Разработка корпоративного таск-трекера на 40 000 пользователей и 30 предприятий: лучше готовых трекеров по подписке
Вопрос замены трекеров все еще открыт в корпорациях. Компании тестят российский продукт, происходит ожидание/реальность, и снова приходится искать новый сервис. Наше решение: хочешь сделать хорошо — сделай это сам совместно с надежным подрядчиком.
В этом кейсе мы расскажем, как создать идеальный таск-трекер, который будет покрывать все бизнес-процессы компании.
Почему наш клиент решил создать свой трекер
После ухода зарубежных сервисов у многих компаний до сих пор болит по поводу выбора трекера. Согласно отзывам наших клиентов, есть три основные проблемы российских вендоров:
- негуманный прайс по сравнению со старыми тарифами (команды привыкли платить за тот же функционал меньше)
- вопрос безопасности (критично для крупных корпораций)
- функционал трекеров не подходит под бизнес-процессы, а доработки по запросу выходят слишком дорогими (актуально для компаний из специфичных ниш, например, как у нашего клиента — промышленность)
Последний пункт стал решающим для нашего заказчика — холдинга из 30 предприятий.
Начало сотрудничества
Мы работаем с компанией уже более 5 лет и вместе развиваем экосистему сервисов, которые направлены на производственные улучшения в рамках Кайдзен и лин-подхода.
Всего в экосистеме 6 сервисов — они объединены общей архитектурой, базой данных и бесшовным переходом от продукта к продукту с единой авторизацией.
О некоторых ранее публиковали кейсы:
1. Фабрика идей — в системе сотрудники предлагают идеи, направленные на увеличение выпуска, роста качества продукции, снижение простоев и улучшение прочих показателей. Например, изменить технологическую карту изгототовления производственной единицы.
Это Атвинта. Крупнейшие компании применяют фабрику идей — концепцию улучшений на производстве. Сотрудники приносят предложения, их внедряют и получают эффект в виде сокращения издержек или роста выручки. В статье рассказываем, как оцифровали этот процесс для лидера добывающей отрасли.
2. Сервис трансформационных предложений — похоже на Фабрику идей, но здесь регистрируются идеи с более масштабным эффектом и сложностью внедрения
Это Атвинта. Для крупного холдинга мы импортозаместили сервис, в котором сотрудники предлагают идеи для сокращения потерь и увеличения выручки. Софтом пользуются 34 компании и 1 700 пользователей: от инженеров до учредителей. Рассказываем, как создавали продукт, который сохранил миллиарды рублей для бизнеса.
3. Экспертные сети — внутрикорпоративная профессиональная соцсеть, где сотрудники консультируют друг друга, обсуждают тренды и лучшие практики отрасли.
Это Атвинта. Для холдинга мы создали корпоративную соцсеть. Только вместо фоточек в ней лайкают профессиональный контент, а в чатах обсуждают тренды отрасли. Читайте, как сервис объединяет сотрудников, разбросанных по всей стране.
4. Доска решения проблем — сервис с онлайн-подачей сообщений по вопросам безопасности на производстве и комфорта сотрудников.
Так как мы уже создали целую экосистему, разработку корпоративного таск-трекера клиент тоже доверил нам.
Задача: создание трекера с учетом бизнес-процессов на предприятиях заказчика
Предстояло разработать сервис для 40 000 пользователей: руководителей проектов, менеджеров по бюджетированию и закупкам, поставщиков технологических линий и исполнителей подразделений.
Сервис должен решать задачи по управлению проектами, распределению и контролю поручений, согласованию документации, планированию сроков и координации работы между командами.
Цель: создать единое пространство управления проектами, которое будет настроено под клиентскую методологию реализации проектов.
Задачи:
- Структурировать работу над проектами и задачами. Выстроить процесс так, чтобы сотрудники видели текущие проекты, задачи каждого участника, сроки, статусы и приоритеты.
- Повысить вовлеченность персонала. Организовать управление рабочими процессами в таск-трекере для роста личной ответственности и инициативности.
- Увеличить эффективность команд. Оптимизировать взаимодействие и координацию за счет совместного планирования задач, понятной структуры ведения проектов и внутренней коммуникации в командах.
Решение: функционал ТОП-трекеров, адаптированный под компанию
Мы разработали корпоративный таск-трекер и интегрировали его в действующую экосистему.
Основные функции и возможности трекера
Создание и управление задачами
- Создание и клонирование задач. Быстрое добавление карточек ускоряет работу пользователей и помогает дублировать типовые сценарии.
- Добавление проектов. Руководитель создает папку проекта и система автоматически рассылает уведомления участникам в таск-трекере и по email.
- Назначения и роли в задачах. В карточке фиксируют автора, исполнителя, выставляют приоритет, а также меняют статус и сроки.
- Описание задач. Можно подробно расписывать задания, прикреплять файлы с предпросмотром изображений и видео, а также добавлять чек-лист. Все изменения фиксируются в истории.
- Режимы работы. Общий список показывает все задачи из доступных проектов. Раздел с задачами пользователя собирает задачи, в которых человек является автором или исполнителем. Это помогает планировать день, ускоряет обработку задач и работу с интерфейсом.
Визуализация
- Канбан-доска. Карточки можно создавать и перетаскивать между колонками — их статус будет меняться автоматически. Мы сохранили особенности работы у каждого подразделения, при этом создав единую структуру доски.
- Расширенная диаграмма Ганта. На шкале показаны сроки, отклонения и зависимости. Задачи и подзадачи объединены в группы, а вехи и ключевые вехи фиксируют результаты этапов проекта. Диаграмму можно выгрузить в формате PNG для презентаций и отчетов.
Коммуникация
- Комментарии в задачах. Участники проекта могут оставлять сообщения к задаче и прикреплять файлы, чтобы отчитываться о проделанной работе.
- Чек-лист. Исполнитель может отмечать выполненные шаги в чек-листе, который автор добавляет в описании задачи.
Контроль
- История изменений. По каждой задаче и проекту ведется автоматическое сохранение действий и правок. Это повышает прозрачность процессов и снижает количество вопросов, когда и что могли изменить.
- Система уведомлений. Письма отправляются раз в час и группируются по проектам. Команда не перегружена напоминаниями и получает актуальную информацию.
- Дедлайны. Система подсвечивает задачи с приближающимися сроками за три дня и один день, а после даты окончания отмечает карточку как просроченную.
Дополнительный функционал
- Поиск с фильтрацией по всему сервису. Расширенный поиск доступен по названию, задачам, проектам, авторам, исполнителям, статусам и приоритетам. Есть подсказки, история запросов и комбинированные условия отбора. Нужный элемент можно найти за считанные секунды.
Далее подробнее расскажем о ключевых этапах реализации проекта и главных функциях.
Читайте о свежих обновлениях в наших продуктах:
Аналитика
Перед проектированием изучили особенности процессов и то, как команды холдинга ведут проекты.
Это один из самых важных этапов, ведь основная проблема клиента заключалась в том, что коробочные решения не подходят под производственные сценарии разных предприятий.
Провели глубинные интервью с руководителями, топ-менеджерами и исполнителями, чтобы определить пожелания и требования к будущему таск-трекеру.
В аналитике использовали визуальные методики EventStorming и User Stories, чтобы описать логику системы.
Описали жизненный цикл задачи, согласовали роли и зону ответственности, собрали модель статусов и правила переходов к следующему этапу проекта.
Зафиксировали приоритеты и единые поля карточки, а также правила уведомлений.
Сравнили 12 решений и отобрали 50 функций, которые легли в основу таск-трекера. Зафиксировали, где типовые механики не подходят под специфику производства, и учли гибкость настроек.
Итоги исследования трекеров:
Это Атвинта. Сейчас мы делаем корпоративный таск-трекер для нашего клиента. Перед разработкой по косточкам разобрали популярные трекеры и узнали, чего хотят пользователи в таких сервисах. Итоги исследования отдаем вам.
Выделили основные функции для MVP, а дополнительные записали в бэклог для будущих доработок. Все гипотезы утвердили на макетах с командой заказчика.
Роли пользователей
В трекере действуют две группы ролей. Они помогают избавиться от лишних этапов согласования, делают работу предсказуемой и упрощают поддержку сервиса.
Проектные роли
- Руководитель проекта настраивает карточки и доску, формирует команду, создает и корректирует задачи, а также управляет файлами.
- Участник ведет задачи в пределах своих прав, может создавать и редактировать собственные карточки заданий.
- Наблюдатель видит информацию по проекту и задачам без возможности вносить правки.
Системные роли
- Администратор контролирует работу пользователей и ведение проектов, отслеживает журнал изменений и при необходимости добавляет и корректирует задачи.
- Пользователь авторизуется через корпоративную систему и работает в общих проектах.
- Гость заходит по приглашению и получает доступ в рамках выданных прав.
Типы проектов и постановка задач
Проект представляет собой папку с общей информацией, задачами, файлами, списком участников и историей изменений.
Руководитель указывает цель и описание работы, добавляет роли и типы доступа. Система автоматически рассылает уведомления сотрудникам и создает диаграмму Ганта и канбан-доску. Отдельная вкладка проекта нужна, чтобы контролировать инициативу, отслеживать сроки и распределять поручения в одном контуре.
В каждом проекте задачи делятся на несколько типов — это помогает видеть общий ход работы и конкретные результаты на каждом этапе. Такой подход позволяет детализировать процессы и находить узкие места.
Основные сущности проекта:
- Этап — крупный блок работ, который объединяет задачи и подзадачи. На диаграмме Ганта время этапа складывается из всех сроков вложенных задач.
- Задача — основная единица работы. Для каждой задачи фиксируется план, факт и прогноз по дедлайнам, указываются приоритет и статус, а также назначаются автор и исполнитель.
- Подзадача — отдельный шаг внутри большой задачи. Позволяет разложить работу на несколько частей и изучить, как такое выполнение влияет на сроки всей задачи и этапа.
- Веха — точка контроля. Помогает зафиксировать важные моменты, например, согласование документа или запуск нового процесса.
- Ключевая веха — контрольный пункт с особыми обязательствами. Это может быть завершение этапа, например, подписание акта выполненных работ или приемка результата.
Управление задачами
Организовали рабочее пространство вокруг главной страницы с актуальными задачами участников, в которых они выступают авторами и исполнителями. Это помогает держать фокус на своих поручениях и не пропускать дедлайны.
Для каждого пользователя формируется личный проект «Мои задачи» — все задания из этого раздела видит только владелец. К отдельной карточке можно выдать доступ по необходимости. Такой подход разделяет личные и командные задачи и упрощает планирование.
В отдельном блоке «Задачи» собраны все задания из открытых проектов. Можно найти конкретный проект или файлы, которые нужны специалисту для выполнения своих задач. А также отследить работу других команд и посмотреть процессы. Например, занят ли сейчас коллега или его можно привлечь к проекту.
Поиск реализован на всех ключевых страницах — по названию, коду задачи, проекту, автору или исполнителю. Дополнительно доступны фильтры по статусу, приоритету и срокам. Можно выбрать задачи с приближающимися и просроченными дедлайнами. Такой подход экономит время и снижает вероятность пропуска срочных вопросов.
Внутри каждой карточки есть поля с информацией о проекте, авторе, статусе и сроках, а также чек-лист, предпросмотр файлов и комментарии с ветками и вложениями. Прикрепленные документы и изображения автоматически появляются во вкладке «Файлы» по конкретному проекту.
Все изменения и комментарии фиксируются в истории — всегда можно восстановить цепочку действий и понять, кто, что и когда поменял.
Команда работает синхронно, а руководители видят реальную картину по задачам и могут вовремя скорректировать план. Это сокращает время на коммуникацию и снижает операционные риски.
Реестр проектов в таск-трекере
В трекере все проекты собраны в одном реестре — это позволяет быстро сориентироваться в текущих задачах и отследить статус работы по каждому направлению.
Новый проект можно создать за пару минут. Достаточно указать название, определить тип, добавить руководителя, инициатора, заказчика и описать идею. Это помогает упростить запуск новых процессов и не тратить время на долгие согласования.
Каждый проект организован так, чтобы команде было удобно работать и отслеживать все этапы и документы в одном месте. Управлять ролями и приглашать сотрудников можно прямо в карточке проекта. Статусы показывают, кто уже приступил к работе, а кто только получил приглашение.
Канбан-доска
В таск-трекере реализованы две модели работы с канбаном — классическая по статусам и настраиваемая под любые процессы.
Колонки можно добавлять, переименовывать и менять порядок. Благодаря фильтрам есть возможность сортировать задачи по исполнителям, срокам или приоритетам.
Перемещение карточки на доске автоматически меняет ее статус и добавляет запись в историю.
Визуальный контроль помогает руководителю следить за загрузкой команды и оперативно реагировать на проблемы.
Канбан-доска адаптируется под специфику работы любого подразделения и позволяет гибко управлять проектами.
У пользователей есть возможность добавлять собственные колонки на доске и перемещать карточки между ними. Это нужно для того, чтобы учитывать внутренние процессы подразделений.
Диаграмма Ганта
В таск-трекере диаграмма Ганта визуализирует ключевые этапы и задачи, подсвечивает отклонения от плана и зоны риска. Такой подход помогает руководителям держать процесс под контролем, реагировать на изменения и корректировать планы.
Вся структура работ видна на одной схеме — этапы автоматически учитывают сроки вложенных задач, а отображение можно настроить под свои параметры. Благодаря этому удается сфокусироваться на деталях, упростить анализ и ускорить планирование.
График всегда отражает актуальное состояние работ, поэтому команда и руководители всегда видят общий прогресс по проекту. Такой подход повышает прозрачность управления и сокращает время на подготовку отчетов и сверку данных.
Уведомления
Система уведомлений помогает команде оставаться в курсе ключевых событий по проектам и задачам, не перегружая пользователей лишними письмами.
Все события группируются в пакетные рассылки, которые приходят раз в час. В настройках профиля можно отметить галочками приоритетные напоминания. Это синхронизирует действия команды без лишнего информационного шума.
Результат
В экосистеме заказчика появился собственный таск-треке с расширенной диаграммой Ганта и гибкой настройкой под разные проекты.
Управление и контроль задач сфокусированы на производственных процессах. Вместо хаоса и разрозненных действий, команда получила универсальный инструмент, который встроен в платформу холдинга. Сотрудники работают по привычной системе, а руководителям проще отслеживать процессы.
Итоги проекта:
- Трекер охватывает 40 000 пользователей. Сервис рассчитан на ежедневную работу разных предприятий холдинга.
- Выросла прозрачность работы. Каждый сотрудник видит свою зону ответственности, а руководители — общую картину по всем проектам без ручного сбора информации.
- Увеличилась скорость принятия решений. Визуальные инструменты и умные фильтры избавили команду от рутины и ускорили коммуникацию между подразделениями.
- Простое внедрение изменений и управление рисками. Руководители оперативнее реагируют на отклонения от плана за счет расширенной диаграммы Ганта и фиксации истории по задачам.
- Повысилась вовлеченность сотрудников. Каждому участнику доступна персональная рабочая зона, в которой можно планировать свой день и видеть вклад в общий результат.
- Исключена зависимость от сторонних решений. Трекер полностью сделан под специфику холдинга и развитие бизнеса.
- Готовность к масштабированию. Архитектура позволяет подключать новые команды и сценарии, развивать аналитику и оптимизировать процессы под задачи любого подразделения.
Компания получила удобный и функциональный инструмент, который помогает координировать действия команд и минимизировать возможные риски в ежедневной работе.
В дальнейшем планируем расширять функционал, который зафиксировали в бэклоге в ходе работы над проектом.
Нужна разработка корпоративного таск-трекера? Создадим систему управления проектами и для вас.
Оставляйте заявку:
• отправьте запрос на почту info@atwinta.ru
• или заполните форму: atwinta.ru/request
• больше кейсов: atwinta.ru/projects