Агентство и консалтинг: одна система, чтобы держать клиентов, заявки и задачи под контролем
Единое окно сообщений + проектные доски Upservice — и клиент перестает «гореть».
Текст для тех, кто каждое утро открывает 5 мессенджеров, 3 таблицы и боится забыть «тот важный файл».
Две профессии, один рынок
Интернет-агентство
Чем живет — рекламу запустить, баннер дорисовать, лендинг сверстать.
Успех сегодня — заявки и продажи «здесь и сейчас».
Как выглядит работа — аккаунт крутит ставки, дизайнер правит баннер, менеджер пишет отчет по лидам.
Консалтинговая фирма
Чем живет — докопаться до юнит-экономики, расписать стратегию, обучить команду.
Успех завтра — рост маржи и окупаемости через 6 месяцев —1 год.
Как выглядит работа — консультант ведет интервью, считает таблицы, презентует дорожную карту.
Роли разные, хаос одинаковый: телефон, WhatsApp, Telegram, почта, две Trello-доски, пара Google-таблиц и еще «клиент любит писать в Instagram». Итог: вопросы теряются, сроки горят, нервы шатаются.
Откуда берется хаос
Результат — задачи дублируются, дедлайны съезжают, доверие падает.
Почему агентство и консалтинг похожи
- Один цикл: бриф → работа → проверка → доработка.
- Много участников: маркетолог, контент-менеджер, дизайнер, аналитик, бухгалтер.
- История общения критична: где последний файл, кто что обещал, на каком шаге правка.
Агентство меняет баннер за вечер, консалтинг — бизнес-процесс за квартал. Но обоим нужна единая система, чтобы общение и задачи не развалились по чатам.
Что должно быть в «правильной» системе
Upservice: не только сервис-деск, но и проектные доски (+менеджер задач)
- Одно окно: подключаем телефон, почту, Telegram, WhatsApp за вечер — все сообщения в одной ленте.
- Счетчик реакции: ставите «30 минут на ответ», система сама напомнит, если менеджер отвлекся.
- Доски задач: внутри каждой заявки можно завести подзадачи, чек-листы и сроки — словно «Trello», только в том же окне, где и переписка.
- Файлы без хаоса: PSD, договор, презентация — прикреплены к задаче; версия не теряется.
- Прозрачность для клиента: гостевой доступ позволяет видеть статус, не лазая во внутреннюю кухню.
Проектные задачи в деле: два примера
Агентство. Доска «Рекламный спринт»
Колонки «Бриф» → «Креатив» → «Настройка» → «Запущено».Карточка «Баннер-01»: чек-лист согласований, срок завтра 12:00, дизайнер в ответственных. Если дедлайн горит — система пингует аккаунт.
Консалтинг. Доска «Аудит маркетинга»
Колонки «Интервью» → «Сбор данных» → «Расчет экономики» → «Презентация».Карточка «Интервью CEO до 5 сентября» — прикрепленный протокол, дата, исполнитель. Клиент видит прогресс и не спрашивает «ну что там?».
Куда идти и без чего не обойтись
Мини-кейс: «Две недели — и порядок»
До. У агентства 12 клиентов, у каждого свой чат; менеджер ищет final_11.psd уже второй час.
После Upservice.
- Все сообщения — в одном окне.
- Заданию «Правка лендинга» поставлен срок 24 часа; напоминание за 2 часа до конца.
Клиент видит статус: «В работе, дедлайн завтра в 12:00».
Менеджер обедает горячим, клиент перестает названивать каждое утро.
Внедряем за три вечера
- Вечер 1. Подключите корпоративную почту и Telegram-бот, импортируйте текущие переписки.
- Вечер 2. Создайте типы задач: «Баннер», «Исследование», «Правка сайта». Задайте контрольное время ответа.
- Вечер 3. Перетащите файлы в карточки проектов, дайте клиенту гостевой доступ.
Через неделю снимите показатели: среднее время ответа, сколько задач без владельца, сколько файлов «потерялось».
Итог
У агентства и консалтинга разная глубина, но одинаковый риск: запрос клиента исчезает среди чатов и писем.
Service Desk + проектные доски в одном окне — обязательный минимум. Upservice дает этот минимум без кодинга и долгого внедрения.
Попробуйте бесплатный тест на 2 недели: перенесите к нам самого «шумного» клиента и посмотрите, станет ли тише. Скорее всего, да.