонал должен подчиняться корпоративным правилам: быть на связи в рабочее время, сдавать отчёты, соблюдать стандарты. При этом не нужно впадать в противоположную крайность и заниматься микроменеджментом. Когда руководитель контролирует каждый шаг, это отвлекает и мешает сосредоточиться.

В офисе сотрудники общаются в формальной и неформальной обстановке. Чтобы обсудить задачу, достаточно подойти к коллеге или заглянуть в соседний кабинет. А разговоры за кофе поддерживают дружескую атмосферу в коллективе.

На удалёнке общения становится меньше, поэтому некоторые люди не ощущают себя частью команды и теряют интерес к результатам общей работы. Помогите сотрудникам оставаться на связи.

Что делать. Создайте корпоративные чаты и регулярно проводите онлайн-встречи. Используйте любой мессенджер или платформу, которые считаете подходящими для ваших целей.

Как организовать общение с командой:

Составьте регламенты и инструкции: в каких мессенджерах переписываться, как ставить и принимать задачи, в каком виде сдавать отчёты, с кем согласовать дэй-офф.

Организационный беспорядок появляется, когда каждый действует на своё усмотрение. Проджект запросил документы в Телеграм, а менеджер отправил их по электронной почте. В результате файлы потерялись, и клиенту пришлось ждать дольше. Чтобы такого не было, стандартизируйте все ключевые моменты.

Что делать. Ведите базу знаний: собирайте опыт команды, оцифровывайте и давайте доступ сотрудникам. Как это работает на практике, расскажем в следующем разделе.

Создайте систему управления задачами и сотрудниками. Распределяйте работу, отвечайте на вопросы, отслеживайте выполнение, ведите учёт рабочего времени.

Что делать. Управлять командой удобно в едином онлайн-пространстве, где отражены этапы всех проектов и виден уровень нагрузки по каждому сотруднику. В качестве такого инструмента подойдёт таск-трекер – сервис для планирования, постановки и контроля задач.

В офисе коллеги обсуждают многие вопросы устно. На удалёнке ключевые моменты обязательно нужно документировать:

Например, дизайнеру для создания макета понадобится техническое задание, брендбук и референсы. Заранее согласуйте график выполнения работы: когда сотрудник присылает черновые варианты и как быстро отрабатывает правки клиента.

Что делать. Собирайте рабочую документацию и обсуждайте проекты в одном ресурсе. Платформы для совместной работы помогают сотрудникам обмениваться знаниями, а руководителям ставить задачи сразу со всей необходимой информацией внутри.

Проекты буксуют на удалёнке, когда действия коллег не согласованы. Маркетолог разработал контент-план, а копирайтер не успевает писать посты для соцсетей. Логист заказал транспорт, но продукция не будет готова к отгрузке в этот день.

Чтобы избежать подобных проблем, составляйте графики работ по проекту. Так вы сможете отследить взаимосвязи между процессами и равномерно распределить нагрузку во времени.

Что делать. Многие слышали о диаграмме Ганта, но не все используют её на практике. Она наглядно показывает этапы проекта, их продолжительность и точки пересечения. Рекомендуем попробовать: у нас эта функция доступна даже на бесплатном тарифе.

Есть много полезных ресурсов для команд на удалёнке. Но использовать сразу несколько неудобно – приходится постоянно переключаться между сервисами. Мы в TEAMLY объединили разные инструменты для быстрой связи коллег. Вот что поможет организовать командную работу.

Когда вся информация по проекту хранится на одной платформе, не приходится по многу раз пересылать файлы. Данные не теряются, а сотрудники не путаются в десятках копий одного документа. Исключены ситуации, когда два менеджера работают над разными версиями коммерческого предложения, а потом разбираются, какая из них актуальная.

Пространства в TEAMLY – это виртуальные области, где сотрудники создают и хранят документы и задачи. Сделайте пространства для отделов или персонально для каждого коллеги. Если не знаете, с чего начать, выберите готовый шаблон из библиотеки.

Обсуждайте задачи во встроенных комментариях: задавайте вопросы, делитесь мнениями, давайте обратную связь. Подключиться могут даже коллеги, у которых нет прав на редактирование материала. Достаточно открыть для них возможность просмотра и комментирования в настройках доступа. Чтобы сэкономить время, установите регламент общения в чатах.

Распределить работу и согласовать действия команды помогут канбан, календарь и диаграмма Ганта. Всё это способы представления данных в умных таблицах TEAMLY.

Канбан. Каждая задача выглядит как карточка и содержит данные об исполнителе, сроках, приоритетах, статусе. Карточки перемещаются между столбцами по мере выполнения задачи.

Инструмент помогает руководителю координировать работу, регулировать загруженность сотрудников и замечать узкие места в бизнес-процессах. Например, канбан покажет, что у одного менеджера намного больше задач, чем у коллег. Значит, нужно перераспределить нагрузку, чтобы соблюсти дедлайны и защитить сотрудника от выгорания.

Гант. С диаграммой Ганта команда работает без авралов – инструмент помогает равномерно распределить задачи во времени. Не будет ситуаций, когда в начале месяца сотрудникам нечем заняться, а в конце нужно перерабатывать, чтобы уложиться в дедлайны.

Календарь. Показывает, как задачи распределяются по датам. Прямо в календаре можно создавать новые задачи или менять сроки по существующим.

С помощью умных таблиц создайте трекер задач по проекту. Сначала соберите всё, что предстоит сделать, в бэклог. Затем назначайте ответственных и распределяйте работу, группируйте и фильтруйте задачи по нужным признакам. Через срезы данных отслеживайте и настраивайте связи между этапами проекта.

Умные таблицы TEAMLY – это универсальный инструмент, который сочетает преимущества баз данных Notion и канбан-досок Trello. Вот что он умеет:

Устанавливайте сроки исполнения для задач в умных таблицах. Фильтруйте карточки в представлении канбан по дедлайнам и смотрите, что нужно сделать сегодня, в течение недели или месяца.

Сортировка карточек помогает вовремя обнаружить, что кто-то из сотрудников не справляется. Коллеги смогут предложить помощь или совместными усилиями устранить проблему. Допустим, руководитель заметил, что тестировщик часто срывает дедлайны. Возможно, не хватает навыков и нужно организовать дополнительное обучение.

Пишите инструкции для сотрудников прямо внутри платформы – используйте наш визуальный редактор. Он легко заменяет привычные Google Docs и позволяет обогатить контент наглядными элементами: инфографикой, видеороликами, картинками, диаграммами.

Полезные функции визредактора:

Собрали несколько советов, которые помогут удалённой команде соблюдать дисциплину и повысить продуктивность.

Секрет продуктивности удаленных команд заключается в удобной коммуникации. Когда обмениваться информацией легко, сотрудники не теряют задачи, соблюдают дедлайны и помогают коллегам.

На платформе TEAMLY есть все необходимое для управления проектами и персоналом – от трекера задач до внутренних чатов. Заглядывайте в наш Телеграм-канал, если уже работаете удалённо или планируете нанимать удаленщиков. Рассказываем, как собирать знания и опыт компании – только польза, только проверенные советы.