Почему арендаторы любят онлайн-заявки, а вы экономите 3 часа в день
Проверенный способ навести порядок в обращениях — от звонков и писем до сообщений в Telegram и WhatsApp.
«Горячая линия» диспетчера
Представьте обычный понедельник в бизнес-центре:
07:55 — диспетчер берет телефон и уже четыре пропущенных.
08:02 — WhatsApp пищит: «На 7-м этаже прохладно, температура +18 °C».
08:07 — письмо от административного директора крупного арендатора с пометкой «Срочно».
08:09 — фото протечки в переговорной, присланное в Telegram-чат.
08:10 — арендатор из 312-го кабинета лично спускается на ресепшен: «Лампочка мигает — нельзя работать!».
Каждое обращение нужно:
- Принять и записать (куда? в тетрадь, в Excel, на стикер).
- Найти подрядчика.
- Проконтролировать выполнение.
- Отчитаться.
Если у вас 30 обращений в день × 6 минут на каждое — 3 часа чистой бюрократии, еще до того, как мастер возьмет в руки отвертку.
Куда утекают часы и деньги
- Поиск информации. Пока диспетчер смотрит переписку, арендатор пишет второе сообщение: «Ну что там?».
- Дубли. Один и тот же запрос может прийти по телефону и в чат. Задачу сделают два разных техника, счет выставят оба.
- Потерянные заявки. Сообщение в мессенджере легко «утонет», если за день набежало еще сто.
По данным трех управляющих компаний, только на звонках и мессенджерах сотрудники тратят до 15 % рабочего времени — это день зарплаты каждую неделю!
Решение: единая система онлайн-заявок
Upservice собирает все каналы: звонки, Telegram, WhatsApp, e-mail, форму на сайте, в одну систему. Диспетчер:
- определяет категорию («электрика», «клинингу», «охране»),
- ставит приоритет,
- назначает исполнителя и срок.
У управляющего всегда одна вкладка: очередь заявок со статусами «Новое – В работе – В ожидании ответа – Решено».
Что чувствует арендатор
- Удобство. Пишет там, где привык: в WhatsApp, Telegram и т.п.
- Прозрачность. Видит, когда заявку приняли и все этапы выполнения + фото/видео подтверждение.
- Спокойствие. Он не пишет и не звонит по 150 раз, потому что в любой момент по ссылке может посмотреть на каком свете его заявка.
Результат — меньше нервов, выше лояльность, меньше писем «мы расторгаем договор из-за сервиса».
Что получает собственник
Кейсы из практики
1. «Орион»
До запуска: телефон не смолкал, два диспетчера в смену.После 4 недель:
- 92 % заявок приходят через чат-бот;
- уменьшили смену диспетчеров до полутора ставок;
индекс удовлетворенности арендаторов вырос с 42 до 54.
«Боялись, что арендаторы не перейдут в бота, — оказалось наоборот: люди давно устали звонить».
2. «Нева»
Задача: держать SLA — 15 минут.После внедрения Upservice интегрировали подрядчиков по вентиляции и клинингу:
- Реакция сократилась с 23 до 9 минут.
- Сэкономили 11 % на бонусах-штрафах подрядчиков и теперь все фиксируется автоматически.
3. «Сириус»
Особенность: склады, кафе, коворкинг, офисы.
- В пиковый сезон до 200 заявок в сутки.
- Онлайн-система позволила убрать очереди у инженерной службы и предотвратила «застревание» заявок между разными зданиями.
- Управляющая компания смогла показать инвесторам статистику и получила одобрение бюджета на второй корпус.
Интеграция с подрядчиками
- Уведомления поступают подрядчику в мобильное приложение или по API; он отмечает прибытие и прикрепляет фото «до/после».
- Контроль сроков: если мастер не взял заявку в работу за N минут, система эскалирует руководителю.
- Финансы: закрытый акт формируется на основании фактически выполненных работ — никаких «счетов из воздуха».
Пошаговый запуск за один вечер
На все — 2-4 часа, большую часть занимает печать QR-кодов и обход этажей.
Как измерить эффект через неделю
- В отчете Upservice откройте вкладку «Отчеты».
Сравните:
- Среднее время подтверждения заявки.
- Количество повторных обращений.
- Часы работы диспетчера.
Пересчитайте экономию: часы × средняя ставка = рубли.У большинства объектов окупаемость наступает между 7-й и 14-й календарным днем.
Подробный разбор возражений
- «Наши арендаторы — консерваторы, не будут пользоваться ботом». Второй канал всегда остается: можно позвонить или написать e-mail. Но стоит показать пример и даже самые «консервативные» бухгалтеры быстро понимают, что в мессенджере быстрее.
- «Сотрудники не разберутся». Интерфейс копирует привычную логику чата: сверху новые заявки, свайп — статус, кнопка — комментарий. Всегда можно обратиться в поддержку или запросить демо для сотрудников, обычно до 20 минут занимает.
- «Слишком дорогая интеграция». Нет скрытых платежей: платите только за количество сотрудников. Для подрядчиков и клиентов есть всегда бесплатный гостевой доступ.
- «Мы маленький БЦ, нам не нужно». Чем меньше команда, тем критичнее время каждого сотрудника. В объекте на 8 000 м² Upservice освободил управляющего на полдня в неделю и он сам признался, что начал раньше уходить домой:)
Чек-лист собственника
- На листке бумаги запишите все каналы, откуда приходят заявки (телефон, WhatsApp, Telegram, e-mail, устно).
- За день отметьте количество обращений в каждом канале.
- Засеките время, которое тратится на регистрацию и распределение каждой заявки.
- Умножьте получившиеся минуты на среднюю почасовую ставку ответственных.
- Сравните с ценой подписки Upservice — разница в вашу пользу уже на первой рабочей неделе.
От хаоса из звонков и разрозненных чатов до системы контроля качества буквально один вечер. Ваш диспетчер перестает быть «живым коммутатором», техника ездит по плану, арендаторы видят результат и остаются надолго.
Готовы вернуть себе 3 часа каждый день? 14 дней бесплатного теста!
→ Написать в Telegram менеджеру
Пока конкуренты тратят время на телефонные переговоры и переписки, вы решаете проблемы за пару кликов.