«Когда не знаешь, как бывает по-другому, думаешь, что это норма»: честные истории о переходе на единую рабочую среду
Лучший способ понять, работает ли софт, — спросить тех, кто пользуется им каждый день. Не руководителя, который подписывал договор, и не интегратора, который настраивал сервер, а обычного сотрудника, который открывает приложение 5 дней в неделю.
Мы так и сделали. Поговорили с сотрудниками компаний, которые каждый день пользуются VK WorkSpace и узнали, как на самом деле выглядит их рабочий день: что стало проще, к чему пришлось привыкать и от чего теперь не хочется отказываться.
«Закрыли корпоративную соцсеть, потому что она стала не нужна»
Алина — HR-директор в IT-компании на полторы тысячи человек. Команда распределенная: около пятисот сотрудников работают по всей России. До перехода на VK WorkSpace компания пользовалась отдельными сервисами для звонков, почты и хранения файлов.
Мой день начинается с одного приложения. Я открываю VK WorkSpace и сразу вижу, сколько сообщений пришло, какие встречи стоят на сегодня. Тут же могу отменить встречу, добавить коллегу в созвон, ответить на срочный вопрос. Все это происходит быстро, пока пью утренний кофе.
Раньше больше всего раздражало, что рабочие чаты и личные сообщения перемешивались — переключаешься туда-сюда, и концентрация рассыпается. Сейчас работа отдельно, личное отдельно.
Со временем VK WorkSpace заменил компании не только мессенджер и почту, но и внутреннюю соцсеть, которая использовалась для корпоративных новостей.
У нас была собственная социальная сеть, где люди делились всем подряд — от новостей компании до объявлений вроде «продам дачу». Когда мы перешли на VK WorkSpace, поняли, что все и так заходят в одно приложение за рабочей информацией. Мы создали каналы: для важных новостей от руководства, по интересам и отдельные флудилки. А старую соцсеть закрыли, потому что необходимость в ней отпала сама собой.
«Даже если встреча назначена десять минут назад, мы ее не пропустим»
Роман отвечал за выбор и внедрение VK WorkSpace в компании. До перехода команда пользовалась собственным почтовым сервером и несколькими разрозненными сервисами для звонков и переписки. В 2022 году привычные зарубежные решения стали недоступны, и компания начала искать замену — причем с более высокими требованиями, чем раньше.
Мы сравнивали все решения на рынке. Нам нужен был не просто мессенджер, а связка из почты, календаря и актуальной адресной книги — и чтобы все работало в тандеме.
Когда развернули VK WorkSpace, нам не пришлось проводить отдельное обучение для сотрудников — интуитивно всем все было понятно.
Главной болью для компании с быстрым темпом работы были риски пропустить встречи. Сотрудники не всегда успевали заметить перенос совещания, если в нужный момент не оказывались за компьютером.
У нас быстрый темп, и мы хотим видеть все изменения в календаре очень оперативно. Сейчас, даже если совещание назначено десять минут назад, мы его не пропустим — приходит пуш-уведомление, и кто-то уже может подключиться сразу со смартфона. Мы спокойно пользуемся почтой, мессенджером, календарем и звоним друг другу из любой точки.
«Меня спрашивают, почему VK WorkSpace. Я отвечаю — а какие альтернативы?»
Компания «Синимекс» — ИТ-компания, которая перешла на удаленку в 2020 году и с тех пор ведет почти всю коммуникацию онлайн. За выбор и сопровождение рабочих инструментов отвечает Владимир.
Когда мы развернули VK WorkSpace, все заработало сразу — чат, звонки, группы, обмен файлами. Не нужно было ничего допиливать или ждать, пока доделают. Открыл — и у тебя готовый рабочий инструмент.
Отдельным аргументом при переходе стало то, что у VK WorkSpace понятный пользовательский интерфейс — сотрудникам было проще адаптироваться.
Большое количество сотрудников в компании сразу отметили, что приложение VK WorkSpace напоминает интерфейс привычных мессенджеров. Для многих это сгладило недовольство, которое обычно возникает при переходе на новый продукт. Адаптация к VK WorkSpace по сравнению с другими решениями прошла намного быстрее и проще — и для пользователей, и для администраторов.
Процессы в компании «Синимекс» в целом налажены и не было острой необходимости переходить на использование ботов. VK WorkSpace решили более серьезно интегрировать в бизнес-процессы и сделали несколько ботов.
На прежнем решении мы ботами не пользовались, а здесь начали активно. Сделали бота, который подключается к различным сервисам транскрибации — закидываем запись встречи, выбираем модель, получаем расшифровку и краткое содержание. Инженеры настроили мониторинговых ботов: утром приходят уведомления о том, что произошло за ночь в проектных системах.
Сейчас мы хотим полностью перенести стандартные офисные процессы в ботов — заявки на пропуск, на курьера, запросы в бухгалтерию и кадры. Отказываемся от части «тяжелых» решений в пользу «маленьких помощников».
Из чего на самом деле складывается удобство работы?
Мы создаем VK WorkSpace для бизнеса, чтобы наводить порядок в коммуникациях. Но истории наших клиентов и коллег показали: удобный рабочий инструмент меняет не только процессы, но и ощущение от работы. Спокойствие, доверие к коллегам, уверенность в своем расписании — все это складывается из конкретных фич.
- Единое окно. Почта, мессенджер, календарь и звонки живут в одном приложении и воспринимаются как единое целое, а не как набор вкладок.
- Все под рукой. Файлы, ссылки и документы хранятся в чатах по проектам. Найти нужную презентацию можно за секунды, даже если ее обсуждали месяц назад.
- Боты вместо порталов. Транскрибация встреч, заявки на пропуск, запросы в бухгалтерию — рутинные процессы можно вынести в ботов и решать прямо в мессенджере.
- Рабочий баланс. Найти коллегу по оргструктуре можно в два клика. А в конце дня — выключить рабочие уведомления и выдохнуть.
Подключите команду к VK WorkSpace и посмотрите, как изменится качество повседневных рабочих коммуникаций. Возвращаться к прежнему формату уже не захочется!
А в следующей статье мы расскажем, что думают о сервисе наши собственные сотрудники, которые пришли в VK из других компаний и привыкли к совсем другим инструментам. Будет много личных открытий — не переключайтесь!