Как Битрикс24 помог спасти королевство от хаоса

Представьте себе замок. Средневековый и сказочный: с рыцарями, магами, пирами и пожарами в башнях. А теперь вообразите, что в те времена уже существовали цифровые технологии, и все дела замка можно автоматизировать — задачи, налоги и патрули. И в этой статье мы расскажем, как Битрикс24 мог бы помочь навести порядок в делах королевских.

Статья написана при экспертной поддержке рыцаря образовательного стола (руководитель образовательного направления) Битрикс24 Михаила Беляева.

Чины в замке ничем не отличаются от современной корпоративной иерархии.

Однажды в королевстве случился казус. Гонец с донесением о сломанном портале на востоке королевства прибыл слишком поздно, и чудовища из другого измерения уже дошли до деревень. Пир по случаю рождения королевского наследника сорвался, рыцари не смогли вовремя выехать из-за нехватки обмундирования, а маги продолжали спорить, кто должен был следить за магической энергией портала.

Король в гневе метнул кубок в камин и воскликнул: «Хватит!» Так в замке появился Битрикс24 — волшебный артефакт, способный превратить беспорядок в порядок.

Первый шаг к порядку — зафиксировать, кто кому подчиняется. В Битрикс24 для этого есть инструмент под названием Организационная структура. Это визуальная карта всего королевства, где наглядно видно, кто за что отвечает, кто может ставить задачи, а кто только их выполнять.

На вершине, конечно же, Король. Под ним ветви власти: Казначей, Командир, Магистр магов, Глашатай, Шут. У каждого из них свои отряды, чародеи, писцы, сборщики налогов и интенданты. Все вписаны в иерархию. Если где-то случается инцидент — достаточно одного взгляда в карту, чтобы понять, кого посадить на кол.

После внедрения Битрикс24 у каждого в замке было чем заняться, ведь все пользовались инструментом «Задачи», который позволяет ставить конкретную цель, назначать ответственных, контролировать сроки, отслеживать прогресс и собирать историю выполнения. Подходит как для единичных заданий, так и для проектной работы с чек-листами, шаблонами и автоматизацией.

Все переговоры шли через Живую ленту (единый корпоративный поток новостей, где отображаются все важные события, объявления и действия сотрудников в режиме реального времени), а все совещания — через Видеозвонки. Нужда бегать из башни в башню и посылать гонцов отпала сама собой.

А еще каждый теперь знал: если задача не поставлена — её не существует. Если поставлена — значит будет сделана. А если забыта, то это точно не про Битрикс24.

Командир рыцарей по утрам не пил мёд и не слушал баллады, а садился перед доской задач — огромным светящимся артефактом, где отражались подвиги и провинности каждого бойца.

— Рыцарь Горан, — прищурился он однажды, — почему в поле задачи значится «вышел в дозор», а в комментариях — «ушёл в медитацию»?

Ведь доска эта всю правду о делах рыцарей показывала:

Командир видел всё — без нужды бегать по палатам и расспрашивать оруженосцев. А ещё система шептала сама:

Каждый месяц, в полнолуние, казначей спускался в подземелье, где под тусклыми факелами, хранились сундуки с золотом, книги сборов и волшебные весы учёта.

Но как-то раз сборщики дани из Восточного тракта пропали, и организаторам пира не хватило даже на бочку пива. Король загрустил, а казначей поклялся: «Больше золотые не потеряем. Будет порядок. Иначе на кол сам сяду».

Так он завёл Смарт-процесс (гибкий конструктор процессов, где каждое направление работает по своим правилам, но внутри общей системы), который назвал налоговая книга королевства, в котором:

С тех пор монеты текли ровно, как река после дождя. Продали доспехи — в казне зазвенело. Закупили вино — расход зафиксировался. Всё прозрачно, каждое движение под контролем.

Даже гномы в подвалах одобряли. Ведь теперь и склады считались автоматически: сколько стрел, сколько зерна, сколько пороха. Если где-то стало пустовато, система сама ставила задачу снабженцу.

А в замке шептали, что казначей стал спать спокойно. Ведь у него был Битрикс24 — не магия, но работает, как по волшебству.

В замке наступило смутное время. Король раздавал поручения на совете, но все понимали их по-своему. Один слышал «сделать срочно», другой — «если останется время», а третий и вовсе забывал, что было велено.

Тогда в замке появился таинственный советник. Его никто не видел, но все знали, что он рядом. Его звали CoPilot, и его создали маги далёкого Цифрового Ордена.

Советник не ел, не спал и не требовал вознаграждения. Но стоило прозвучать туманному указу вроде «пусть кто-нибудь наладит поставки эля», как Copilot оживал. Он сам превращал эту фразу в понятную задачу: назначал ответственного, ставил срок, предлагал чек-лист. В нужный момент он составлял письмо герцогу, собирал резюме заседания Совета или помогал командиру переформулировать приказ, чтобы рыцари все поняли с первого раза.

Маги дивились. Командиры благодарили.

Однажды, на рассвете, когда туман ещё стелился по башням, к королю явился казначей. В руке — свиток с докладом, в глазах — уверенность.

— Собрали, — сказал он, — как никогда много. И дань, и пошлины, и пожертвования. Всё в порядке.

Король кивнул, но на слово не поверил — прекрасно знал, как можно мозги красивыми речами запудрить. Потому подошёл к своему волшебному зеркалу — BI-доске (инструмент визуализации данных из задач, CRM, смарт-процессов и других модулей), что стояла на пьедестале в центре зала.

— Покажи мне правду, — сказал он.

И зеркало отразило всё:

Казначей побледнел, свиток задрожал в руке. И если бы не обещание короля в этот день никого не сажать на кол — история закончилась бы печально.

Волшебное зеркало показывает всё как есть. Не «почти готово», не «вроде бы хорошо», а в цифрах и фактах. Оно разворачивается до мельчайших деталей: сколько задач в работе, кто просрочил, где трат больше, чем планировали, а кто работает без сбоев.

Так в замке и появился новый ритуал: каждое утро король подходил к зеркалу, чтобы увидеть правду. А советники поняли: лучше уж прийти с честным отчётом, чем обманывать Его Величество.

Хорошо управляемое королевство — не то, где все ходят строем, а то, где у каждого ясная роль, понятная задача и доступ к нужным ресурсам. Где решения фиксируются, а не теряются в пересказах и где видно, что работает, а что пора менять.

Битрикс24 не превращает бизнес в сказку. Он просто помогает видеть, договариваться и выполнять. Без суеты, без ручного контроля, без потерянных писем и устных договорённостей.