В декабре отдел кадров скажет за это спасибо, или как автоматизировать работу с графиком отпусков
Уходить в отпуск — это приятно, а утверждать графики отпусков уже не очень. Особенно когда приходится вручную собирать заявки, напоминать о дедлайнах и переносить данные в 1С. В материале рассказываю, как автоматизировать работу с графиками отпусков и разгрузить отдел кадров.
Каждый работодатель обязан утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до нового года. Если вовремя не утвердить график отпусков, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: 1−5 тысяч рублей на должностных лиц, 30−50 тыс. рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностных лиц могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.
Если опустить юридические подробности, суть такая: к указанному сроку каждый сотрудник должен определиться со временем и продолжительностью отдыха, руководитель — согласовать его для всех подчинённых, а сотрудники отдела кадров — проверить правильность расчётов и занести всё в учётную систему.
Отдел кадров и руководители подразделений были перегружены
Специалисты отдела кадров выполняли следующую работу:
Готовили и рассылали шаблоны в ноябре. Кадровые специалисты направляли 2 тыс. сотрудникам Excel-таблицу. Каждый сотрудник должен был самостоятельно согласовать даты отпуска с руководителем и отправить заполненный файл обратно.
Запрашивали и сводили данные. Кадровые специалисты ежедневно напоминали сотрудникам и руководителям о необходимости заполнить график отпусков, проверяли каждый полученный файл на корректность, а затем вручную составляли сводные таблицы по отделам и загружали данные в 1С:ЗУП.
Оформляли отпуска и корректировали графики круглый год. Каждый месяц отдел кадров выгружал из 1С:ЗУП приказы и уведомления, отправлял их сотрудникам с просьбой подписать и вернуть документы, а также вносил правки в утверждённый график.
Помимо кадров, дополнительная нагрузка из-за графика отпусков падала и на руководителей подразделений. Чтобы согласовать отпуска сотрудников, они вручную сводили даты в Excel-файле и потом проверяли на пересечения.
Наводить порядок довелось мне и моей команде. Напомню, что я работаю в компании «Первая Форма», разрабатывающей одноимённую BPM-систему.
Техническое решение: автоматизировать кампания ежегодного планирования отпусков
Теперь в ноябре автоматически создаётся задача «Запланировать отпуск» для каждого сотрудника компании. В ней указано количество доступных дней отпуска — оно будет разным в зависимости от региона работы. Так, жителям Крайнего Севера полагается в общей сумме 52 дня. Система учитывает эти особенности, так как баланс плановых отпусков автоматически загружается из штатного расписания в 1С:ЗУП благодаря встроенному коннектору для интеграции.
Происходит интеллектуальная валидация вводимых данных. То есть проверяется корректность общего количества указанных дней отпуска, наличие непрерывного периода не менее 14 календарных дней и отсутствие пересечений с региональными праздниками.
Например, система учитывает, что Курбан-байрам является нерабочим днём в Республике Татарстан и не может быть включён в отпуск сотрудником из Казани.
Если график заполнен некорректно, на экране появится подсказка, какую ошибку необходимо исправить. Пока сотрудник не внесёт нужные изменения, сохранить и передать отпуск на согласование не получится.
Автоформирование сводного графика отпусков по отделам. Система направляет запланированные отпуска руководителю и формирует сводный график по всем подчинённым. Это позволяет за пару минут оценить ситуацию и принять решение, согласовать или отклонить предложенные даты.
Данные по согласованным графикам отпусков загружаются в 1С: ЗУП. Дополнительные действия со стороны отдела кадров не нужны.
Минус одна проблема в конце года
Первый опыт прошел успешно — в начале декабря документ уже был готов. Теперь специалисты отдела кадров только инициируют процесс согласования графика отпусков.
Остальные получили прозрачный и удобный инструмент для планирования отпуска. Линейные сотрудники без ошибок планируют отпуск, видят статус согласования и график коллег. А сводный график помогает руководителям избежать периодов с критической нехваткой персонала и согласовать предстоящий отпуск за 2 минуты.