Как ручной ввод данных крадет время ваших сотрудников и что с этим делать
Сотрудник перепечатывает информацию из одного документа в другой, вбивает цифры в таблицы или ищет актуальные данные в десятках файлов. Знакомо? Это рутинная необходимая работа. И скрытый пожиратель времени, ощутимо снижающий эффективность компании.
Ручной ввод — (почему) это дорого
Подобная работа весьма трудоемкая, она требует значительных ресурсов и времени на выполнение. И кроме того, весьма вероятны ошибки — даже самый внимательный человек может опечататься, пропустить цифру или вписать неверные/неактуальные данные. Исправление отнимает время. Еще одно последствие — выгорание: монотонная работа демотивирует и снижает продуктивность специалистов.
При этом и бизнес, и государственные службы собирают и оперируют все большими объемами информации. Профессионалы в совершенно разных отраслях сталкиваются с общей проблемой — пытаются собрать воедино сведения, статистику, документацию — множество данных, которые нужно использовать в ежедневной работе. Вордовские файлы и таблички, электронные письма, счета и чеки, аудио и видеозаписи, графики и чертежи, показания датчиков и посты в соцсетях, инструкции в pdf и презентации, список можно продолжать еще долго — все это источники, которые требуются различным компаниям для получения информации и ее обработки.
Исследование, проведенное в 2021 году компанией Glean, показало, что работающие американцы тратят в среднем два часа в день — или 25 % рабочей недели — на поиск документов, информации или людей, необходимых им для выполнения своих обязанностей. Аналогичную оценку дали исследователи компании Zapier: 76% респондентов тратят 1-3 часа в день просто на перемещение данных из одной системы в другую. Кроме того, 73% работников тратят 1-3 часа только на попытки найти информацию или конкретный документ.
Профессионалы расходуют свое время впустую — ручные методы переноса данных и поиска уносят потенциальную прибыль и приводят к истощению и выгоранию сотрудников. А ведь эти часы можно использовать с пользой для бизнеса!
Как автоматизация экономит время и спасает нервы
Технологии позволяют ускорить работу с корпоративной информацией.
Генерировать меньше данных, чем сейчас, компании точно не будут. Поэтому задача — находить релевантные инструменты, способные освободить сотрудников от когнитивного перегруза — автоматизировать выполнение рутинных операций и облегчить поиск корпоративной информации. Делегировать системе работу с другими системами.
Ниже собраны несколько примеров.
- Системы интеллектуальной обработки документов (IDP). Они умеют «читать» сканы и PDF-файлы, классифицировать документы и понимать их контекст, извлекать текст и цифры, а затем переносить их в нужные программы в необходимых форматах. С IDP не нужно перепечатывать договоры, накладные или отчеты, данные из паспортов, ИНН, приказов — программа сделает это за вас. Очень выручит бухгалтеров, финансистов, делопроизводителей, сотрудников клиентских служб и кадровиков.
Интеллектуальные ассистенты для работы с корпоративными документами. Такие сервисы помогают искать информацию в базе данных или выполняют задачи, имитируя работу человека в корпоративных системах. Например, они могут заполнять шаблоны по заданным параметрам: по команде логиста перенесут информацию из транспортных накладных в системы учета. Или помогут сотрудникам отдела закупок: проверят многостраничные и по-разному оформленные pdf-документы с предложениями поставщиков и рассчитают начальную максимальную цену контракта. У таких ассистентов можно уточнить, действует ли еще редакция определенного приказа или сколько отпускных дней осталось. Ассистента в чате можно попросить разыскать в корпоративных системах письма, презентации, графики, документы – он найдет и близкие по смыслу файлы, не только четко соответствующие ключевым словам.
Такие программы значительно ускоряют процессы: обработка документов, поиск или анализ данных, которые прежде занимали дни, теперь может выполняться за часы или даже минуты. Сотрудники могут смотреть на эту информацию «свежим взглядом», не будучи утомлены и измучены ее первоначальной обработкой — значит, их работа будет продуктивнее.