Компания из ста человек тратит на созвоны до 96 миллионов рублей в год

Рассказываем, как сэкономить на видеовстречах без ущерба для бизнеса

Меня зовут Антон Гурин. Я CPO продукта MWS TeamStream — сервиса для асинхронных видеокоммуникаций. Девять встреч за рабочий день — мой личный рекорд созвонного года. Каждый день я общаюсь с продажами, разработкой, аналитикой и другими командами. В итоге только после 19:00 я наконец могу спокойно посидеть над метриками или стратегией продукта. Поэтому я освободил часть календаря от ненужных встреч и заменил их асинхронным форматом. В этой статье расскажу, стоило оно того или нет.

Не я один сталкивался с проблемой перегруженных календарей. Согласно исследованию Atlassian, 78% сотрудников по всему миру считают, что звонки отвлекают их от основной работы. А 54% выходят со встречи и не понимают, что в итоге на ней обсуждалось.

Как руководитель, я должен рационально тратить рабочее время и бюджет команды. Поэтому прикинул, сколько стоит перевести это время в деньги. Получилась примерная схема.

При средней зарплате в 250 тысяч рублей час работы сотрудника — примерно 1 562 рубля. По данным Fellow, сотрудник в среднем тратит на встречи 12,8 часа в неделю. Умножаем на 51 час звонков. Выходит, что каждый сотрудник обходится компании почти в 80 тысяч рублей в месяц — только за время, проведённое на встречах. Компания на сто человек тратит на созвоны почти 96 миллионов рублей в год.

Просто прочитать расшифровку после встречи не всегда помогает. Я сам через неделю уже не помню какие-то нюансы или контекст обсуждения. Сказать коллегам «я не пойду» можно не всегда. Поэтому я решил попробовать асинхронные коммуникации. На Западе этим активно пользуются в GitLab и Atlassian. Но в России эта культура пока не прижилась.

У нас наоборот принято считать встречи ритуалом, который объединяет команду. Поэтому дейлики в 9 утра, где все пересказывают статусы из Jira, никто не отменяет. Хотя и неясно, как они улучшают атмосферу в команде. Но и заменить все 1-1 кружочками в мессенджере — тоже не вариант. Поэтому я начал разбирать свой календарь и смотреть, какой из встреч могло бы не быть.

Тимлид с продактом обсудили приоритеты на следующий спринт. Одну фичу решили отложить, а другую ускорить. А потом то же самое проговаривают команде на отдельной встрече.

Можно ли убрать из календаря: да, кроме случаев, когда реально важна интонация. Например, вы с командой 2 месяца готовили фичу к запуску, а её отложили на неопределённый срок. Людям важно вживую услышать объяснения и задать вопросы, иначе они потеряют мотивацию.

Чем заменить: коротким видео со слайдом, макетом или демонстрацией экрана. Так проще понять контекст вообще без встречи. Это лучше, чем длинное сообщение в чат или очередной звонок.

Новый разработчик впервые идёт в незнакомый микросервис. Документация устарела, или её вовсе нет. Поэтому приходится каждый раз ставить встречу с тем, кто знает, как тут всё работает.

Можно ли убрать из календаря: да, это ещё и вредная привычка. Содержание звонка часто нигде не фиксируется. Один разработчик всё объяснил, другой всё понял, а через месяц ту же встречу проводят снова — уже для следующего участника команды.

Чем заменить: живой документацией. Пояснения по архитектуре, сервисам, сценариям и нюансам работы удобно записать коротким видео. Это не отменяет полноценную базу знаний. Но очень выручает, если на статьи нет времени.

В сервисе MWS TeamStream можно за 5 минут записать короткие видео, добавить их в библиотеку, приложить к странице в Confluence и поделиться ссылкой в общем чате. Позже по расшифровке и краткому содержанию из видео уже проще собрать полноценную текстовую документацию.

Тестировщик завёл баг по всем правилам: шаги воспроизведения, скриншоты, ожидаемое и фактическое поведение. Но разработчик открывает задачу через несколько дней, не разбирается в контексте — и просит созвониться, чтобы баг показали вживую.

Можно ли убрать из календаря: да. Вроде бы дел на 10 минут. Если вы сидели в коде, выстраивали в голове логику работы системы — после звонка всё это придётся восстанавливать заново. 5–7 таких встреч в день, вот разработчики и не успевают закрывать задачи.

Чем заменить: коротким видео с воспроизведением бага. В MWS TeamStream это займёт 2–3 минуты. Включаете запись экрана, показываете шаги, проговариваете вслух, что делаете, — готово. Ссылку на видео можно просто прикрепить к задаче. Чтобы его посмотреть, не нужно регистрироваться в сервисе.

К каждому видео TeamStream ИИ автоматически создаёт текстовую расшифровку. Её можно скопировать и вставить в описание бага. Тестировщику не нужно писать ничего вручную, а разработчик быстрее разберётся в сути проблемы. В итоге времени на заведение бага будет потрачено меньше.

Это боль продактов, аналитиков, дизайнеров и разработчиков. Поправить требования, переделать макет, уточнить постановку — формально всё это уже лежит в Confluence или в задаче. Но детали проще проговорить голосом.

Можно ли убрать такую встречу? Чаще всего — да. Дело даже не в том, что полчаса уходит на поиск свободного слота в календарях. Хуже другое: половина контекста остаётся в головах участников. Через неделю никто не вспомнит, почему решили так, а не иначе и что стояло за конкретной формулировкой.

Чем заменить: коротким видео. Один раз показываете: что менять, где спорное место, как должен работать сценарий, какие ограничения нельзя нарушить. Видео заменяет звонок и остаётся в задаче. Потом к нему вернётся любой, кто подключится к проекту позже.

Я точно не за то, чтобы избавиться от всех встреч в календаре. Встречи должны оставаться там, где важен живой диалог и эмоциональный контекст. Как понять, где именно он важен?

Вспомним, как проходит типичное собрание. Есть формальный лидер, который по очереди даёт слово каждому участнику: Ане, Ване и Тане. У Ани возникло недоумение по поводу одной темы в речи Тани. Но она молчит, потому что не её очередь говорить. К тому же Аня понимает, что вопрос не очень простой и может вылиться в спор между ней и Таней. Лидера это будет раздражать. Ваня что-то не понял и потерял нить разговора, ему скучно. В этом формате участники на самом деле не контактируют друг с другом. Поэтому и встречаться всем вместе тут вовсе необязательно. Поэтому я бы не отменял встречи, где важно выслушать разные мнения и важен диалог. Если встреча превращается в череду монологов — проще записать асинхронное видео.

1-1. Во время этих встреч можно понять, что реально беспокоит человека, даже если он не говорит об этом напрямую: уточнить и услышать интонацию. Иначе в один день вам объявят, что уже приняли оффер из другой компании, хотя до этого не высказали никаких претензий.

Важное решение требует мнения нескольких людей. Выбор технологического стека для нового сервиса. Три команды предлагают разные подходы — нужно услышать аргументы, задать вопросы и договориться за одну встречу.

Планирование, ретроспективы, обсуждение зависимостей

Это ритуалы, где важны динамика, участие всей команды и синхронное обсуждение.

Конфликтные и чувствительные темы

Разговоры про конфликты, увольнения, эмоциональные ситуации и другие чувствительные вопросы лучше не уводить в асинхронный формат.

💡 Меньше встреч по инерции

Отвалились созвоны «на всякий случай». Появились длинные отрезки времени без переключений — те самые, в которых получается думать.

💡 Контекст перестал испаряться

Важные объяснения начали сохраняться, а не растворяться после звонка. Часть знаний перестала зависеть от памяти конкретного человека.

💡 Встречи стали честнее

Самый неожиданный эффект: оставшиеся встречи стали качественнее. На них начали приходить с вопросами, а не за пересказом. Когда убираешь шум, становится видно, где действительно нужен живой разговор.

Можно начать с простого аудита календаря. Вот три вопроса, которые стоит задать по каждой регулярной встрече:

Обычно уже после такого разбора становится видно, что часть созвонов существует просто по инерции. Дальше можно выбрать 2–3 сценария, где звонок вообще не нужен. И посмотреть, что будет, если его убрать. И только после этого можно попробовать созвон-детокс и оставить себе один рабочий день без встреч в неделю.

Вместо кружочков в мессенджере можно записывать полноценные видео с ноутбука. В MWS TeamStream это видео можно ещё и отредактировать и получить ИИ-расшифровку. С помощью Embed Player видео можно встроить на сайт или в базу знаний. Для обучающих материалов, внутренних инструкций и базы знаний это особенно полезно. Встроенная аналитика просмотров позволяет контролировать вовлечённость команды и понимать, кто и когда смотрел ваше видео. Сервис работает в облаке, устанавливать приложения на свой компьютер не нужно.

Можно сгруппировать несколько видео в папку и отправить ссылку на неё кому угодно. По умолчанию доступ открыт всем пользователям, даже неавторизованным. Если вы не хотите, чтобы видео было доступно всем — роли можно гибко настраивать. Даже если вы запнулись или сказали что-то лишнее, этот момент можно вырезать в редакторе. После записи видео ИИ-помощник автоматически делает текстовую расшифровку и краткое содержание.

В MWS TeamStream можно бесплатно записать 20 видео. Оставьте заявку, и вы успеете поработать больше, чем 15 минут между звонками.