Ведете HR в Excel? Готовьтесь терять время и сотрудников

Привлечение и развитие талантливых сотрудников – один из главных драйверов успеха бизнеса в 21 веке. Именно поэтому HR-отдел играет ключевую роль в развитии бизнеса. Однако слишком многие HR-специалисты тратят ценное время на ручные процессы, которые стали настоящей административной ношей для компаний из всех отраслей. Утонувшие в бумажной работе, файлах, потоках электронной почты и других рутинных, повторяющихся, ручных заданиях, команды по работе с персоналом не могут выполнять свою работу с максимальной эффективностью.

Рассмотрим типичный для компании процесс найма новых сотрудников. Начинается ручной поиск сотрудника среди множества баз рекрутинговых сайтов. Спустя много дней наконец-то находится нужный специалист на работу в компанию. То есть, как только эйчары дважды или трижды проверят резюме и документы на наличие ошибок, перенаправят их всем заинтересованным лицам и подождут, пока будет получено одобрение, а затем проследят, чтобы все закончилось приемом сотрудника. Все эти механические, но необходимые этапы сжирают ценное время.

Стоит добавить к этому запросы сотрудников об отпуске, командировках, медобслуживании, заказ справок, формирование и контроль целей, работу с кадровыми долгами, оформление компенсаций и многое другое, становится очевидно, что поддержание бесперебойной работы HR напоминает труд Атланта в саду Гесперид.

Эта ситуация особенно проблематична, если основной фокус компании идет на рост и развитие бизнеса. Устойчивый рост означает повышение производительности HR-команды, чтобы она могла сосредоточиться на самом важном – на развитии сотрудников. Например, согласно результатам ежегодного международного исследования «Делойт» в области управления персоналом, в течение последних лет направление по обучению и развитию входит в первую тройку основных приоритетов компаний во всем мире. Однако для российского HR-рынка не все так радужно:

• 44% сотрудников должны вручную написать заявление руководителю или в отдел персонала, если хотят пройти обучение;
• 41% HR-специалистов администрируют обучение в Excel, так как ИТ-системы обучения в компании нет;
• 26% сотрудников учатся на мобильных устройствах;
• 7% сотрудников учатся с помощью технологий виртуальной или дополненной реальности.

Эти данные касаются процесса обучения сотрудников компаний. В то же время 60% HR-специалистов в России делают вообще всю аналитику по персоналу в Excel. Однако на глобальном уровне размер рынок систем управления персоналом (HRMS) в 2018 году оценивался в $14,68 млрд, со среднегодовыми темпами 11%.

Что в России? КРОК также провел свое исследование, опросив компании из различных сегментов: банки, металлургия, горная добыча, IT, ритейл, фармацевтика, FMCG. Как видно из диаграммы, более 20% компаний не хотят внедрять ИТ-технологии в HR-процессы, поскольку их все устраивает. Еще несколько инсайтов:

• Четко виден запрос на автоматизацию обучения, контроля KPI и приема сотрудника на работу;

• Автоматизация HR крайне неравномерна: крупные компании активно внедряют HRMS, а СМБ предпочитают таблицы.

Между тем, согласно прогнозам Gartner, уже 60% компаний в мире будут инвестировать в HRM-системы к 2025 году. Почему? Автоматизация HR повышает производительность, поскольку сокращает время и ресурсы, необходимые для выполнения типичных рабочих процессов. Печальная реальность заключается в том, что в среднем сотрудники HR тратят 40% своего времени на административную работу, либо на ввод данных из одной системы в другую. Это время они могли бы потратить на привлечение и удержание талантливых специалистов. Нередки случаи, когда новые сотрудники теряют “огонь в глазах” в связи с новой должностью, поскольку они тонут в тоннах таблиц и отчетности. Автоматизируя и стандартизируя рабочий процесс, компании снимают с них эту нагрузку, расширяя возможности новых сотрудников.

Сложность - это враг HR, особенно если компания имеет несколько офисов в разных городах или даже странах. Стандартизация HR-процессов упрощает и ускоряет выполнение бизнес-процессов. Например, когда идет прием новых сотрудников, автоматизация позволяет сократить шаги по завершению процесса, т.к. все формы заполняются в цифровом виде. Кроме того, повторяющиеся поля (имя, адрес) могут автоматически синхронизироваться с несколькими документами, что снижает вероятность ошибок. Системы автоматизации HR-процессов не только помогают уменьшить количество ошибок, но и стандартизировать процессы таким образом, чтобы каждый сотрудник мог действовать по одной простой схеме.

Если в компании несколько географически распределенных бизнес-единиц, но одна из них показывает стабильно низкие результаты, теряет сотрудников, то HRMS могут служить одним из инструментов сквозной аналитики процессов. В случае “ручного труда” в Excel вряд ли получаемая информации будет столь надежна, а картина выстроится на предположениях и догадках. Кроме того, из систем быстро подтягиваются данные, которые можно представить руководству в виде инфографики и дашбордов.

Сотрудники устали гоняться за коллегами, чтобы правильная информация дошла до нужных людей? Они могут попрощаться с тоннами сообщений по электронной почте и личными встречами. Автоматизированные HR-платформы завершают игру по поиску документов и позволяют настроить автоматические напоминания и синхронизацию с любым рабочим процессом, чтобы уведомить все стороны о соответствующих сроках и обеспечить их соблюдение.

HR-специалисты часто ощущают себя как в зыбучих песках, пробираясь через сотни резюме кандидатов, подавших заявления на открытую вакансию. Как можно упорядочить этот процесс и сократить количество кандидатов без подобного стресса? Автоматизация HR поможет в процессе подбора персонала путем сравнения данных, полученных при подаче заявления о приеме на работу, и предоставления короткого списка кандидатов, основанного на установленных критериях подбора. Используя HRMS можно автоматизировать первоначальную проверку или уменьшить нагрузку, связанную с этим процессом.

Рядовым сотрудникам для получения отпуска или оформления командировки зачастую приходится распечатывать приказы/служебные записки, а потом долго ходить с ними по офису для проставления подписей. Автоматизация позволяет избавиться от реликтового бумажного документооборота. Вместо этого можно прямо с ноутбука или даже смартфона оформить заявку на отпуск в системе, там же ее согласовать и подписать. Быстро, эффективно и экологично. Последнее не менее важно, ведь один сотрудник, в среднем, генерирует, примерно, 160 кг бумажных отходов в год.

Если с плюсами HR-автоматизации все понятно, то остается вопрос, как это сделать. Наиболее функциональный инструмент для этой задачи - BPM-системы. Они представляют собой платформы, используемые для улучшения любых типовых HR-процессов организации путем автоматизации и постоянной аналитики. BPMS позволяют моделировать, создавать, редактировать и запускать все HR-процессы компании, а также собирать данные и аналитику. В конечном итоге организации получают снижение затрат и непрерывное совершенствование процессов. Например, до автоматизации в одной крупной металлургической компании один HR-специалист охватывал 50 работников. Теперь же он работает со 150 сотрудниками без увеличения трудозатрат. Компании, которые задают себе вопрос “Нужна ли нам автоматизация HR-процессов?”, должны спросить себя еще и о том, нужен ли их бизнесу успех и талантливые сотрудники.