«У каждого своя правда»: как семь руководителей превращают табель в расследование
В повседневной жизни эта поговорка отражает право каждого на свое мнение. Но в сфере кадрового учета такой подход несет множество проблем. В статье рассказали об инструменте, который повышает точность учета на 99% и сокращает время на табелирование в четыре раза.
Содержание
Почему неверный учет рабочего времени – это риск
Линейные руководители видят график смен через призму своих табличек в Excel, табельщики — через выгрузки из СКУД и 1С, а сотрудники — через фактическое присутствие на рабочем месте.
В результате возникают несоответствия: опоздания маскируются, переработки не фиксируются, а плановые отсутствия – отпуска, больничные, пропускаются в суете.
До 30% предприятий сталкиваются с ошибками в табелировании.
5-10% составляет перерасход фонда оплаты труда (ФОТ).
50 тыс. руб. — сумма штрафа от государственной инспекции труда за неверный учет.
Штрафы за неверный учет рабочего времени для юридических лиц достигают 30 – 50 тыс. руб., а за повторные нарушения — до 70 тыс. руб. (согласно ст. 5.27 КоАП РФ).
В 2025-м году риски только растут: превышение лимита сверхурочных — 120 часов в год, грозит штрафом до 50 тыс. руб (по данным ФЗ №144 от 07.06.2025).
Монотонная сверка данных из нескольких источников приводит к выгоранию табельщиков, недовольству сотрудников из-за неверного расчета зарплаты и упущенной прибыли компании по причине простоев. По статистике, на предприятиях с ручным учетом, до 20% рабочего времени тратится неэффективно – на перерывы, социальные сети, перекуры.
В сфере учета рабочего времени правда должна быть единой, объективной и автоматизированной.
Именно для этого мы разработали новый модуль «Планирование смен» в FaceReg как часть PROSTO:СКУД, интегрированной системы учета рабочего времени. Эта инновация консолидирует данные, устраняет субъективность и превращает хаос в четкий процесс.
Недостатки ручного учета рабочего времени
На многих предприятиях учет рабочего времени напоминает детективное расследование.
Рассмотрим на примере кейса
Ситуация: производственная компания: 500 сотрудников, 7 цехов.
Каждый руководитель сдаёт табель в своём формате: Excel, Google Таблицы, бумажные документы.
Проблема: отпуска и командировки фиксируются в 1С, руководители часто забывают о них при планировании смен. Переработки вносят вручную и не всегда подтверждают. В конце месяца табельщик получает 7 разных версий и сверяет их.
Если интеграции нет, количество источников растет, а если есть разрозненные филиалы, сезонные сотрудники, подрядчики, несколько систем СКУД – трудностей становится кратно больше.
Ключевые проблемы, подтвержденные практикой и статистикой:
- Невидимые плановые отсутствия
Руководители не учитывают отпуска или командировки, что приводит к неверному планированию смен. Результат – простои оборудования или переизбыток персонала, увеличивающий ФОТ.
- Задержки и потери данных
Таблички от руководителей приходят с опозданием, теряются в почте. Пиковые нагрузки перед расчетом зарплаты вызывают ошибки – неверный учет переработок приводит к риску штрафов по ТК РФ, до 50 тыс. руб. за сверхурочные. - Множественные источники данных
Сверка данных из 1С, СКУД и ручных табелей — рутина, приводящая к выгоранию, до 40% табельщиков жалуются на это. Ошибки в табеле: неверные коды, отсутствие исправлений способствуют недовольству сотрудников, риску инспекций ГИТ. - Отсутствие план-факт анализа
Без единой системы опоздания и ранние уходы обнаруживаются постфактум, что мешает оперативной реакции. - Сложность с гибкими графиками
Смены 2/2, 5/2, 6/1 и переходящие смены требуют ежемесячного создания новых таблиц, это неудобно и приводит к ошибкам. - Разрозненные объекты
В филиалах данные не синхронизированы, что усугубляет дублирование и потери.
Новое решение: модуль «Планирование смен» в FaceReg + PROSTO:СКУД
FaceReg – это система распознавания лиц для точного учета рабочего времени, интегрированная с PROSTO:СКУД для автоматизации сбора данных в 1С. Новый модуль «Планирование смен» решает все перечисленные боли, делает процесс прозрачным и автоматизированным.
Процесс учета рабочего времени до внедрения модуля
Линейные руководители планируют смены в Excel/Google Таблицах, не видят данные из 1С: отпуска, больничные, сдают табели с опозданием.
Табельщик сводит два–три источника: план из 1С, выгрузку из СКУД, ручные табели. Запрашивает оправдательные документы на отклонения.
Результат: ошибки, пиковые нагрузки, перерасход ФОТ.
Процесс учета рабочего времени после внедрения модуля
- Данные о плановых отсутствиях — отпуска, командировки, автоматически выгружаются из 1С в FaceReg.
- Руководитель видит актуальную информацию и планирует смены в удобном интерфейсе FaceReg, применяя шаблоны: 2/2, 5/2 и т.д. Отмечает отклонения — опоздания, переработки, данные мгновенно выгружаются в 1С.
- Табельщик получает сводный отчет «План-Факт» в 1С: план из 1С, факт из FaceReg, биометрия работает по лицу или QR-коду.
- Результат: табель формируется в четыре раза быстрее, без ошибок, с оперативным подтверждением отклонений.
Как модуль решает проблемы неточного учета рабочего времени
Мы проанализировали ключевые боли и то, как модуль их решает. Вот таблица на основе реальной практики внедрений:
Внедрение модуля окупается за 6–12 месяцев, точность учета растет на 99%, а время на табелирование сокращается в четыре раза.
Вывод: сделайте правду единой
В учете рабочего времени не место для «своей правды» – только объективные данные обеспечивают прозрачный процесс и помогают контролировать бюджет. Новый модуль «Планирование смен» в FaceReg + PROSTO:СКУД – это шаг к автоматизации, где 1С и СКУД работают как единое целое.
Хотите увидеть, как это трансформирует ваш бизнес? Запишитесь на демо прямо сейчас по ссылке.
Наши эксперты покажут, как интегрировать систему и решить ваши задачи.