Как планировать выход персонала на смену

Составление графиков работы в ритейле и общепите – одна из самых болезненных операционных задач. Кажется, что может быть проще: есть сотрудники, есть часы работы, распредели всех по сменам и готово. Но на практике всё гораздо сложнее.

Управляющий сетью кофеен сталкивается с ситуацией: в пятницу вечером очереди за кофе, а персонала не хватает, в понедельник утром – три бариста стоят без дела.
Знакомо? А теперь умножьте это на 50 точек продаж, добавьте студентов, которые могут работать только после учёбы, сезонные колебания спроса и постоянные «подменить не могу, у меня планы». Получается операционный хаос, который съедает прибыль и нервы.

Непредсказуемость клиентского потока
Главная проблема многоточечного бизнеса. В одном магазине пик может быть в обеденное время, в другом – вечером после работы. Сезонность, акции, погода, события в городе – всё влияет на посещаемость.

Сложная структура персонала
В современном ритейле работают штатные сотрудники, студенты-почасовики, сезонные работники, подрядчики.
У каждой категории свои ограничения: студент не может в утренние смены, мама с детьми может работать только пока ребёнок в школе, пенсионер предпочитает стабильный график. Учесть всё это вручную — задача невыполнимая.

Требования трудового законодательства
Нельзя превышать норму часов, нужно обеспечить межсменный отдых, правильно оформить переработки. Ошибка в расчётах — это риск получить штраф от трудовой инспекции. А если это сеть магазинов, то ошибки множатся на количество точек.

Финансовые ограничения
ФОТ – крупнейшая статья расходов после аренды. Переизбыток персонала съедает прибыль, а из-за недостатка персонала теряются продажи. Нужен точный баланс, но его сложно найти, если спрос меняется каждый день.

Основная ошибка – планировать от количества людей. «На смену нужно три человека» – это неточно. Правильно планировать от количества часов: сколько времени нужно на обслуживание клиентов, приёмку товара, выкладку, уборку.

Шаг 1: Анализируйте клиентский поток по часам
Не «в пятницу много народа», а «с 17:00 до 19:00 в пятницу проходимость 200 человек в час». Ведите почасовую статистику хотя бы две недели и вы увидите паттерны.

Шаг 2: Рассчитывайте необходимые часы
Допустим, один продавец обслуживает 15 покупателей в час, а кассир пробивает 30 позиций. Если с 18:00 до 19:00 у вас 120 покупателей, сотруднику нужно провести 8 рабочих часов в торговом зале.

Шаг 3: Учитывайте все операции
Кроме обслуживания клиентов есть приёмка товара, выкладка, инвентаризация, уборка. Каждая операция требует времени и квалификации. Новичок тратит в два раза больше времени, чем опытный сотрудник.

Время фиксированных смен «с 9 до 18» в ритейле прошло. Современные реалии требуют гибкости.

Разделённые смены позволяют покрыть пиковые часы без переплаты. Сотрудник может работать с 8:00 до 12:00, потом уйти на перерыв до 16:00 и снова заниматься рабочими обязанностями до 20:00. Покрываем утренний и вечерний пик, экономим на «мёртвых» дневных часах.

Переменные смены под клиентопоток. В понедельник продавец работает 4 часа, в пятницу 8. Но месячная норма соблюдается. Главное правильно это оформить документально.

Сравнительная таблица традиционных и гибких смен

Ручное составление графиков для сети из 10+ точек – сложная задача, требующая постоянного контроля пересечений и наложений смен. WFM-система с контролем прихода и ухода FaceReg упрощает процесс планирования графиков.
Система позволяет:

Прогнозирование и аналитику нагрузки планировщик ведёт самостоятельно на основе данных о продажах и посещаемости, а FaceReg обеспечивает точное исполнение составленных графиков и мгновенное уведомляет о нарушениях.

Детализированное планирование позволяет назначать сотруднику несколько локаций в течение дня: менеджер может работать утром в отделе электроники, днём на кассе, вечером – принимать товар. FaceReg фиксирует его перемещения между точками и контролирует соблюдение графика.

Студенты и временные сотрудники требуют особого подхода. Их график зависит от занятости, учёбы, экзаменов, каникул. Нужна система учёта предпочтений и быстрого поиска замен.

Подрядчики и аутсорс-персонал создают дополнительную сложность. Разные системы оплаты, ответственности, требования к квалификации. Но они помогают закрыть дефицит кадров в пиковые периоды.

Сезонные колебания требуют планирования на месяцы вперёд. Новый год, 8 Марта, начало учебного года – всё это влияет на потребность в персонале. Нужно заранее договариваться с временными работниками.

Составить график – полдела. Нужно контролировать его выполнение и быстро реагировать на отклонения.

Учёт фактического времени с фотофиксацией исключает приписки. FaceReg фиксирует каждый приход и уход с контрольным снимком. Данные автоматически попадают в табель, экономят часы работы кадровика.

Оперативное реагирование на невыходы. Сотрудник заболел – система автоматически ищет замену среди доступных коллег и отправляет уведомления. Минимум времени уходит на решение проблемы.

Аналитика эффективности планирования. Система предоставляет детальные данные о фактической загрузке по часам и дням: сколько сотрудников было на рабочих местах, где возникали недоработки или переработки, какие смены выполнялись не полностью.
Специалист по планированию анализирует эти данные и делает выводы о том, где были переизбытки персонала, где недостаток, и использует информацию для корректировки будущих графиков.

Точное планирование смен даёт измеримый эффект:

Современное планирование персонала – это точная наука, которая требует данных, технологий и системного подхода. Время «планирования на глазок» прошло. Те, кто внедряет современные инструменты планирования, получают конкурентное преимущество в виде оптимизированных затрат и лучшего сервиса:

Рост продаж на 3-5% благодаря лучшему обслуживанию клиентов в пиковые часы

Снижение текучести кадров из-за учёта предпочтений сотрудников при составлении графиков

Экономию времени управленцев до 10 часов в неделю на планирование и корректировки

Испытайте FaceReg бесплатно — освободите 10 часов в неделю и сократите расходы на персонал до 25%: получите 7 дней полного доступа к FaceReg и автоматизируйте планирование смен.