Способ автоматизации отчётов в бизнесе, о котором ещё не знают ваши конкуренты

Отчёты помогают руководителю компании принимать взвешенные решения по распределению финансов. Вместе с тем у каждого предпринимателя есть много других срочных дел. Например, работа с поставщиками и персоналом, подписание нового контракта, поездка на производство. Это отвлекает, поэтому иногда доходы и расходы учитываются не слишком внимательно. Так бизнес может уйти в минус или даже обанкротиться. Проблема ведения отчётности возникает и у новичков, и у опытных бизнесменов. Опыт пандемии показал, что предприниматели должны быть готовы ко всему. Начать стоит с базового – с внимательного ведения и анализа отчётов. В этой статье вы узнаете, как современные технологии помогают предпринимателям упростить и ускорить этот процесс без потери качества.

В каждом бизнесе есть микропроцессы. Это важные процессы в компании, которые по отдельности занимают мало времени, но таких процессов много. Они связаны с бумагами, обработкой и оформлением информации. К ним относятся ежедневные отчёты, оплата счетов, заказ пропусков и другие операции внутри компании. Некоторые из микропроцессов разбиты на этапы, в которых задействованы разные сотрудники. У работников много обязанностей, поэтому зачастую процесс происходит не так быстро. Иногда сотрудник вообще забывает что-то сделать, и это человеческий фактор. Чем больше компания, тем дольше могут протекать в ней микропроцессы. Но это не значит, что в малом бизнесе они завершаются быстрее – из-за многозадачности в работе руководители могут что-то упускать. «Компания же маленькая, что с ней будет?». Такие мысли и ведут бизнес к затруднительному финансовому положению.

Рассмотрим подробнее такой бизнес-процесс, как ежедневный отчёт об итогах смены в сфере обслуживания. Сначала работник отправляет информацию по результатам смены менеджеру, а тот уже доносит её до директора. Во многих салонах красоты администраторы заполняют ежедневную отчётную таблицу вручную, например, в Excel. Некоторые небольшие рестораны и салоны красоты присылают отчёт вообще в виде текста в WhatsApp. Для этого сотруднику нужно каждый раз искать в переписке форму отчёта, копировать её, редактировать цифры. Это очень неудобно и для менеджера, и для директора. Данные нужно куда-то сохранять или искать их в переписке в случае надобности.

Очевидно, что WhatsApp разработан для личного общения и не предназначен для обмена отчётами. Вроде бы для этой цели должен подойти Excel, но нет. В отчётную таблицу администратор записывает оказанные за день услуги и их стоимость, клиентов и задействованных мастеров, также заполняет статьи расходов: указывает, кто брал деньги, в каком размере и зачем, с подписями выдававшего и получившего. Администраторы каждый день выполняют одни и те же действия, которые отнимают время и, возможно, точность – копируют и заполняют шаблоны. Из-за такой мелочи компания может потерять деньги, потому что такие трудоёмкие действия ухудшают результат.

Современные технологии упрощают микропроцессы. Теперь проблемы с автоматизацией решают боты. Это такие виртуальные помощники, обладающие искусственным интеллектом и решающие вопросы пользователей. Чат-боты в Telegram информируют и продают. В Facebook их используют для рассылок и автоответов. Во ВКонтакте боты автоматизируют ответы на частые вопросы и повышают вовлечённость в коммуникацию. Видите, какие разные и важные функции они выполняют, высвобождая время сотрудника на более глобальные процессы!

Боты, которые автоматизируют и упрощают бизнес-процессы компании, есть, к примеру, у amo. Это корпоративный мессенджер со встроенным конструктором для создания таких ботов. В нём можно в переписке решать вопросы с коллегами и, например, быстро согласовывать пропуска сотрудникам.

Боты amo, как личные секретари, уведомляют обо всех этапах любого процесса, присваивают им статус и фиксируют информацию в системе. Если салон красоты перейдет на такую отчётность, то это ускорит работу администратора и поможет бизнесу не терять деньги. Некоторые алгоритмы автоматизации в amo уже созданы. Например, на оплату счета. Также любой сценарий можно создать самому через конструктор. Для этого не понадобится помощь программиста.

Как же автоматизировать ежедневные отчёты через amo? Для начала в настройках мессенджера создаём нового бота. Ему нужно задать статусы отчёта, которые помогут понять, на каком этапе находится процесс. Например, “Отчёт создан” и “Отправлено директору”. Пользователь задает поля, куда будут записаны и сохранены все данные из отчёта. Потом из этих полей собирается форма отчёта и затем закладываются дополнительные вопросы, указываются получатели. Работник, который делает отчёт в такой автоматизированной заявке, обязан будет заполнить всё и ответить на дополнительные вопросы. Ответы зафиксирует система. Просмотренные и неактуальные отчеты руководитель отправляет в архив. При необходимости к ним можно будет вернуться, отфильтровать их, найти нужную информацию. Вот так на примере amo боты-секретари помогают автоматизировать процесс отчётов.

Сложно поспорить с тем, что боты ускорили и упростили процесс обмена информацией в компании. Обрабатывая простые заявки, они помогают сотрудникам сконцентрироваться на более сложных задачах. За счёт этого микропроцессы в компании становятся эффективными. Предприниматели, которые используют ботов для автоматизации бизнес-процессов, находят нужные отчёты в 3 раза быстрее, а сотрудники отправляют информацию в 2 раза быстрее. Теперь перейдем к более масштабным исследованиям. По данным Business Insider, рынок чат-ботов ждёт ускорение среднегодового темпа роста на треть, из-за чего объём рынка вырастет с 2,6 млрд долларов в 2019 году до 9,4 млрд долларов к 2024 году. Вместе с тем, согласно отчёту Juniper, прогнозируется, что чат-боты помогут сэкономить более 8 млрд долларов к 2022 году. Статистика говорит только о стремительном росте и актуальности этой технологии.

Вы уже автоматизировали отчётность в вашей компании? Или ещё размышляете об этом?