Развернули 150 000 страниц за 2 недели: большая миграция базы знаний 2ГИС на TEAMLY
Срочная смена платформы для базы знаний — серьёзный вызов для компании. 2ГИС с поддержкой TEAMLY оперативно перенесли данные, накопленные за 5 лет и обеспечили бесперебойную работу распределённой команды. Знания в безопасности, а поиск нужной информации занимает секунды.
Привет! Команда TEAMLY снова на связи, и сегодня с нами Александр Сырков, Product Lead 2ГИС. Для миллионов пользователей 2ГИС — это удобные карты, точный навигатор и актуальный справочник организаций. Но за этим скрыт непростой труд департамента производства СУП (система управления производством).
База знаний для распределённой команды
СУП 2ГИС — это более 500 сотрудников в десятках городах. Именно они — картографы, менеджеры, операторы колл-центра — ежедневно «в полях» и по телефону собирают, проверяют и актуализируют гигантские массивы информации.
Чтобы управлять таким объемом данных, команде была необходима мощная база знаний. На протяжении нескольких лет пользовались Notion. За пять лет создали 110 разделов и 150 000 страниц — настоящую библиотеку знаний. Это был не просто архив, а живой, постоянно обновляемый инструмент, от которого напрямую зависела эффективность работы сотен специалистов.
Но в 2023 году привычная рабочая рутина столкнулась с внешним вызовом. Notion объявил о прекращении работы на российском рынке. Для команды 2ГИС это известие стало сигналом тревоги. Возникли вопросы, не дававшие покоя руководству: что произойдёт с накопленными данными? Останется ли к ним доступ? Стало очевидно, что промедление грозит потерей ключевого актива. На поиск надежного решения и саму операцию по переносу был отведен крайне сжатый срок — несколько недель.
Вот как компании удалось в короткие сроки решить поставленную задачу.
На что ориентировались при выборе новой платформы
В ситуации, когда время работает против вас, нельзя позволить себе долгий и вдумчивый анализ десятков решений. Команде 2ГИС была нужна платформа, которая гарантированно отвечала бы ряду жестких, но абсолютно необходимых критериев.
В результате выбор пал на TEAMLY и вот почему.
- Безопасность и полный контроль над данными. Принципиально важным было on-premise решение. Это означало, что вся база знаний — этот стратегический актив — будет размещена на собственных серверах компании 2ГИС, а не в чьем-то облаке. Такой подход гарантировал максимальный уровень контроля и защищенности информации от любых внешних факторов.
- Проверенная масштабируемость. Новая система должна была не просто вместить 150 000 страниц, а сделать это с запасом на будущее. При этом не хотелось столкнуться со снижением скорости отклика и не удобным интерфейсом. Протестировали TEAMLY на нагрузку до 500 000 документов — все вопросы были сняты.
- Гибкий инструмент миграции. Простого экспорта в CSV было недостаточно. Требовалось перенести не статичные тексты, а сложные живые базы с их внутренней логикой, связанными таблицами, перекрестными ссылками и запросами. Единственно верным решением оказалось кастомизированная доработка мигратора под специфические задачи.
- Техническая поддержка. Было понятно, что такой сложный перенос не может быть полностью автоматическим. Важным фактором стала готовность команды TEAMLY сопровождать процесс на всех этапах, оперативно вносить коррективы под специфические нужды заказчика.
- Статус российского программного обеспечения. Этот пункт давал компании 2ГИС не только понятную юрисдикцию и удобные условия оплаты, но, что главное, — долгосрочные гарантии стабильности и отсутствия внезапных рисков, связанных с политикой иностранных вендоров.
Как организовали переезд
Миграция такого масштаба напоминала не просто переезд в новый офис, а скорее перевозку целого завода с работающим конвейером. Процесс был запущен в авральном режиме, ведь никто не мог гарантировать, в какой день доступ к старой базе будет окончательно утрачен.
Специалисты TEAMLY оперативно скорректировали стандартный мигратор, адаптировав его под уникальную структуру данных 2ГИС, и настроили автоматизированный перенос. Основная сложность заключалась в работе не с плоскими текстовыми файлами, а с динамическими, взаимосвязанными базами. В процессе возникали неизбежные ошибки и нестыковки: некоторые операции приходилось откатывать, анализировать причину сбоя, вносить точечные правки и запускать заново.
Несмотря на все технические препоны, всего за две недели была проделана колоссальная работа — успешно мигрировано 90% всего массива данных.
90% данных мигрировало успешно. Круто, что мигратор достаточно качественный — учитывал всю специфику и переносил поля, виртуальные таблицы с запросами и т. д. Мигратор ещё можно улучшать, но в той ситуации, когда время ограничено и есть много непонятного, 90% — это хороший результат.
Сотрудники начали работать в TEAMLY практически сразу после завершения основной фазы переноса. Из-за экстремально сжатых сроков организовать полноценные обучающие вебинары не получилось. Вместо этого руководители Департамента производства подготовили FAQ на основе частых вопросов, а также написали для сотрудников посты с видео и скриншотами по основным функциям платформы.
Следующим важным шагом, уже после технического переезда, стала «информационная гигиена».
Команда провела внутреннюю инвентаризацию: была создана специальная таблица для идентификации и поиска ответственных владельцев за страницы и разделы, так как часть метаданных об авторах была утрачена при переносе.
Этот шаг помог заново распределить зоны ответственности, провести ревизию контента и понять, какие материалы остаются актуальными, а какие можно отправить в архив.
Как обновленная база знаний помогает в работе сегодня
Сегодня система активно и ежедневно используется для решения ключевых операционных задач департамента производства.
- Унификация рабочих процессов. Картографы, работающие в разных регионах — от Калининграда до Камчатки, — пользуются единым набором актуальных стандартов и инструкций, что гарантирует неизменно высокое качество данных на всей территории присутствия.
- Оперативная работа колл-центра. Доступ к скриптам разговоров, базам часто задаваемых вопросов и актуальным спискам организаций теперь занимает у операторов считанные секунды, что напрямую повышает скорость и качество обслуживания.
- Эффективная синхронизация между отделами. Все взаимодействия между специалистами выстроены через общее рабочее пространство. Это минимизирует потерю информации при согласовании и ускоряет принятие решений.
- Сохранение и передача уникального опыта. База знаний стала надежным хранилищем не только регламентов, но и уникальных практик, ноу-хау и методик, наработанных сотрудниками за годы работы.
Итог: стратегические знания под надежной защитой
Проект по миграции базы знаний 2ГИС яркое подтверждение того, что даже самая объемная, структурно сложная и критически важная для бизнеса информационная система может быть успешно и безопасно перенесена на новую платформу в сжатые сроки.
Ключ к успеху в таких проектах — это не только технологическая мощь платформы, но и готовность команды-поставщика быть гибким партнером, а не просто исполнителем.
Этот опыт наглядно доказывает простую истину: там, где другие видят лишь непреодолимые риски и операционный хаос, мы видим четкий рабочий процесс. Наш мигратор и слаженная работа специалистов сопровождения доказали, что способны перенести даже самые сложные базы знаний — быстро, безопасно и с минимальными потерями для бизнеса заказчика.
Если ваша компания также стоит на пороге сложной миграции или вы только задумываетесь о создании базы знаний — присоединяйтесь к нашему Телеграм-каналу. Там мы делимся кейсами, анонсируем вебинары и обсуждаем тренды в области управления знаниями. А когда будете готовы к старту, вас ждет Академия TEAMLY — наша полная и постоянно обновляемая библиотека обучающих материалов, которая поможет вашей команде комфортно и уверенно начать работу на новой платформе.