Правки летят, спикер ждет: как Service Desk усмирил бардак на площадке за вечер
Рассказ координатора, который устал ловить файлы в 5 чатах, но успел открыть форум без штрафов и нервных срывов.
48 часов до старта – шум нарастает
Понедельник, 09:00.
Мы принимаем площадку: павильон, 2 сцены, холл под выставку. В мессенджеры уже сыплются сообщения:
- «Презентация спикера обновилась, залейте новую»
- «У спонсора другой логотип, срочно замените»
- «Кейтеринг просит точное количество веган-наборов»
Через 6 часов количество непрочитанных в WhatsApp и Telegram переваливает за 200. Команда держит 5 переписок открытыми. Каждая правка звучит как крик из другого конца зала.
Во вторник утром (24 часа до открытия) начинает «сыпаться» самое дорогое: режиссер меняет цвет сцены, маркетинг спонсора просит переставить прессвол, спикер номер два присылает версию презентации «final-final».
Почему так случается
- Разные каналы. Клиент пишет туда, где «удобно прямо сейчас»: письмо, личка, звонок.
- Нет контрольного времени. Никто не знает, за сколько надо ответить, чтобы не проспать.
- Нет единого хранилища файлов. Файлы кочуют между людьми, версии путаются.
К 14:00 вторника мы понимаем, что если не наведем порядок, откроемся с задержкой и штрафом.
Решаемся на эксперимент
У нас на примете Upservice: сервис-деск, где сообщения из разных каналов падают в одну ленту, а у каждой заявки есть счетчик реакции. Мы планировали внедрять «когда будет время». Время пришло прямо сейчас.
Шаг 1. Подключили почту production@… и телефонию за 20 минут.
Шаг 2. Создали Telegram-бот, выдали ссылку всем руководителям зон.
Шаг 3. Завели три категории задач:
- Сцена
- Зал + техника
- Спонсорский контент
Для каждой поставили «ответить за 15 минут» — не успел → система пингует старшего.
Как проходил «день икс»
- 19:40 вторник – режиссер шлет новое видео-бэкграунд. Заявка создается сразу с файлом. Монтажер ставит «в работе», счетчик пошел.
- 19:55 – файл залит на медиа-сервер. Заявка закрыта, система пишет: «15 минут».
- 21:10 – подрядчик заметил, что баннер спонсора печатался со старым логотипом. Фото баннера + просьба заменить → карточка. Полиграфия берет задачу, срок ставит «до 23:00».
- 22:50 – баннер висит, фото «после» прикреплено, заказчик видит и одобряет в интерфейсе, не звоня никому.
К полуночи все правки либо «в работе», либо «закрыты». Самое главное — ничего не тонет в личных чатах, все файлы рядом с задачей.
Числа, которые убедили даже самого скептического спонсора
Открылись в 09:07 против плановой 09:00 — 3 минуты далось без нервов и беготни.
Почему система полезна именно для событий
- Единое окно. Телефон, WhatsApp, Telegram, почта — все в одной ленте. Координатор не прыгает между вкладками.
- Контрольное время. Любая «срочная» правка получает время отклика. Если ответственный молчит, напоминание уходит руководителю зоны.
- Доска задач прямо в заявке. Карточку «заменить баннер» разворачиваем в подзадачи: «напечатать», «доставить», «повесить». Сроки, файлы, чек-лист — все на месте.
- Гостевой доступ заказчику. Он видит статус в режиме реального времени: «Работаем», «Проверяем», «Сдано». Звонков «ну что там?» становится в пять раз меньше.
Чего мы избегаем благодаря Upservice
- Файл-призрак. «Отправил!» — где? → ищем в десяти чатах. Теперь файл прикреплен к задаче.
- Карусель версий. final, final_final, супер_final — система хранит историю, видна актуальная.
- Бесхозная просьба. «Кто отвечает за еду спикеров?» — карточка с ответственным, дедлайн, все ясно.
Как внедрить за один вечер репетиции
- 18:00. Подключили каналы.
- 18:20. Раздали ссылку на бота всем подрядчикам.
- 18:40. Создали категории задач, поставили контрольные 15 минут.
- 19:00. Первые заявки уже в системе, сцена перестает «гореть».
Все — без программистов и недели настройки.
Что будет дальше
Заказчик вернулся через месяц и включил систему в постоянный договор: «С вас — площадка и порядок, без бардака в чатах». Дополнительно, другие агентства подключили партнерскую программу Upservice и теперь получают процент от его абонентской платы каждый месяц.
Попробуйте на самом шумном проекте
Возьмите мероприятие, которое вот-вот грянет. Подключите почту и Telegram-бот в Upservice, задайте 15 минут на ответ. Через 7 дней посчитайте:
- на сколько писем стало меньше «наглых» напоминаний;
- сколько файлов перестали «искать срочно»;
- на сколько сократился аврал-простой сцены.
Две недели теста бесплатны. Если заказчик перестанет звонить каждые 5 минут — значит, время чатов ушло, время единого окна пришло. Регистрируйся на сайте или пиши мне в Telegram (там отвечаю быстрее).