Бумажная рутина вместо развития команды. Как оптимизировать работу HR с внештатниками?

Регулярное сотрудничество компаний с внештатными исполнителями — стандарт на рынке труда в эпоху глобального найма и распределённых команд. Рассказываем, какие риски возникают, если HR вручную администрирует работу с внештатниками, и как платформенные решения оптимизируют самые ресурсозатратные процессы.

HR-специалист занимает ключевую позицию в административном управлении внештатными исполнителями, потому что задействован на каждом этапе взаимодействия с ними.

Задачи HR по работе с фрилансерами:

Поиск и отбор — скоринг резюме, оценка компетенций, выбор наиболее релевантных специалистов.

Коммуникация и сопровождение — ответы на вопросы исполнителей, согласование условий взаимодействия.

Документальное оформление сотрудничества — подготовка контрактов/договоров, сбор данных и реквизитов, проверка их подлинности/корректности.

Организация оплаты работ — контроль типов выплат (валютных и локальных), сумм, сроков и налоговых удержаний.

Сбор закрывающих документов — актов выполненных работ, счетов, отчётов о проделанной работе и другой первичной документации для бухгалтерии, которая позволит организации подтвердить расходы.

Подготовка отчётов для руководства — оценка расходов на оплату труда внешних исполнителей и эффективности сотрудничества с ними.

Как правило, на начальных этапах формирования гибридных команд компании самостоятельно оформляют взаимодействие с фрилансерами — по гражданско-правовым договорам с физлицами, ИП или через самозанятость. В таком случае документооборот и выплаты управляются вручную, что требует высокой включённости HR-специалиста в процессы.

Трудности неизбежно возникают при масштабировании. Чем больше внештатных исполнителей, с которыми сотрудничает компания, тем сложнее администрирование процессов для HR. Ручное выполнение множества рутинных операций провоцирует ошибки, которые в итоге отражаются на эффективности бизнеса.

Основные факторы риска и их последствия:

Ручное копирование данных. Перенос информации между таблицами, системами приводит к опечаткам, потере данных и задержкам выплат.

Несистемный подход. Без единой информационной базы и четких алгоритмов выполнения процессов контроль теряется, работа дублируется, а HR оказывается перегружен.

Неполная проверка данных. Пропуск информации о паспортах, налоговых данных и реквизитах может привести к нарушению законодательства и невозможности проведения выплаты фрилансеру.

Разные банки и валюты. Работа с несколькими банковскими счетами и валютами увеличивает риск ошибок в суммах, конвертации и комиссиях.

Несвоевременное оформление закрывающих документов. Процесс ручного сбора актов, счетов и отчётов может затянуться, документы теряются. Все это вызывает проблемы с бухгалтерией и задержки отчетности.

В итоге управление десятками фрилансеров может занимать до 80% рабочего времени HR. Лишь около 20% остаётся на стратегические задачи — подбор персонала, развитие команды и повышение вовлечённости сотрудников. Это не только снижает эффективность, но и тормозит рост бизнеса.

Автоматизация самых ресурсоёмких задач — документооборота, отчётности и выплат, сделает работу HR с фрилансерами в разы проще и эффективнее. Что важно — внедрение цифровых продуктов не потребует глобальной перестройки IT-инфраструктуры компании, если использовать специализированные сервисы, такие как MadeTask.

Таблица ниже наглядно демонстрирует, как автоматизация на 70–80% снижает временные затраты на рутину, превращая часы ручной работы в минуты.

Переход на платформенное управление работой с внештатными исполнителями позволяет HR реально экономить время на выполнении рутинных операций и сосредоточиться на стратегических задачах: подборе, развитии и вовлечённости команды.