7 предприятий – одна база знаний. Как ОАК ускорила поиск информации на 40%

В большой компании знания могут быть самым ценным активом и одновременно тем,что замедляет работу.

Привет! Это TEAMLY – платформа для управления знаниями с AI-ассистентом. Сегодня расскажем про опыт работы с данными крупнейшего авиастроительного холдинга России.

В Объединенной авиастроительной корпорации (ОАК) ключевые документы и экспертиза хранились в десятках разрозненных систем. Семь предприятий, тысячи сотрудников и множество источников информации – как отследить актуальность? Это усложняло взаимодействие и создавало риски там, где их быть не должно.

Чтобы собрать знания в один управляемый контур, ОАК внедрила корпоративную базу знаний на платформе Teamly. Проект делали вместе с нашими специалистами и коллегами из QSOFT. О том, как это выглядело изнутри, рассказывает Антон Елисеев, начальник отдела управления знаниями ОКБ Сухого (ПАО «ОАК»).

Важно уточнить: проблема была не в том, что «документов мало». Скорее наоборот. Когда источников десятки, начинается вечная цепочка:

В такой конструкции время теряется каждый день. Плюс появляется серое поле рисков: кто-то случайно работает по устаревшей версии, кто-то делает выводы по неполным данным, кто-то пропускает важное обновление.

По сути, компания сталкивается с тем, что знания есть, но нет единого места, где они собраны, проверены и доступны.

Если в компании уже есть папки и внутренние системы, часто возникает соблазн: давайте просто наведём порядок там. Но это может вылиться в бесконечную уборку без конца и края.

В ОАК пошли иначе: сделали ставку на единую базу знаний, которая:

Для этого выбрали Teamly как платформу под корпоративную базу знаний и систему управления знаниями.

Внедрение базы знаний редко бывает «поставили систему и забыли». Самая сложная часть – организационная: договориться, как именно будут жить знания и кто за что отвечает.

Работа шла в несколько шагов.

Шаг 1. Единая точка входа

Сделали так, чтобы у сотрудников появилось одно место, куда они приходят за информацией. Это важно психологически: если входов много, люди продолжают жить «по старинке».

Шаг 2. Пространства под подразделения

Внутри базы настроили отдельные рабочие пространства: под команды, функции, направления. Логика простая: людям не нужна «вся библиотека мира», им нужен их понятный раздел, где всё по делу.

Шаг 3. Наполнение и приведение к живому виду

Базу начали наполнять актуальными материалами: стандартами, регламентами, инструкциями и внутренними документами. Смысл был не в том, чтобы «перетащить файлы», а в том, чтобы собрать систему, в которой знания можно найти, понять и использовать.

Если коротко, база знаний «выстреливает» не интерфейсом, а тем, насколько она уменьшает количество действий до результата: открыл – нашёл – применил.

У сотрудников появилась стартовая точка, где видно важное: обновления, нужные разделы, полезные материалы. Это снижает барьер входа: не нужно «вспоминать путь».

В больших компаниях поиск – боль. И если поиск работает плохо, люди перестают им пользоваться. В Teamly реализован умный поиск AI и фильтры: можно искать по материалам, людям, пространствам. В результате сотрудник не «перелистывает папки», а получает результат быстрее.

В базе есть профили сотрудников: должность, компетенции, материалы, связанные с их экспертизой. На практике это помогает быстро понять, к кому идти за уточнением, если документ не отвечает на вопрос.

Отдельная важная вещь: знания оформляются не просто в виде приложенных документов, а как статьи с контекстом. Есть вложения, история изменений, теги, комментарии. Это повышает шансы, что человек не просто «скачает и уйдёт», а действительно поймёт, что делать.

В Teamly есть глоссарий: термины подсвечиваются, определения доступны сразу. В больших структурах это решает вечную проблему «мы одинаковые слова понимаем по-разному».

Плюс – права доступа и аналитика: можно управлять тем, кто что видит, и смотреть, какие материалы реально читают.

Сейчас корпоративной базой знаний пользуются 80% сотрудников ОАК, платформа охватывает 7 предприятий холдинга.

По оценке компании:

Но, честно, важнее даже не проценты. Важнее то, что у сотрудников появилась привычка: если нужен ответ – ты идёшь в базу знаний, а не «в чат» и не «к коллеге».

В производственных и инженерных компаниях ошибка из-за неактуального документа – не мелочь.

Когда появляется единый источник правды:

По словам Антона Елисеева, система управления знаниями даёт возможность быстро получать доступ и к информации, и к экспертизе. Плюс её можно настраивать под пользователя – это повышает шанс, что люди не бросят инструмент через неделю, а будут реально использовать.

Кейс ОАК показывает две практичные мысли.

Первая. База знаний не взлетает, если это просто «новое место для файлов». Она взлетает, когда там есть структура, актуальность и привычка пользоваться.

Вторая. Без единой точки входа будет саботаж по инерции. Люди продолжат жить в папках и чатах, потому что так быстрее «на автомате».

В ОАК сделали не «ещё одну систему», а базовую инфраструктуру: единое пространство, в котором знания собраны, упорядочены и доступны. Это помогло ускорить поиск информации, уменьшить риски ошибок из-за устаревших версий и вовлечь большинство сотрудников в регулярное использование базы.

Опыт нашего клиента показал: когда в компании много людей и много процессов, база знаний перестаёт быть «приятным дополнением». Она становится способом держать управление в руках, а не в переписках.