Безопасность и прозрачность бизнес-процессов: как план-факт и бюджетные лимиты останавливают финансовые потери

Ежедневные мелкие перерасходы и отсутствие прозрачности могут незаметно привести бизнес к серьезным финансовым потерям. Команда pickTech.ru сделала разбор факторов, которые приводят избыточной растрате бюджета и привела способы их устранения путем создания прозрачности через внедрение IT-решений.

Перерасход бюджета — нередкое явление для бизнеса. В этом вопросе важно разобраться в причинах происходящего. Ситуация понятна, если единоразово была совершена дорогостоящая покупка (новое торговое оборудование, техника для склада и др.), потому как этот расход легко отслеживается. Другое дело, когда растраты становятся постоянными, «по мелочи» и без конкретного обоснования. В такой ситуации возникает эффект накопления, который в итоге формируется в приличный дефицит.

Идеальные условия для возникновения и масштабирования необоснованных финансовых трат — отсутствие прозрачности (не видно на что уходят деньги) и единых правил контроля исполнения бюджета (невозможно промониторить движение средств).

Потери концентрируются в трех основных зонах:

Перерасход статей и внебюджетные заявки. Отдел закупок работает по неактуальной смете, а маркетологи в это время запускает «срочную» и «очень важную» рекламную кампанию, затраты на которую не согласованы с финансистами. С одной стороны ситуация оправдана, но с другой — в конце месяца выясняется, что бюджет исчерпан, а для по-настоящему необходимых платежей денег не осталось. В итоге — кассовые разрывы, невыполнение финансового плана, экстренный поиск средств.

Дублирование и ошибки без единой базы данных. Когда бухгалтерия работает в 1С, отдел продаж составляет отчеты в Excel, а закупки ведут учет в собственной CRM, то осложняется процесс синхронизации и обмена информацией внутри компании. Результат: 2 отдела передают счет за одну и ту же закупку (двойная оплата), или склад принимает партию товара, которая уже была поставлена на учет 2 недели назад (излишки замораживают капитал).

Долгое согласование и задержки в снабжении. Заявка менеджера долгое время лежит на почте руководителя, без утверждения и дальнейшей отправки нужному сотруднику. В итоге поставщик, не получая деньги в срок, задерживает отправку товара. Из-за этого срываются сроки проектов, клиенты выражают недовольство, а репутация компании оказывается под ударом.

На платформе pickTech.ru мы регулярно обозреваем IT-решения, которые помогают компаниям сделать финансовые процессы прозрачными и управляемыми. Из практики видно, что перерасход бюджета чаще всего связан с отсутствием аналитики и контроля, а также с неэффективной организацией закупок и работы «в поле».

К основным причинам роста внебюджетных расходов относятся:

Перерасход бюджета можно сократить, внедрив IT-решения, делающие бизнес-процессы прозрачными:

Планум — гибкая система для интегрированного бизнес-планирования, в том числе автоматизации бюджетирования и аналитики, консолидации и интеграции корпоративных данных. При ее использовании можно автоматизировать утверждение бюджетных лимитов и управление ими и контроль расходов введением режима расходов «план-факт» для внедрения финансовой дисцплины и превентивного воздействия на внебюджетные растраты.

Aспро.Cloud — облачная CRM-система, позволяющая автоматизировать различные бизнес-процессы компании. В решении вопроса с перерасходами бюджета платформа использует единый контур данных, в котором объединяются этапы цикла закупки: формирование, согласование и утверждение заявки, контроль поставки и оплату счета. Благодаря консолидации информации в одной базе, риск выйти за лимиты расходов существенно снижается.

Cинтека — платформа, которая решает проблему автоматизации службы снабжения и складского учета в строительных компаниях. При внедрении прозрачности бюджета эти платформы помогают избежать ситуаций с дроблением сделок и реализации “серых” схем, путем автоматизации контроля и анализа расходов, процесса утверждения заявки на закупку и управления поставками.

Майснаб — система, позволяющая автоматизировать весь цикл процессов снабжения, включая этапы: формирование заявок, проведение закупочных процедур и окончательная приемка товаров на складе. Следствием внедрения является существенное снижение доли ручного труда и уменьшение количества ошибок.

Imredi — платформа обеспечивает мониторинг соблюдения стандартов и формирует базу для принятия управленческих решений. Реализация указанных задач осуществляется путем цифровизации аудиторных процедур с применением электронных чек-листов, средств удаленного фотоконтроля и инструментов автоматизированного анализа данных.

MDAudit — система, позволяющая контролировать стандарты рабочего процесса и управления персоналом в онлайн-режиме на всех уровнях организации. С ее помощью прозрачность в бюджете наводится через внутренний и внешний аудит, что снижает финансовые потери из-за нарушений в операционке. Автоматизация проверок позволяет: планировать контрольные процедуры, оценивать риск нарушения рабочих стандартов, управлять задачами для персонала.

Перечисленные электронные сервисы позволяют переформатировать финансовые потоки, делая их открытыми и прозрачными. Благодаря этому, невидимые расходы исключаются, что способствует сохранению бюджета.

План-факт — это денежная «гигиена», которая вынуждает каждого сотрудника, относится к растрате бюджета более ответственно. Этот эффект достигается путем:

1.Создания единой бюджетной модели и управление по ЦФО (центр финансовой ответственности). Это формирование общего финансового языка для компании. Такой подход создает прозрачную иерархию, где каждый отдел (ЦФО) четко понимает заданные цели и зоны контроля в контуре единого бюджета. Строгие дедлайны по закрытию отчетных периодов устанавливает финансовую дисциплину через планирование расходов и исключение хаотичных трат.

2. Внедрения алертов об отклонении от плана бюджета. Для этого используются современные цифровые решения с функцией автоматической отправки оповещений ответственным сотрудникам в тот момент, когда фактические траты приближаются к плановым значениям. Руководитель узнает о проблеме не постфактум, а заблаговременно, до того как произойдет превышение расходов.

Внедрение бюджетной дисциплины по принципу «план-факт» возможно путем использования сервиса Планум. Функции системы по бюджетированию и прогнозированию, анализу расходов, учету доходов и автоматической рассылке предупреждениям способствуют формированию общей финансовой среды компании.

Цифровизация лимитов — это правила распределения и использования денежных потоков, которые делают расход бюджетных средств более предсказуемым.

Главное преимущество — проверка наличия средств до оплаты, а не после. В момент формирования заявки на закупку товара или услуг подрядчика, платформа проверяет, остались ли деньги в бюджете на эту статью расходов. Если лимит исчерпан, заявка не уходит на согласование. Перерасход предотращается в самом начале процесса. Ручное управление расходами прекращается, исключая ошибки человеческого фактора и потерю времени.

Исключения и отслеживание согласований. Иногда сверхлимитная трата — вынужденная мера, например, для оплаты срочного и важного заказа. В таких случаях программа оставляет «цифровой след», то есть можно увидеть кто, когда и по какой причине согласовал выход за границу запланированных расходов. Такой подход исключает махинации с бюджетом и сохраняет полную прозрачность для последующего аудита.

Автоматизация внедрения и контроля бюджетных лимитов осуществляется с помощью использования платформ Планум и Aспро.Cloud. Первая из них может настроить систему оповещения руководителей о потенциальном превышении лимитов. Вторая — формирует электронный регламент процесса согласования расходов. Обе системы создают защитный механизм от невидимых растрат бюджета.

Аудит — это проверка результативности бизнес-процессов, который разделяется на:

1. Внутренний контроль стандартов. Платформа фиксирует каждое действие в электронном журнале: кто и какие изменения внес, кому делегировал полномочия, какой документ был отклонен. Таким образом, руководитель не тратит время на поиск виновного, а использует его для устранения нарушения.

2. Внешняя проверка работы «в поле». С помощью программы дает контролируются выкладка товара на полках, оценивается качество уборки или подтверждается выполнение задачи в удаленной торговой точке. Вместо сухих цифр отчета, видно положение дел в режиме онлайн.

Реализация автоматизации постоянного мониторинга обеспечивается платформами Imredi и MDAudit. Их функционал включает в себя планирование аудиторских мероприятий, оценку рисков возникновения нарушений и управление корректирующими действиями.

Все ключевые процессы — от создания заявки до оплаты счета фиксируются в одной связанной базе. ERP-платформы, создают именно такую среду. Они объединяют информацию из разных отделов в одной системе. Преимущества:

Единый контур данных интегрируется через программное обеспечение Aспро.Cloud. В ее функционал входит автоматизированное управление проектами, применение CRM и внедрение финансового менеджмента.

«Дробление» — это не правомерный способ приобретения товаров или услуг, когда большую закупку намеренно делят на несколько мелких, чтобы избежать обязательных конкурентных процедур и провести ее у определенного поставщика. Такие проблемы распространены в строительной сфере. Цифровизация закупок исключают такую возможность, используя механизм «анти-дробления». Как она работает?

Заявки от сотрудников проходят через единый портал. Появляется возможность автоматического сравнения коммерческих предложений от поставщиков строительных материалов и оборудования по фиксированным, заранее утвержденным критериям: цена, срок, рейтинг надежности, условия оплаты. Решение о выборе подрядчика принимается на основе объективных данных. Это не только напрямую экономит бюджет, но и защищает строительную компанию от операционных рисков, например, непоставки заказанных материалов, инструментов и спецодежды.

Наведение прозрачности закупочных процедур в строительной области возможно с помощью сервисов Майснаб и Cинтека. Их возможности позволяют настроить автоматическое управление закупкой, отслеживание расходов бюджета и взаимодействие с поставщиками.

Ключевые метрики показывают, насколько эффективно управление процессами. Для исключения перегрузки отчетов цифрами, необходимо сосредоточиться на нескольких главных показателях:

Эти показатели помогают объективно оценить общее состояние финансовой дисциплины.

Автоматизация «беспорядка». В такой ситуации попытка внедрения IT-платформы бесполезна и дорога. Сначала проведите аудит, пересмотрите реализацию бизнес-процессов, назначьте работников ответственных, а уже потом выбирайте софт.

Завышенные лимиты «на всякий случай». Закладка в бюджет завышенных лимитов — это прямое разрешение тратить средства и без возникновения «случайной необходимости». Размер лимита должен соответствовать запланированным расходам.

Отсутствие ролей и RACI-матрицы. Без понимания того, кто отвечает за результат на каждом этапе (от инициации заявки до приемки товара) цифровая система превратится в набор неактуальной информации. Четкое распределение зон ответственности (RACI) — основа ее работы.

Прозрачность — это синоним результативности управления. Она строится на двух ключевых принципах: четкой финансовой дисциплине (план-факт, лимиты) и единой цифровой среде (ERP, платформ для закупок и аудита).

Внедряя эти инструменты, создается автоматизированная система, которая предотвращает бюджетные потери еще до того, как они произойдут. Прозрачность бережет не только деньги, но и время сотрудников. В результате — устанавливается цифровой контроль над расходами, который освобождает время для решения других задач, направленных на развитие бизнеса.