Почему ваши сотрудники работают «в стол» и как это вредит бизнесу

Вы когда-нибудь задумывались, сколько человеко-часов теряется в вашей компании впустую? Ваши сотрудники исправно заполняют отчеты, ведут таблички, составляют сводки… но в итоге эти данные либо никто не анализирует, либо они устаревают раньше, чем их кто-то увидит Это классическая проблема внутренней бюрократии. Она рождается незаметно: сначала появляются временные отчеты, потом к ним добавляются проверки, а дальше уже никто не понимает, зачем нужны три разных Excel-файла с одной и той же информацией. Но продолжают их заполнять Откуда берется внутренняя бюрократия

1. Люди не доверяют системе Если сотрудники не уверены, что данные сохраняются и доступны в удобном виде, в связи с чем создают свои собственные микро-отчеты и дублируют данные на всякий случай. В итоге файлы множатся, как грибы после дождя 2. Контроль ради контроля Руководители требуют регулярные отчеты, но редко их используют. Формально задача выполнена - отчет сдан. А приняты ли по нему управленческие решения? Чаще всего нет 3. Так было всегда Люди привыкают к старым процессам, даже если они давно потеряли смысл. «Мы всегда так работали» - фраза, которая уничтожила не одну хорошую идею по автоматизации Реальный кейс Производственная компания из Москвы ввела систему учета рабочего времени. Цель была хорошая: понять, кто чем занят. Но вместо автоматического контроля сотрудники вручную заполняли таблицы. В итоге:

• 10 минут в день на заполнение × 200 человек = 166 рабочих часов в неделю или более 650 часов в месяц

• руководство перестало анализировать данные спустя две недели со дня введения системы

• сотрудники начали заполнять отчеты задним числом, вписывая удобные цифры По факту бизнес просто тратил деньги на фикцию Что с этим делать? 1. Упрощать и обязательно автоматизировать процессы 2. Исключать отчеты, которые не влияют на решения 3. Создавать доверие к системе и проводить углубленное обучение работе с системой на ключевых позициях Как победить бюрократию и работу бизнеса «в стол» Короткая справка: ERP-система, это софт для управления бизнесом, который объединяет все ключевые процессы на одной платформе: финансы, закупки, склад, продажи, производство, HR и многое другое. Кстати ваша CRMка, это маленькая составная часть полноценной ERP Итак, вернемся к бюрократии и тому, как ее победить. Очевидно, внедрив ERP. Вот чем это поможет в нашем вопросе: 1. Автоматическое формирование отчетов ERP-система собирает данные в реальном времени. Больше не нужно вручную заполнять Excel - информация стекается в единую базу, а отчеты формируются по одному клику мыши или тапу по экрану телефона. Ну и внешний вид конечно: инфографика, красивая BI-аналитика и структурированный данные вместо тысячи столбцов и строк в таблице Пример: В дистрибьюторской компании менеджеры тратили по 2 часа в день на сбор информации в ежедневные отчеты о продажах. После внедрения ERP отчет формируется автоматически. Время экономии: 40 часов в месяц на каждого менеджера 2. Прозрачность процессов Когда все данные хранятся в одном месте, сотрудники не дублируют их в личных файлах. Любой руководитель видит реальные показатели и принимает решения на основе актуальной информации 3. Контроль без лишней бюрократии ERP фиксирует работу сотрудников без необходимости заполнять ежедневные таблицы. Автоматизированный учет времени, задач, финансов сокращает рутину и снижает риск фальсификации данных Пример: В логистической компании водители вручную заполняли путевые листы. Из-за этого возникали потери времени и подделка данных. После внедрения ERP система начала фиксировать маршруты автоматически, полностью убрав человеческий фактор Таким образом ,с помощью ERP можно не просто избавиться от забюрократизированности бизнеса, но и добиться, чтобы все решения принимались на основе собранных данных. Если в компании до сих пор есть «работа в стол», значит, либо процессы настроены неправильно, либо данные не доходят до того, кто должен принимать решения. Внедряйте ERP и будет вам счастье

А если не знаете с чего начать, напишите моему ассистенту в Telegram для записи на бесплатную консультацию, где мы с вами подробно разберем процессы, которые можно автоматизировать и инструменты, которыми это лучше всего сделать. Уйдете как минимум с готовым планом внедрения

Или подпишитесь на Telegram-канал Точка Сборки, там много лайфхаков и инструментов для автоматизации