ERP в строительстве: как FreedomBI помогает видеть реальную прибыль по каждому объекту

Каждый третий собственник строительной компании не знает точную рентабельность своих проектов до их завершения. Деньги где-то «теряются», материалы списываются «примерно», а кассовые разрывы становятся неприятным сюрпризом в середине объекта.

Содержание:

✓ Почему Excel и «знания в голове» больше не работают в строительстве

✓ Что теряет компания без системы проектного учёта

✓ Как FreedomBI решает 5 главных болей собственника

✓ Реальный путь внедрения за 2 месяца

Недавно собственник подрядной компании (годовая выручка около 150 млн рублей) поделился типичной ситуацией. По документам проект должен был принести 18% маржи. По факту после завершения оказалось всего 6%. Куда делись остальные 12%?

Выяснилось быстро: перерасход материалов на 8% из-за отсутствия пооперационного списания, допработы на 200 тысяч без изменения бюджета, простой техники на 3 дня никто не учёл, а субподрядчик получил предоплату на 2 недели раньше срока — деньги «зависли».

Проблема в том, что в строительстве всё взаимосвязано.

Закупка материалов влияет на себестоимость проекта, акты выполненных работ формируют график поступлений, заявки на оплату создают кассовый план.

Когда эти процессы живут в разных системах (Excel, почта, 1С только для бухгалтерии), связь рвётся. Собственник видит картину когда уже поздно что-то менять.

Вы — руководитель строительной компании? Обязательно подпишитесь на мой Telegram канал:

– Новости строительного рынка

– Бесплатные шаблоны управления строительной компанией

– Обзор инструментов с искусственным интеллектом для строительства

Недавно, кстати, вышел пост «Топ-10 инструментов с ИИ для строительного бизнеса» – Подписывайтесь!

Типичная ситуация: нужно платить субподрядчику 2 млн через неделю, а заказчик перенёс платёж на месяц. Откуда это стало известно? Из телефонного звонка в пятницу вечером. Где взять деньги? Неизвестно, потому что нет единого платёжного календаря с привязкой к договорам и актам.

В FreedomBI любой платёж начинается с заявки на оплату, жёстко привязанной к проекту и договору. Календарь ДДС автоматически стягивает график поступлений из КС-3 и график выплат из заявок. Собственник в любой момент видит: когда придут деньги, когда нужно платить, какой будет остаток на расчётном счёте через неделю, месяц, квартал.

«Купили 50 мешков цемента, по документам списали 48, а по факту осталось 0». Классика жанра. Без адресного хранения и пооперационного списания невозможно понять, куда ушли материалы — на объект А, на объект Б или в карман кому-то.

Система запрещает свободные списания. Каждое перемещение — это документ с обязательной привязкой к проекту и этапу работ. Штрихкоды на крупных позициях. Адресное хранение по объектам. Движения между проектами только через документы. В результате всегда видно, где именно находится каждая единица номенклатуры.

Сколько стоит объект на самом деле? Материалы посчитали, работы субподрядчиков тоже. А собственная техника? Зарплата прорабов? Электричество на стройплощадке? Обычно эти затраты либо вообще не учитываются поэтапно, либо распределяются «на глаз» в конце месяца.

FreedomBI ведёт полный учёт прямых затрат по проекту: материалы списываются на конкретные работы, спецтехника учитывается по часам/сменам с автоматическим распределением на этап, труд сотрудников закрепляется за объектами. Общепроизводственные расходы распределяются по настраиваемым правилам. В итоге каждый день виден актуальный P&L по каждому проекту.

Нужно купить материалы на 500 тысяч. Прораб пишет в WhatsApp снабженцу, тот звонит финдиректору, финдиректор запрашивает у гендира разрешение по почте. Через день приходит ответ, ещё день на оформление заявки в 1С. Итого 3 дня минимум. А поставщик уже повысил цену или материал закончился.

В системе настроены маршруты согласований для любых операций: заявки на закупку, заявки на оплату, изменения бюджета проекта. Нужные люди получают уведомления автоматически, утверждают в пару кликов, отказы с комментариями сразу видны инициатору. Весь процесс занимает часы, а не дни. Плюс полная история согласований для аудита.

«Как там дела с объектом на Садовой?» — «Вроде нормально, почти в бюджет вписываемся». «Вроде» и «почти» — это не управленческий учёт. Это гадание на кофейной гуще. Когда выяснится точно, будет уже поздно корректировать.

В FreedomBI управленческий учёт — отдельный контур с собственными правилами признания выручки и себестоимости. Ежедневные отчёты P&L и ДДС по каждому проекту и по компании в целом. Бюджет проекта и факт видны рядом в режиме реального времени. План-факт по материалам, работам, технике. Отклонения подсвечиваются автоматически.

Проект как ядро системы

В FreedomBI всё строится вокруг проекта. Не вокруг счетов, не вокруг договоров, а именно вокруг строительного объекта. Каждая операция жёстко привязывается к проекту, этапу работ и статье затрат. Это даёт моментальную трассируемость: откуда пришли деньги, на что потратили, что осталось сделать.

Бюджет проекта формируется на основе сметы: плановые объёмы работ, материалы, техника, субподряд. Любое изменение (допработы, изменение объёмов, изменение цен) проходит через процедуру согласования и автоматически влияет на бюджет. Всегда видно, как изменения повлияли на рентабельность проекта.

Материалы: от склада до конкретной стены

Справочник номенклатуры, складской учёт с адресным хранением, заявки на закупку с согласованиями, контроль поставок по договорам. Материалы поступают на центральный склад или сразу на объект, списываются на конкретные работы по актам. Перемещения между объектами только через документы.

Для дорогих позиций подключается учёт по серийным номерам или штрихкодам. Инвентаризация проводится прямо в системе с актами сверки. В итоге всегда известно, где находится каждая единица, сколько стоит, когда поступила, на какой объект списана.

Работы, акты и деньги: связка без разрывов

Подрядчики и субподрядчики заводятся с условиями оплаты: аванс, гарантийные удержания, штрафы. Выполненные работы фиксируются актами с привязкой к объёмам из договора. Из актов автоматически формируются КС-2 и КС-3 по типовым шаблонам.

КС-3 попадает в платёжный календарь: известна дата ожидаемого поступления с учётом условий договора. Оплата субподрядчикам проходит через заявки на оплату, которые также привязаны к договорам и проектам. Итог — полная связка: выполнили работу, подтвердили актом, знаем когда придут деньги, планируем оплату поставщикам.

Спецтехника: каждый час на учёте

Справочник техники с указанием ставок по часам, сменам или километрам. Учёт фактической работы: сколько часов техника работала на конкретном объекте, сколько простаивала. Затраты автоматически распределяются на проект и этап.

Можно учитывать как собственную технику, так и арендованную. Для арендованной техники ведутся договоры с поставщиками услуг, контролируются сроки аренды и суммы к оплате. В результате стоимость техники корректно попадает в себестоимость проекта и P&L.

Казначейство и платёжный календарь

Ключевое правило: ни один платёж не проходит без заявки на оплату. Заявка создаётся с указанием проекта, договора, статьи затрат, проходит маршрут согласований, попадает в календарь ДДС.

Календарь показывает три потока: плановые поступления (из договоров с заказчиками и КС-3), плановые платежи (из заявок и договоров с поставщиками), фактические движения денег (синхронизация с банком). Собственник видит кассовые разрывы за месяц вперёд и может заранее принять решения: взять краткосрочный кредит, перенести платёж, ускорить получение оплаты от заказчика.

Управленческий учёт и бухгалтерский учёт — это разные задачи с разными требованиями. Бухгалтерия живёт по регламентам: проводки, счета, формы отчётности для налоговой. Управленка нужна для оперативных решений: сколько заработали сегодня, какая рентабельность проекта, когда будет кассовый разрыв.

FreedomBI и 1С работают двухконтурно. Справочники (контрагенты, номенклатура, договоры) синхронизируются автоматически. Документы (поступления, реализации, акты) передаются из FreedomBI в 1С для проводок. Платежи также дублируются в обе системы.

Управленка идёт в FreedomBI в режиме реального времени — для принятия решений. Бухгалтерия закрывается в 1С по регламенту — для отчётности. Никакого дублирования ввода данных, никаких расхождений, никакой путаницы.

«У нас всё работает на Excel. Зачем усложнять?»

Excel хорош для анализа и отчётов. Но он не про оперативное управление. В Excel нет согласований, нет автоматизации, нет связей между сущностями. Когда в компании 2-3 объекта, можно держать в голове. Когда 5-10 одновременных проектов, начинаются ошибки и потери.

«У нас есть 1С. Чем не устраивает?»

1С — это про бухгалтерию и регламентированный учёт. Управленческий проектный учёт в строительстве требует другой логики: материалы списываются на работы, работы формируют акты, акты влияют на денежный поток. В типовой 1С это нужно дорабатывать под ключ. FreedomBI даёт это из коробки.

«Сколько это стоит?»

Стоимость зависит от количества пользователей и объёма данных. Типичная компания с 30-50 сотрудниками платит около 50-70 тысяч рублей в месяц за полный функционал. Это окупается экономией от одного предотвращённого кассового разрыва или от снижения потерь материалов на 2-3%.

«Как быстро сотрудники привыкнут?

Интерфейс FreedomBI построен логично: создал заявку, согласовал, выполнил, закрыл. Прорабам нужно 2-3 дня практики, чтобы начать работать комфортно. Снабженцам и финансистам — неделя. Ключевой момент: не нужно менять привычные процессы, просто переносим их в систему с прозрачностью и контролем.

После внедрения FreedomBI собственник строительной компании получает то, чего не было раньше: полный финансовый контроль в режиме реального времени.

Видно рентабельность каждого проекта ежедневно, а не когда объект завершён. Известно, где находятся материалы и сколько они стоят. Кассовые разрывы видны за месяц вперёд и можно принять меры. Согласования идут быстро, без потери времени на звонки и почту. Вся управленка в одной системе, ничего не теряется.

Это не про красивые дашборды для презентаций инвесторам. Это про ежедневные решения: стоит ли брать новый объект, можно ли сейчас платить субподрядчику, где перерасход бюджета и как его исправить. Когда видишь цифры в реальном времени, принимаешь правильные решения быстрее.

Запишитесь на бесплатную демонстрацию FreedomBI для строительных компаний — покажем на примере вашей специфики, как система закрывает конкретные боли вашего бизнеса.

Демонстрация работы системы для строительной компании