6 месяцев до конца года: время внедрять роботов!

Почти год назад весь мир столкнулся с пандемией COVID-19. Перечислять все её влияние нет смысла, нас интересует конкретный эффект – “принуждение к цифре”. Многие компании столкнулись с необходимостью срочной цифровизации и, как следствие, автоматизации бизнес-процессов. Особенно часто стал звучать термин “гиперавтоматизация” – как быстрый способ цифровизовать и провести реинжиниринг бизнес-процесса. Но что-то пошло не так. Первое, что важно сказать – сложно назвать “гиперавтоматизацией” процесс, который длится год или два. Особенно, если речь идет о таком инструменте как RPA. Ведь ключевые причины, по которым RPA набрала такую популярность – простота внедрения, быстрое развертывание и способность получать измеримые результаты за короткий срок.

Другие преимущества RPA:

Повышение устойчивости бизнеса;
Оптимизация бизнес-процессов;
Ускорение выполнения бизнес-процессов;
Повышение удовлетворенности клиентов;
Повышение эффективности работы сотрудников;
Сокращение операционных расходов;
Улучшенный контроль над бизнес-процессами.

Тем не менее, вопреки возможности быстро развернуть и внедрить RPA-ботов, многие компании годами присматриваются к технологии, выбирают платформу и т.д. Именно для них подготовлен этот мини-гайд о том, как правильно и безболезненно встретить конец 2021 года с настоящими, работающими роботами. Времена, когда RPA воспринимали как игрушку, прошли: все компании начинают использовать RPA уже с расписанными показателями эффективности и четкой стратегией внедрения. Именно поэтому есть четыре “не”, которые помогут сэкономить ресурсы и время:

Не тратьте время и ресурсы на попытки войти в технологию самостоятельно. Если у вас есть доступ к специалистам, у которых есть опыт работы с инструментами RPA, это здорово. Скорее всего, вы создали Центр компетенций и самостоятельно выполняете большинство ваших проектов по RPA. В таком случае дальше вы можете не читать. Но если вы еще не находитесь на этой стадии, то необходимы внешние эксперты для помощи в процессе внедрения RPA, чтобы в полной мере использовать преимущества этого инструмента.
Не тратьте время и ресурсы на проверку концепции (Proof of concept, PoC). Технология сама по себе доказала свою эффективность, достаточно посмотреть на опыт компаний, уже реализовавших RPA. Роботизация позволила им сэкономить от одного до нескольких сотен миллионов ежегодно. Причем это не зависит от отрасли: банки, телеком, промышленность, нефтехимия и даже сами ИТ-компании. Если перечислять названия конкретных компаний, то дальше весь текст будет состоять только из них.
Не привязывайтесь к конкретной платформе, а концентрируйтесь на процессах. Хороший партнер подскажет опции по вендорам, поможет выбрать оптимальную платформу с точки зрения баланса задачи-цена-качество. Ну и ориентир на то, чтобы не ошибиться – рейтинги, которые демонстрируют все плюсы и минусы любого вендора. Необходимо все самое лучшее и вы готовы платить $8000 в год за лицензию? Тогда смотрите на лидеров, например, свежего обзора Forrester Wave 2021 по RPA или Магического Квадранта Gartner. Если необходимо внедрить отечественную платформу, то рекомендуем ROBIN, как лидера по числу внедрений, а также Primo, которая предлагает уникальную и эффективную модель импортозамещения.
Не забудьте привлечь все заинтересованные стороны. Основные участники процесса роботизации: бизнес-юниты, ИТ-подразделение и специалисты по информационной безопасности. Это обеспечит как отсутствие препятствий, так и упростить масштабирование роботизации в будущем, т.к. все будут знать свою роль и задачи.

За год компания, в которой никогда не применялась роботизация, может роботизировать 3-4 процесса с нуля. Как определить процессы наиболее оптимально? Здесь стоит упомянуть еще одно “не”. Не стоит тратить время и, что еще более важно, ресурсы на Process Mining. Потребность в нем есть у тех компаний, которые уже используют минимум десятка три роботов. Если вы обратились к опытным партнерам, у них должна быть база кейсов, готовых к роботизации. Иначе стоит задуматься, а опытные ли они?

Как правило, компании начинают роботизацию в таких областях деятельности как: финансовая отчетность, закупки, ИТ, управление персоналом, call-центр. Эти блоки являются универсальными для компаний практически всех отраслей. В таблице отображены наиболее часто роботизируемые процессы в этих блоках – “спелые фрукты”, которые надо просто сорвать.

Как правило, компании начинают роботизацию в таких областях деятельности как: финансовая отчетность, закупки, ИТ, управление персоналом, call-центр. Эти блоки являются универсальными для компаний практически всех отраслей. В таблице ниже отображены наиболее часто роботизируемые процессы в этих блоках – “спелые фрукты”, которые надо просто сорвать.

Процесс выбран. Дальше обязательно, действительно обязательно, сделать точную карту процесса. Зачем? Во-первых, чтобы робот мог без ошибок повторять целевой бизнес-процесс и полноценно снять рутину с сотрудника. Во-вторых, практически любой процесс можно улучшить: убрать лишние шаги, согласование, прописать исключения, ответственных и т. д. На этом этапе важен партнер. Почему? Чтобы быстрее и точнее составить карту процесса, т. к. бизнес-пользователи часто “забывают” важные шаги. Как итог – роботы не работают.

Процесс выбран, описан, что делать дальше?

Перед запуском в «прод» программных роботов необходимо определить, кто в ИТ-команде будет отвечать за поддержку и управление ботом. Крайне важно перенимать компетенции по RPA. Дальнейшая роботизации процессов должна идти через внутренний Центр RPA компетенций, который может внедрить механизм технического обслуживания для поддержания функционирования ботов по мере изменения процесса.

Все готово, пора выпускать роботов в «эфир»! Но на самом деле на этом этапе все только начинается. Будьте готовы к доработкам во время опытно-промышленной эксплуатации, обязательно следите за результатами, оцифровывая и анализируя их для будущих RPA-проектов. Не забывайте делиться успехами как внутри компании, так и среди коллег по отрасли. На этом все, даже если вы начали внедрять RPA не в январе, а в июне, 31 декабря 2021 года вы встретите с роботами, сэкономленными ресурсами, а также с разгруженными и благодарными сотрудниками, которые занимаются интересными и интеллектуальными задачами.