ГОСТ Р 59999-2025: что важно знать о новом стандарте цифрового документооборота
С 1 декабря 2025 года вступает в силу новый национальный стандарт — ГОСТ Р 59999-2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели». Разбираемся, какие изменения он несет и как их учесть в работе.
Кому пригодится новый ГОСТ
ГОСТ Р 59999-2025 устанавливает требования к цифровым документам, принципам ведения цифрового документооборота и методике его внедрения во всех компаниях, независимо от формы собственности. Его критерии также распространяются на системы управления электронными документами. Поэтому ознакомиться со стандартом полезно не только членам рабочих групп по внедрению цифрового документооборота, но и разработчикам профильного ПО.
Важно: стандарт носит рекомендательный характер. Его применение добровольно и компании могут по своему усмотрению решать, опираться ли им на обозначенные в ГОСТ критерии для организации работы с цифровыми документами (случаи-исключения, для которых его использование обязательно, обозначены в п.3 ст. 26 Федерального закона № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).
Разбор стандарта
1. «Цифровой документ» vs «электронный документ»
Стандарт вводит понятие «цифровой документ» — это документ, изначально созданный в цифровой форме без бумажного оригинала и подписанный электронной подписью.
Авторы ГОСТ ввели такое определение из-за двоякой трактовки использующегося сейчас термина «электронный документ». Под ним может подразумеваться сразу созданный в цифровой форме документ с электронной подписью, а может — скан-копия бумажного оригинала документа.
ГОСТ будет их разделять:
цифровые документы — созданные сразу в электронном виде;
электронные скан-копии — сканы бумажных документов (но их четкого определения стандарт не устанавливает).
Противоречие: определение «цифрового документа», данное в ГОСТ, не совпадает с трактовкой Верховного Суда РФ (Постановление Пленума №57 от 26 декабря 2017 года), где документом в электронным виде признаются оба варианта — и сканы «бумаги», и изначально цифровые.
Отметим, что новый ГОСТ никак не затрагивает действующую практику, когда в компаниях создаются бумажный и электронный подлинники или изготавливается бумажный дубликат электронного.
2. Требования к цифровым документам
Стандарт определяет, что цифровые документы должны обладать юридической силой — свойством подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия. В нем также приведены критерии выбора видов электронной подписи для различных документов.
ГОСТ обозначает структурные элементы цифрового документа (п. 5.2 стандарта). Аналогичные требования ранее уже были разработаны для архивных электронных документов Приказом Росархива №77 от 31 июля 2023 (разбирали его для РБК Pro здесь).
3. Архивы: цифровой vs электронный
На хранение документы должны передаваться в цифровой или электронный архив — это также новые термины, определенные в стандарте.
Цифровой архив — хранилище цифровых документов с долговременным или постоянным сроком хранения.
Электронный архив — хранилище для любых данных (включая сканы), обеспечивающее быстрый поиск и доступ и к цифровым документам, и скан-копиям документов на бумажных носителей.
В решении «Цитрос Архив» от SL Soft уже есть функции как цифрового, так и электронного архива, обеспечивается сохранение юридической значимости документов на всем сроке их хранения, поддержаны процессы архивного делопроизводства:
учет цифровых документов и электронных копий документов, созданных на бумажных носителях;
систематизация цифровых архивных документов в разрезе единиц хранения, классификация и структуризация документов: по номенклатуре дел, по категориям сроков хранения, по фондам и т.д.;
задание сроков хранения в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также фиксация даты отсчета срока хранения;
подготовка, передача, прием и размещение документов на хранение;
управление местами хранения (топографирование);
работа с учетными документами архива;
предоставление доступа и выдача архивных документов, учет их возврата;
усовершенствование подписей электронных документов до архивного формата CAdES-A, обеспечивающего длительное хранение;
поддержка юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока их хранения;
проведение экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения с последующим выделением к уничтожению;
уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Также в «Цитрос Архив» можно организовать хранение документов без функций архивного делопроизводства, тогда будут поддерживаться следующие процессы:
классификация и структуризация документов: по видам, по тематикам, по контрагентам, по типу контента и т.д.;
определение сроков хранения документов;
управление местами физического хранения;
предоставление временного доступа к документам;
усовершенствование подписей электронных документов до архивного формата CAdES-A, обеспечивающего длительное хранение;
поддержка юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока их хранения;
уничтожение документов.
4. Эталонная модель документооборота
Стандарт предлагает унифицированный подход к организации цифрового документооборота, включая:
Эталонную модель, выстроенную из постоянных компонентов (реквизиты, виды электронных подписей, набор метаданных, сроки хранения, направления деятельности, системы документации, документопотоки, форматы файлов, области хранения (электронный или цифровой архив), роли участников процессов);
Переменные компоненты (настройки под конкретную организацию);
Предопределенные модели документных процессов (процедуры и операции, необходимые для документооборота: поступление, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение, рассмотрение, создание, регистрация, согласование, подписание, утверждение, исполнение, ознакомление, отправка, контроль исполнения, помещение на хранение, контроль отсчета срока хранения — эти операции приводят к заполнению необходимых реквизитов и обретению документами юридической силы).
Эталонная модель цифрового документооборота компании, согласно ГОСТ, выступает основой для проектирования и разработки соответствующей корпоративной системы (КСЦД — корпоративной системы цифрового документооборота).
Что делать компаниям
В текущем году активно дополняется законодательство в сфере цифровизации документационного обеспечения и архивного дела. Например, с марта введен обновленный ГОСТ 7.08.2025 по делопроизводству и архивному делу (разбирали его здесь же на VC). В разработке — законопроект о поправках в Федеральный закон «Об информации», который может уточнить статус электронных и цифровых документов.
ГОСТ Р 59999-2025 — это очередной шаг к стандартизации цифрового документооборота, но пока его применение остаётся на усмотрение организаций.
Поскольку стандарт не обязателен к исполнению, немедленных действий от бизнеса не требуется. Однако его можно использовать как ориентир при внедрении или обновлении системы электронного документооборота, создании цифрового архива, при настройке процессов работы с цифровыми документами.
Независимо от решения по новому ГОСТ, рекомендуем обращать внимание на системы, позволяющие гибко настраивать карточки документов, стадии обработки и участников процесса, сроки хранения и т.д. То есть на решения, в которых возможно с минимальным привлечением компаний-разработчиков реализовать все требования изменяющегося законодательства, включая и новый ГОСТ Р 59999-2025.