Популярное
Свежее
Моя лента
Сообщения
Рейтинг
Курсы
Темы
Маркетинг
Сервисы
AI
Личный опыт
Деньги
Инвестиции
Право
Карьера
Путешествия
Крипто
Показать все
vc.ru
О проекте
Правила
Реклама
Приложения
Рег.ру
Сервисы

Как компании правильно настроить работу с электронной почтой в 2025 году: 5 советов

Практика использования электронной почты трансформируется: компании переходят на доменную почту и внедряют автоматизацию, персонализацию и интеграцию с мессенджерами. Как сегодня учитывать новые тренды, ИИ-сервисы и повышенные требования к защите данных — разбираем ключевые изменения и как к ним адаптироваться предпринимателям.

Как компании правильно настроить работу с электронной почтой в 2025 году: 5 советов

Бизнес-коммуникации продолжают стремительно меняться: автоматизация рассылок, персонализация контента и интеграция с ИИ уже стали новым стандартом. Новые изменения появляются и в законодательстве. Так, с 30 мая 2025 года повышается ответственность за несоблюдение требований к обработке персональных данных: увеличиваются штрафы за утечки персональных данных, а также за нарушения, связанные с их обработкой и передачей. Новые правила напрямую влияют и на email-маркетинг — теперь компаниям придется обеспечивать безопасность данных на всех этапах: от сбора адресов до хранения переписки.

Кроме того, обсуждается введение нового запрета авторизации уже зарегистрированных пользователей на российских сайтах через иностранные email-адреса. Если эти меры будут приняты, то не только пользователям, но и компаниям придется пересмотреть методы авторизации на собственных веб-ресурсах. А также задуматься о необходимости перехода на российские почтовые сервисы в случае использования электронной почты в не российских доменных зонах, так как возможные изменения могут отразиться и на бизнесе.

В статье рассказываем, что уже сегодня следует предпринять компаниям, чтобы соответствовать новым требованиям, и какие новые технологии и цифровые сервисы могут помочь в этом.

Содержание:

Автоматизация и персонализация почты: от простых рассылок к интеллектуальным коммуникациям

Несмотря на активное развитие мессенджеров и социальных сетей, электронная почта остается одним из ключевых инструментов бизнес-коммуникации. Однако современный мир требует от компаний не просто отправлять письма, а создавать целевые, персонализированные и автоматизированные сообщения, которые смогут привлекать, удерживать и растить лояльность аудитории.

Традиционные массовые рассылки, когда одно и то же письмо отправлялось тысячам подписчиков, постепенно уходят в прошлое. Сегодня клиенты ждут персонализированного подхода, когда каждое письмо учитывает их интересы, поведение и предпочтения. Хорошо спланированные, персонализированные, сегментированные рассылки обеспечивают на 30% более высокую открываемость и на 50% более высокую кликабельность.

Автоматизация позволяет разделить аудиторию на сегменты и создавать контент, который будет релевантен каждому получателю. И это не просто экономия времени, а возможность сделать коммуникацию более точной и эффективной. С помощью современных инструментов, например email-маркетинговых платформ вроде MailChimp, Sendsay и других, можно настроить:

  • Триггерные кампании — отправка писем в ответ на действия пользователя: подписка, оформление заказа, заброшенная корзина. Например, если клиент добавил товар в корзину, но не совершил покупку. Автоматическая рассылка с напоминанием и специальным предложением может повысить шансы на конверсию.
  • Динамическое содержимое — автоматическая подстановка информации, зависящей от данных о клиенте: имя, история покупок, геолокация.
  • Рассылки по таймингу — отправка писем в момент, когда клиент наиболее активен.

В дополнение к этому, если внедрить персонализацию, то письмо можно сделать более релевантными. Вот несколько правил, как это настроить:

  • Используйте данные о клиентах: анализ поведения, предпочтений и истории взаимодействий позволяют создавать контент, который будет действительно интересен аудитории. К примеру, клиенту, который регулярно покупает электронику, отправляется письмо с рекомендациями новых моделей или акций.
  • Обращайтесь по имени: простое обращение по имени делает письмо менее формальным и более доверительным.
  • Предлагайте эксклюзивные предложения: скидки, промокоды или специальные предложения, основанные на интересах пользователя, увеличивают шансы на конверсию.

Для того чтобы перейти от простых рассылок к интеллектуальным коммуникациям, важно провести анализ и сегментацию клиентов, настроить триггеры и динамическое содержимое. При этом нужно помнить, что каждое письмо должно отвечать на запросы и интересы получателя — не перегружайте клиентов письмами, но и не забывайте о них. А также постоянно проверяйте эффективность email-кампаний и корректируйте подходы.

Омниканальность в почте — интеграции с мессенджерами, соцсетями и другими приложениями для быстрого управления бизнес-процессами

Несмотря на удобство и популярность электронной почты, в условиях быстро меняющегося и ускоряющегося мира следует подключать резервные каналы коммуникации, особенно когда речь идет о взаимодействии с клиентами. Перебои с почтой или другими онлайн-службами, технические сбои, блокировки сервисов — одни из самых частых случаев, при которых клиенты могут остаться без важных уведомлений, а бизнес — понести репутационные и финансовые потери.

К тому же клиенты, взаимодействующие с компанией через разные средства связи, приносят на 70% больше прибыли по сравнению с пользователями, предпочитающими единственный канал коммуникации.

Вот какие резервные каналы коммуникации можно подключить:

  • Чат-боты — не просто помогают с уведомлениями, но и позволяют сделать полноценный личный кабинет, чтобы проверять заказы, оплачивать услуги и обращаться в службу поддержки. Их можно быстро настроить и запустить в мессенджерах и соцсетях. Чат-боты существенно снимают нагрузку на сотрудников, увеличивают продажи и повышают лояльность.
  • СМС-рассылки — быстрый и надежный способ для срочных сообщений: они приходят пользователю даже без интернета и мгновенно доносят важную информацию. Главное — заранее собрать номера клиентов и подключить сервис отправки сообщений.
  • Push-уведомления в мобильном приложении и дублирование информации в соцсетях помогут донести сообщение, если другие каналы коммуникации не сработают. Они помогут увеличить повторные покупки и сработать для отправки важной информации, если другие сервисы дадут сбой.

Важно не просто настроить эти каналы, а своевременно проверять их функциональность и регулярно улучшать для облегчения работы с пользователями.

AI-ассистенты для помощи и аналитики в электронной почте

Помимо стандартных систем автоматизации и функций фильтрации спама и сортировки входящих писем, которые обычно настраиваются во многих почтовых сервисах, к электронной почте можно подключить и различные AI-сервисы. Искусственный интеллект уже сегодня помогает анализировать содержание писем, готовить черновики ответов и расставлять приоритеты для понимания, на какие письма нужно ответить срочно.

Основное преимущество использования нейросетей в онлайн-коммуникациях состоит в сокращении высокого уровня информационного шума. Сегодня пользователи в среднем получают более 100 писем в день, и их объем продолжает только расти. В таком потоке можно запросто пропустить важное сообщение или упустить срочную задачу. А с учетом того, что в прошлом году компании стали в 3,5 раза чаще получать вредоносные письма со спамом или фишингом, этот поток только увеличивается. Искусственный интеллект позволяет быстро навести порядок и настроить персонализированное управление почтой.

С чем может помочь AI-ассистент:

  • Умная сортировка писем — нейросети могут проанализировать множество параметров одновременно: содержание письма, его частоту, ключевые слова и эмоциональную тональность текста.
  • Генерация ответов — в некоторые почтовые сервисы уже внедрен искусственный ответ, который предлагает фразы в реальном времени. AI анализирует контекст и стиль общения.
  • Автоматические напоминания — AI-инструменты помогут автоматически извлекать даты, задачи и имена отправителей и формировать уведомление пользователю, например, с напоминанием ответить на письмо в нужное время по конкретной теме.
  • Аналитика содержания писем — искусственный интеллект может распознать смысл писем. Это помогает пользователю быстрее находить нужные цепочки сообщений, документы и другие вложения, договоренности.

Некоторые почтовые сервисы уже внедряют нейросети в работу почтовых сервисов. И уже в скором времени AI-функции станут новой базовой нормой, а работать с почтой можно будет быстрее и продуктивнее.

Доменная почта: повышение доверия клиентов и улучшение безопасности корпоративной переписки

Еще совсем недавно электронная почта в бизнес-среде воспринималась как вспомогательный канал связи. И многие предприниматели использовали личные почтовые ящики на бесплатных сервисах вроде Gmail, Mail или Yahoo. Это казалось удобным вариантом, так как не требовало дополнительных настроек, оплаты и администрирования почтового сервера. В лучшем случае компании создавали ящики с названием компании в имени пользователя, например kompaniya@mail.ru.

Однако сегодня всё больше компаний переходят на почту с собственным доменом. И для этого есть несколько причин:

  • Собственная доменная почта усиливает доверие со стороны клиентов и партнеров: она содержит необходимые цифровые подписи, реже попадает в спам, а письма с брендовых адресов повышают лояльность аудитории.
  • Управление почтовыми ящиками проще: есть возможность настройки централизованного доступа, резервного копирования, управления историей переписки и настройками безопасности.
  • Доменная почта масштабируется вместе с бизнесом: можно быстро подключать новые ящики, распределять роли и интегрировать почту с CRM и другими сервисами.
  • Корпоративная доменная почта лучше защищена, чем личные аккаунты в бесплатных сервисах: в ней настроено обязательное шифрование, двухфакторная аутентификация и профессиональная антиспам-система.
  • Соответствие законодательным требованиям: данные хранятся на территории России, а не на зарубежных серверах.

Так, за прошедший год почтовыми услугами Рег.ру воспользовались в два раза больше, чем годом ранее. Чаще всего предприниматели регистрируют до 100 ящиков на организацию, а антиспам-защиту регулярно подключает четверть пользователей.

Как подключить доменную почту:

  • Выберите хостинг — можно создать почту на той же платформе, где у вас размещен сайт. О том, что следует учесть при выборе хостинг-провайдера, рассказывали в этой статье.
  • Настройте ящики — это занимает несколько минут и не требует сложных технических знаний.
  • Перенесите старые письма — многие провайдеры поддерживают автоматический импорт из других почтовых сервисов.

Корпоративную доменную почту можно зарегистрировать у разных провайдеров. Однако следует учесть, что у некоторых почтовых сервисов оплата берется за каждый ящик отдельно. А, к примеру, в Рег.ру тарифицируются только общие ресурсы с пакетами лимитов мощностей и активных почтовых ящиков.

Новые изменения в законодательстве и как они касаются почты

С учетом новых законодательных изменений о персональных данных сейчас компании обязуются не только хранить данные клиентов в России, но и серьезно заниматься их защитой. Поэтому бизнесу важно обеспечить надежное хранение информации, использовать безопасные каналы связи и внедрять проверенные цифровые решения. С этой целью важно предусмотреть хотя бы несколько довольно простых мер при работе с электронной почтой:

  • Используйте шифрование почты — это как надежный сейф для информации. Современные системы кодирования не позволят посторонним лицам получить доступ к данным, даже если они по какой-либо причине попадут в чужие руки.
  • Настройте многоуровневую защиту для корпоративной почты сотрудников. Можно настроить двухэтапную проверку при входе: код из СМС/ТОТР и пароль.

Что еще можно сделать:

  • Ограничить права сотрудников в настройках почтового сервиса — настройте запрет на автоматическую пересылку писем на личные ящики.
  • Провести обучение для сотрудников и предоставить четкие инструкции по работе с клиентскими данными в почте. Базовое правило: не указывайте полные ФИО и другие персональные данные в теме и теле письма.

Кроме того, с 1 января 2025 года в России вступили в силу новые поправки, касающиеся запрета регистрации пользователей на российских сайтах с помощью зарубежной электронной почты, типа Gmail, Yahoo и других платформ. Нововведения затрагивают только новые регистрации на веб-ресурсах, однако сейчас начали обсуждаться требования и к текущим регистрациям. Эти меры напрямую пока не влияют на использование электронной почты в бизнес-коммуникациях, однако вызывают повод задуматься о переносе электронной почты в российские почтовые сервисы и национальные доменные зоны .ru и .рф.

А на сайте компании уже сейчас следует предусмотреть ряд важных мер. Клиентам и пользователям важно предложить альтернативные методы авторизации, чтобы можно было заходить на веб-ресурс разными способами на выбор. Чтобы не потерять аудиторию, предложите новые способы входа и ограничьте возможность авторизации через зарубежную почту. Если на вашем сайте еще нет такой опции, добавьте вход через:

  • российскую почту в зоне .ru и .рф;
  • номер телефона;
  • регистрацию через «Госуслуги» или другие доверенные сервисы.

Чтобы подготовить пользователей к изменениям, можно разместить на сайте заметные баннеры о новых вариантах входа, либо отправить email-рассылку или push-уведомления о новых возможностях. Также важно подготовить инструкцию о том, как пользователь сможет восстановить свой аккаунт, если раньше авторизовался на веб-ресурсе через иностранную почту.

Коротко о главном

Электронная почта с каждым днем становится ключевым элементом функционирования бизнеса. И уже в 2025 году компаниям необходимо быстро адаптироваться к возможным изменениям и внедрять хотя бы базовые меры: переходить на российские сервисы и укреплять защиту данных. Для предпринимателей это означает конкретные шаги: регистрацию корпоративной почты, настройку альтернативных каналов связи и обучение сотрудников. Эти изменения — не просто формальность, а реальная возможность сделать бизнес-процессы эффективнее, а коммуникации — безопаснее.

Читать еще:

1
Начать дискуссию