Как пользоваться почтой, календарем, мессенджером и другими корпоративными сервисами бесплатно 30 дней: простая инструкция
В статье расскажем, как организовать работу команд с помощью VK WorkSpace и протестировать платформу бесплатно.
Привет! На связи команда VK WorkSpace — коммуникационной платформы для бизнеса от VK Tech, которая объединяет в себе сервисы для совместной работы команд. На платформе есть корпоративная почта с календарем, мессенджер с видеоконференциями, задачи, опросы, заметки, доска для идей и облачное хранилище с редактором документов.
VK WorkSpace можно подключить бесплатно на тестовом домене и пользоваться на протяжении месяца. За это время команда оценит удобство платформы и поймет, подходит ли решение. Рассказываем, как это сделать.
Для чего в компаниях используют VK WorkSpace
Во время тестового периода пользователям доступны все функции платформы:
➡ Почта. Безлимитный объем ящика на домене компании. Сотрудники могут отправлять в письмах большие вложения — фото, видео и презентации.
У администратора почтового домена есть дополнительные возможности: блокировать уволившихся сотрудников и создавать общие ящики для рассылок на всю команду. Есть функция ограничения исходящих писем, чтобы сотрудники не отправили конфиденциальную информацию посторонним.
➡ Календарь. Сервис помогает планировать занятость, назначать встречи и генерировать ссылки на созвоны. В интерфейсе отображается дополнительная информация: место встречи, имя организатора и количество участников. Часто за рабочий день происходит множество событий — чтобы ничего не забыть, в календаре можно настроить уведомления, а необходимые для задачи файлы прикрепить прямо к записи.
➡ Видеоконференции. Система для личных и групповых звонков, а также вебинаров с модерацией до 500 человек. Организатор конференции может собирать участников в зале ожидания и отключать микрофоны слушателей, выдавать права на демонстрацию экрана. Есть функция записи и внутренний чат встречи.
➡ Задачи. Сервис позволяет управлять тасками — в отдельной вкладке платформы или прямо из чатов. В нем удобно назначать дедлайны, отслеживать статус выполнения, получать уведомления, добавлять теги и приоритеты.
➡ Мессенджер. В нем можно обсуждать задачи, планировать встречи и просто делиться мемами с коллегами. Можно создать каналы, личные и групповые чаты. В чатах есть возможность:
- отправлять голосовые сообщения, прикреплять контакты, геометки, фото, видео и файлы до 4 Гб;
- закреплять важные чаты, а неактуальные отправлять в архив;
- обсуждать темы в отдельных ветках под сообщениями, чтобы не отвлекать уведомлениями коллег, не вовлеченных в конкретный вопрос;
- ставить задачу из сообщения или создать ссылку на звонок.
➡ Доска. Интерактивный инструмент с удобными шаблонами и инструментами для редактирования. Помогает организовать совместную работу с идеями и проектами. Есть быстрая миграция из Miro.
➡ Опросы. Сервис сбора обратной связи и тестирования сотрудников. Инструменты для анкетирования, исследования мнений и вовлеченности работников. Можно настроить тип опросов, а результаты посмотреть онлайн или сформировать в отчеты и выгрузить в таблицу.
➡ Заметки. Удобно быстро зафиксировать итоги созвона или составить чек-лист — самостоятельно или вместе с коллегами.
➡ Документы. Редактор для совместной работы онлайн с текстовыми документами, таблицами и презентациями. Есть возможность управлять историей версий и предоставлять доступы коллегам на чтение, редактирование и комментирование файлов. Получится выбрать время, в течение которого настроенные доступы будут активны, а также указать количество скачиваний ссылки.
➡ Диск. Для каждого пользователя доступно до 100 Гб для хранения файлов. Администратор распределяет объем хранилища между пользователями. Есть настройка ограничений на пересылку и скачивание файлов, срок работы ссылок и хранения документов.
Во время тестового периода можно подключить до 50 пользователей.
Как бесплатно пользоваться платформой 30 дней
В этой статье мы подробно рассказываем, как пройти пробный период на тестовом домене. Это удобный вариант, если своего сайта пока нет. Протестировать платформу можно и на собственном домене: для этого нужно подключить свой домен и подтвердить его. Как это сделать, описано в инструкции.
Запустить тестовый период можно без помощи ИТ-специалиста:
Шаг 1. Создание почтового ящика на mail.ru. Для регистрации аккаунта в VK WorkSpace нужно завести почтовый ящик на сервисе mail.ru — это можно сделать по ссылке. Если уже есть личная или корпоративная почта на домене mail.ru, bk.ru, list.ru, inbox.ru или internet.ru — шаг пропускаем.
Шаг 2. Создание тестового проекта на домене bizml.ru. Для этого на сайте платформы нужно нажать «Попробовать», указать название компании и завершить регистрацию. Система автоматически создаст личный кабинет — со всеми функциями и сервисами платформы.
Чтобы протестировать платформу и все сервисы, нужно создать профили хотя бы одного пользователя и администратора.
Шаг 3. Добавление пользователей. Кнопка «Создать» есть во вкладке «Пользователи». В открывшейся форме нужно указать имя и фамилию сотрудника, логин и пароль платформа сгенерирует автоматически.
Шаг 4. Настройка прав доступа. В разделе «Администраторы» нужно нажать кнопку «Добавить», ввести почту пользователя и назначить для него один из трех уровней доступа:
- Владелец — управляет доменом, добавляет и удаляет пользователей, назначает администраторов.
- Администратор — настраивает разделы интерфейса, кроме панели других администраторов.
- Администратор рассылки — видит только пользователей групп, к которым имеет доступ.
Шаг 5. Тестирование сервисов. Чтобы попробовать платформу VK WorkSpace, нужно зайти в личный кабинет под учетной записью сотрудника. Понадобится именно аккаунт созданного пользователя, а не тот, на который был зарегистрирован домен. После авторизации можно приступить к изучению интерфейса и тестированию сервиса.
Сотрудники могут пользоваться сервисами VK WorkSpace с любого устройства через VK Teams. Это защищенное приложение с доступом ко всем возможностям платформы.
Как перейти с тестового режима на постоянный
После завершения тестового периода, то есть через 30 дней, домен bizml.ru блокируется, а через 180 дней — автоматически удаляется.
Чтобы сохранить домен и данные на нем, его нужно перевести из тестового в рабочий. Для этого нужно подключить тариф «Выгодный» в течение бесплатного периода или 180 дней после него.
Как оформить подписку:
- В панели администратора перейти в раздел «Тариф и оплата» → «О плательщике».
- Указать статус — юридическое или физическое лицо. В панели администратора можно изменить статус с физлица на компанию, а вот обратно не получится.
- Ввести данные об организации.
- Перейти в раздел «Тариф и оплата» → «Тариф». Для этого нужно выбрать количество пользователей, срок подключения и провести оплату.
В этом случае тестовый проект перейдет в рабочий с сохранением домена bizml.
Оплатить сервис можно картой или по счёту в личном кабинете.
Подробные инструкции по каждому шагу можно найти в документации платформы.
Расскажите, какими сервисами для работы вы пользуетесь. Удобно ли вам, когда все рабочие инструменты собраны в одном месте?