Цифровизация строительных компаний: как снизить издержки с помощью облачных технологий

Рассказываем, как небольшим архитектурным бюро, строительным бригадам и студиям интерьера подходить к цифровизации в зависимости от масштаба бизнеса, и как в этом помогает облако.

Содержание:

В строительной сфере успех проекта сильно зависит от сроков, людей и согласования документов. Но пока крупные застройщики внедряют BIM и собственные ERP-системы, небольшие компании часто продолжают работать по старинке — на бумаге, в мессенджерах и с бухгалтерией на аутсорсе — теряя время на простых задачах.

При этом цифровизация — не только про большие бюджеты. Даже начинающие строительные фирмы или предприниматели могут автоматизировать ключевые процессы, сэкономить время и деньги, снизить риск ошибок. Ниже разберем, как это сделать — с учетом специфики бизнеса. Согласно отраслевым аналитикам, в ближайшие 3 года объем рынка цифровизации строительной индустрии в России увеличится в четыре раза: получается, что этот сектор будет расти быстрее экономики страны. Сам бизнес отмечает, что цифровизация принесла реальный измеримый эффект за 2-3 года работы.

SaaS (Software as a Service) — готовое программное обеспечение по подписке. Подходит небольшим компаниям со штатом до 50 человек без IT-отдела, где нужны понятные решения «из коробки». Для каждой задачи можно подобрать отдельное ПО, внедрять его быстро, а затраты минимальные. Например, можно начать с простой ERP-системы, CRM в облаке, онлайн-бухгалтерии. На этом этапе SaaS-решения снижают операционные затраты, помогают отказаться от бумажного документооборота, достичь прозрачности в проектах и возможности масштабироваться без увеличения штата.

PaaS (Platform as a Service) — готовая платформа для разработки или размещения приложений. Подходит, если нужно кастомное решение без забот о серверной части и уже есть внутренняя IT-поддержка или партнер, который ее обеспечит. В таком случае можно, например, интегрировать несколько разных сервисов на единой платформе, расширить возможности ПО за счет управления через API (программный интерфейс приложения).

Например, инжиниринговая компания может использовать сервер с предустановленным 1С, чтобы запустить управленческий и бухгалтерский учет в разных филиалах без затрат на локальные серверы.

IaaS (Infrastructure as a Service) — аренда вычислительных ресурсов: серверов, хранилищ, сетей. Эта модель подходит компаниям покрупнее и, которые, например, работают по государственным заказам. В этом случае требуется высокая надежность и резервирование, а также соответствие стандартам безопасности. IaaS позволит, например, арендовать облако в соответствии с ФЗ-152 для размещения данных о госконтрактах, чертежах и сметах, а при необходимости обеспечить виртуализацию рабочих мест для распределенных команд и даже разместить собственную ERP-систему.

В сфере малого и среднего предпринимательства в строительной индустрии часто работает комбинация всех трех моделей. Например, для бухгалтерии, расчета смет и ведения документооборота удобно использовать облачную 1С: не нужно устанавливать программы на каждый компьютер, всё работает через браузер, и доступ есть даже с планшета или телефона. Для хранения проектной документации, актов и чертежей подойдет облачное хранилище — с разграничением доступа для сотрудников, чтобы каждый видел только то, что ему нужно.

Если на объекте установлены камеры видеонаблюдения, их данные можно сохранять в облаке — так не придется покупать и обслуживать собственные серверы. Сюда же можно перенести резервные копии или разместить сайт компании.

У небольших строительных и проектных компаний — бригад, ИП, архитектурных бюро — общая проблема: большая часть процессов держится на одном человеке. Руководитель одновременно ведет заказы, закупки, переписку с заказчиками и курирует задачи. Издержки при этом невидимы, но ощутимы: документы теряются, дедлайны срываются, по некоторым заказам не удается получить оплату. Вот примеры распространенных ошибок:

Небольшие команды могут начать путь цифровизации с базовой автоматизации — подключают SaaS-сервисы, которые не требуют установки, работают в браузере по цене нескольких чашек кофе в месяц.

Например, готовое решение «1С» в облаке позволяет вести бухгалтерию и отправлять отчетность без участия бухгалтера, а «Битрикс24» — не терять клиентов и заказы. С помощью облачного хранилища вроде Nextcloud можно работать с документами, сметами и чертежами в одной среде. А внедрение электронного документооборота позволит подписывать договоры дистанционно.

Благодаря этим инструментам бизнес продолжает работать, даже если руководитель уехал на объект или оказался без ноутбука. Всё, что нужно — интернет и телефон. Даже такая базовая автоматизация сокращает издержки на 30-50%.

Помимо базовых инструментов можно внедрять в бизнес-процессы готовые SaaS-решения для строителей, такие как 1С:ERP или Stworka. Например, ERP-система Stworka цифровизировала более 5 тысяч компаний в облаке Рег.ру — платформа упрощает небольшим бригадам и архитектурным бюро заполнение смет, ведение учета, контроль задач.

Компания из более чем 50 сотрудников уже не может управляться вручную: появляются разные участки, отделы снабжения, бухгалтерия, инженерный отдел. У каждого на начальном этапе, как правило, своя система учета, документы дублируются, закупки задерживаются, а данные передаются по личной почте или в Excel.

У таких компаний уже может быть офис, бухгалтерия, несколько менеджеров, разные подрядчики и параллельная работа на объектах. Но информация разрозненная: сметы в одном файле, договоры в другом, статусы согласования теряются между письмами и звонками. Один объект ждет подписания акта, другой — материалов, третий простаивает, потому что менеджер не передал данные прорабу.

При этом разворачивать полноценную ERP или BIM-систему нет смысла — масштаб задач не позволяет, но объединить ключевые процессы в единую систему нужно. Альтернатива — облачные серверы с предустановленными приложениями, которые можно адаптировать под свои процессы. Они позволяют объединить бухгалтерию, снабжение, прорабов и менеджеров в одном цифровом пространстве. Владелец бизнеса и руководитель видят общую картину, сотрудники — только то, что им нужно, а документы всегда под рукой. Достаточно подключить облачную 1С, интегрировать ее с CRM и использовать облачное хранилище с разграничением доступа.

Так, например, можно арендовать сервер с уже установленной системой управления базами данных и разместить на нем CRM. Если необходимо централизованное хранилище для всей проектной документации — можно арендовать еще один сервер с предустановленным Nextcloud, установить 1С:Бухгалтерию или складской учет, чтобы связать финансовый и операционный контур. Если потребуются решения для ведения совместных коммуникаций — дополнительно разместить почту или корпоративный мессенджер.

Такой подход помогает ускорить документооборот, избежать потерь и дублирования, обеспечить контроль за объектами и упростить масштабирование бизнеса. Важно, что это можно делать поэтапно, без остановки процессов — начать с финансов, потом подключить управление проектами и документооборот.

Цифровизация — практичный инструмент управления. Начинать ее нужно не с самых продвинутых решений, а с самой болезненной точки.

Постепенно подключайте остальные этапы. Постепенно расширяйте цифровую экосистему, интегрируя ERP, BI и другие инструменты.

Читайте еще: