5 признаков, что ваша система устарела — и как выбрать новую CRM

CRM-система должна быть помощником в продажах, автоматизации и аналитике, а не источником боли и хаоса. Но что если она уже не справляется? Детально разбираю, по каким признакам понять, что CRM устарела, и как выбрать новую, которая не тормозит бизнес, а помогает ему расти.

Привет, на связи Антон Карцев, основатель AlarmCRM и автор телеграм канала про IT-решения для бизнеса и HR. Наша команда внедряет методологию и решения, которые повышают конверсию и улучшают взаимодействие с клиентами для отделов продаж и HR-департаментов.

Эта статья написана на основе моего собственного опыта и опыта наших клиентов. Мы сотрудничаем более чем с 20 вендорами, решения которых внедряем своим клиентам. Эта статья будет полезна как для IT-специалистов, так и для руководителей, менеджеров и рядовых сотрудников, которые используют различные IT-решения в повседневной работе.

Когда мы говорим: «Выбираем CRM», у большинства в голове всплывает стандарт:

— чтобы не тормозила,
— чтобы была красивая,
— чтобы не надоело через месяц.

Но если быть честными, выбор новой CRM — это не про галочки в чек-листе. Это целая система, и подход к ней — всегда индивидуальный.

Потому что у всех задачи — разные. У кого-то:

А кто-то просто устал раз в день перезапускать зависшую CRM и хочет «просто, но чтобы работало».

И это всё — разные CRM, разные настройки, разная логика.

Если ты меняешь старую систему — важно понять не просто «что не так», а «чего тебе реально не хватает».
Старая CRM тормозит не потому, что она «плохая», а потому что:

В таком случае новая система должна быть не просто красивее и быстрее, а соответствовать:

С выбором новой CRM разобрались, а вот как понять, точно ли нужна новая и по каким признакам это можно заметить?

Раньше это можно было не замечать — система «как-то работала». Но в условиях нестабильности, высокой ключевой ставки, риска рецессии и снижения потребительского спроса — вылезает всё лишнее и неэффективное.

Когда бизнес сжимается, становится особенно важно опираться не на «старую привычную схему», а на прозрачные, управляемые процессы, которые работают точно и без сбоев.

Так и здесь: пока всё росло, можно было закрывать глаза на хаос в CRM, на баги, дубли лидов, потерянные задачи и ручные таблицы. Но сейчас каждая упущенная заявка и непрозрачная воронка — это прямые потери.

Частая ситуация: Компания выросла, появились новые отделы, процессы усложнились, а CRM осталась той же, что и «на старте».

Как с яхтой: время от времени её нужно чистить и обновлять, чтобы продолжать движение вперёд.

CRM — это как раз тот самый корпус яхты, который либо помогает плыть, либо тащит на дно.

Если у вас есть ощущение, что CRM «больше мешает, чем помогает» — значит, время навести порядок.

Что делать:

Выбирайте CRM с гибкой настройкой под рост: воронки, кастомные поля, интеграции, сквозная аналитика. Проверьте, поддерживает ли она работу с несколькими отделами и типами сделок.

Рассказываю как мы внедрили amoCRM и оптимизировали HR-процессы для аутсорсинговой компании. У ребят в ЭГ-Стафф тоже когда-то был полный бардак.

Представьте: менеджеры вели учет кандидатов и сотрудников в гугл-таблицах. Конечно, информация терялась, все путались, а качество работы страдало. Заявки на подбор приходили эйчарам в личные WhatsApp – полный хаос.

Оценить, кто как работает, было просто невозможно. Да и с соискателями общались тоже в личных сообщениях. Никакого контроля качества, никакой оценки эффективности подбора.

Но потом мы внедрили amoCRM и все закрутилось. Автоматизация, BPM-платформа Sensei, чат-боты, аналитика.

Если продавцы продолжают вести клиентов в Excel-таблице, Telegram или на стикерах — это явный признак того, что ваша CRM-система либо неэффективна, либо она настолько сложная и глючная, что проще без неё.

Скорее всего, она просто не интегрирована в реальные рабочие процессы вашей команды. Это как пытаться забить гвоздь микроскопом – инструмент есть, а толку никакого.

Многие компании выбирают CRM, ориентируясь на красивый интерфейс и наличие мобильного приложения. Да, это важно: система должна быть логичной, быстрой, интуитивной. Да, возможность работать с телефона — плюс.

Но это не главное.

Можно внедрить самую удобную систему, и она всё равно «не взлетит», если сотрудники не понимают, как и зачем ей пользоваться.

Если вы каждый день:

— то вы живёте в доавтоматическую эпоху.

Потеря времени = потеря прибыли.

Представим картину: Таня, собственница бутика, вела продажи через CRM, но счета выставлялись отдельно в банке, рассылки — в сервисе e-mail, звонки — через IP-телефонию без интеграции. Ушло 4 часа в день только на соединить всё.

Что делать: Хорошая CRM = центр управления бизнесом. В ней должны быть автоматизации, напоминания, интеграции с банками, мессенджерами, 1С, маркетплейсами. Иначе — это не CRM, а заметочник на стероидах.

История из опыта: как мы наводили порядок в HR-хаосе с помощью SenseiК нам обратились ребята из ЭГ-Стафф — это аутсорсинговая компания, которая подбирает персонал для бизнеса. Работы у них — завались: ежедневно десятки откликов, заявки на подбор, куча людей, с кем нужно быстро связаться, ничего не потерять и вовремя отчитаться клиенту.

Половина откликов терялась просто потому, что не успевали их внести. А новички в команде неделями въезжали в процессы.

Результаты — как на ладони:

Какой вывод могу сделать? Автоматизация с Sensei — это не просто «технологии ради технологий».

Это про то, чтобы люди не выгорали на рутине, а фокусировались на ключевом — общении, качестве, результате.

Сколько стоит лид? Где теряются клиенты? Кто из менеджеров реально продаёт? Если CRM не даёт ответов — вы рулите вслепую.

Рассказываю историю о том, как мы перенесли все коммуникационные процессы Wazzup из одной системы в другую и настроили новые механики, после чего конверсия из заявки в партнерство выросла до 99%.

Старая CRM-система не позволяла анализировать данные, а документы терялись. Wazzup перешел на amoCRM, чтобы наладить работу с партнерами: собрать всю информацию в одном месте, сегментировать базу партнеров, следить за заполнением данных и оценить эффективность работы менеджеров.

Настроили amoCRM: теперь легко анализируют партнеров, автоматически контролируют оплаты. Результат: почти все заявки превращаются в сделки (99%), за месяц нашли 63 новых партнёра!

Что делать:
CRM должна показывать путь клиента от клика до сделки. Плюс — собирать данные из рекламы, отслеживать конверсии, считать воронки и показывать эффективность каждого сотрудника.

Тут просто: если у вас зависла система, а ответ от поддержки приходит через неделю — вы не в партнёрстве, вы в заложниках.

Пример:

Компания из e-commerce. CRM зависла на «чёрной пятнице». Клиенты в очереди, заказы идут — а ничего не работает. Поддержка молчит. Потери — более 500 тыс. руб.

CRM зависла на «чёрной пятнице». Клиенты в очереди, заказы идут — а ничего не работает. Поддержка молчит. Потери — более 500 тыс. руб.

Что делать:

Работайте через интегратора. Хороший интегратор — это не просто «тот, кто настроил CRM», а ваша операционная страховка.

Почему это важно:

И да, у вас должен быть реальный человек на связи, а не бот в чате с фразами «передано в работу».

Вот чек-лист, который поможет выбрать CRM-систему</b>, которая будет не просто работать, а работать на вас:

✅ Правильный подрядчик
✅Удобный интерфейс (проверьте демо, дайте команде протестировать)
✅ Интеграции с сайтами, маркетплейсами, банками, рекламой
✅ Автоматизация задач и действий
✅ Сквозная аналитика и отчёты
✅ Гибкие настройки воронок и полей
✅ Быстрая поддержка (желательно — живая)
✅ Мобильная версия
✅ Возможность масштабирования

Не существует идеальной CRM. Существует та, которая работает под ваш бизнес, задачи и команду.

Вы продаёте через блог?
— вам нужна простая и быстрая CRM, которая дружит с Telegram и мессенджерами.

Вы работаете на маркетплейсах?
— ищите ту, что интегрируется с Ozon и Wildberries.

У вас услуга с несколькими этапами согласований?
— нужна система с гибкими воронками и автоматическими напоминаниями.

Давайте общаться!

Напишите в комментариях, какая самая бесполезная функция в вашей текущей CRM?