Интеллектуальный поиск: как упростить работу с корпоративной информацией

В корпоративном сегменте растет объем данных — причем далеко не всегда они ограничены одним форматом. Информация может содержаться как в текстовым файлах, так и в презентациях, табличках, графиках и чертежах, изображениях и базах знаний. Все их нужно делать доступными для поиска, чтобы специалисты затем могли использовать полученную информацию в своей работе.

Интеллектуальный поиск — инструмент, который базируется на векторных базах данных, больших языковых моделях (LLM) и подключении дополнительных инструментов для обработки и деления текста, чтобы находить информацию не только по ключевым словам, но и по смыслу, контексту и взаимосвязям данных. Зачем он нужен?

1. Понимает смысл запросов — ищет не просто по совпадению слов, а по сути вопроса.

2. Работает с разными форматами — проводит поиск по любым документам с текстовыми слоями (в том числе, презентациям, письмам, чатам, базам данных и др.)

3. Анализирует контекст — может учитывать предыдущие запросы, роли пользователя и релевантность информации.

Интеллектуальный поиск экономит время и упрощает работу с корпоративной информацией:

Например, вместо ручного поиска в облачном хранилище или почте, сотрудник может задать конкретные вопросы по презентации, если в ней содержатся текстовые данные. На вопрос «За какой период проведен анализ финансовых показателей в презентации про проекту Y за 2024 год?» поиск найдет ответ, основываясь на контексте презентации.

Принцип работы интеллектуального поиска в ROBIN построен на взаимодействии с большой языковой моделью (LLM) и хранилищем данных. Работа поиска состоит из нескольких ключевых этапов.

На первом этапе пользователь вводит запрос в чат — формулирует его на естественном языке и без использования специальных команд. Например, рядовой сотрудник может задать вопрос «Какие документы необходимо предоставить при переводе на другую должность?», а специалист отдела закупок «Какой порядок расчетов с поставщиком ООО «Ромашка»?».

На следующем этапе система подключает искусственный интеллект для анализа запроса и определения его смысла. Затем ИИ выполняет поиск релевантных данных в документах компании, выделяя наиболее значимые фрагменты. Так, ответ на вопрос о порядке расчетов ROBIN найдет в «Положении о закупках», а ответ о документах сотрудника в «Регламенте о переводе на другую должность».

Далее выбранные части текста передаются в языковую модель, которая формирует развернутый и точный ответ со ссылкой на источник. Пользователь получает ответ в чате — текстом, числом или файлом, в зависимости от контекста.

Этот алгоритм делает процесс быстрым и глубоким — интеллектуальный поиск не просто ищет совпадения по ключевым словам, но и понимает контекст и выбирает только подходящую информацию.

ИИ-поиск встроен в продукты ROBIN (платформу и виртуального помощника ROBIN.Ассистента) и доступен через диалоговый чат. Этот чат можно интегрировать во внутренние порталы компании (в том числе в виде виджета), системы или мессенджеры, предоставляя сотрудникам возможность быстро получать ответы на вопросы по корпоративной документации.

Интеллектуальный поиск работает c различными типами источников, включая корпоративные регламенты, инструкции, FAQ, Wiki, базы знаний, информационные системы и внешние ресурсы (собирает информацию с заданных ресурсов и пополняет ими базу данных в реальном времени). Поиск поддерживает популярные текстовые и табличные форматы, при этом сами документы не обязательно должны быть структурированы.

Что делать, если документы расположены в разных системах? Тут пригодится API или программные роботы — они выгрузят документы из всех необходимых источников (сетевых папок, ИС, внешних порталов) и разместят их едином хранилище интеллектуального поиска. Пользователь получит ответ также быстро — за несколько секунд.

Интеллектуальный поиск — один из самых востребованных ИИ-инструментов у корпоративных пользователей за счет того, что позволяет моментально находить ответы даже по неструктурированным данным. В крупнейшей российской логистической компании поиск ROBIN внедрен в службу технической поддержки и HR-департамент.

В техподдержке компании создано единое хранилище интеллектуального поиска, которое объединило в себе все необходимые для работы документы. Специалисты департамента с помощью ИИ-поиска ROBIN находят релевантную информацию для подготовки ответа на запросы пользователей. Например, они могут уточнить порядок подключения нового сотрудника к ИС или задать вопрос технического характера.

В HR-департаменте компании интеллектуальный поиск внедрен в качестве виджета на корпоративном портале — пользователи в диалоговом чате могут задать любой вопрос по корпоративным процессам, например, спросить, как оформить отпуск, узнать график работы в праздничные дни, задать вопрос об оформлении ДМС. Внедренное решение обеспечило 98% точности обработки запросов, позволив компании разгрузить сотрудников от рутинной работы с документами и подготовкой ответов.