Сказка с хорошим концом: как боты спасли офисное “королевство”

Во времена всеобщей удалёнки вы ещё не успели забыть об офисных драках за бесплатные парковочные места? А часовые опоздания из-за поиска стихийной дворовой парковки помните? Часто подобные казусы случались из-за плохо организованного микропроцесса: управление и контроль над офисным паркингом. Хорошо, что сегодня у нас есть боты, которые позволяют эффективно и, что важно, быстро находить и бронировать парковочные места для гостей и сотрудников.

В одном офисе всё напоминало сказку: бесплатные обеды для сотрудников, бесплатная парковка (правда, для особо приближённых ко двору), и даже спящая царевна имелась. Она добиралась на работу по 2 часа и совершенно не успевала высыпаться, а потому половину рабочего дня проводила в лёгкой полудрёме. Отвечала при этом царевна за важные для компании микропроцессы: получение и отправка корреспонденции, заказ пропусков и бронирование парковки для гостей. С парковкой-то и случилась одна история, которая заставила царевну проснуться.

Вся информация о парковочных местах (коих у этой компании было не так чтобы очень много) велась у царевны по-старинке в экселевском файле. Менеджеры писали ей письма с просьбой зарезервировать на определённую дату определённое количество гостевых мест, она заносила вручную информацию в таблицу в течение рабочего дня, а затем, в 17:00, отправляла сводную охране. На следующий день гости по номеру машины проезжали в назначенный час на парковку.

Однажды компания, где работала царевна, решила устроить бал-маскарад в честь старта крупного международного проекта. На праздник были созваны представители из самых удалённых филиалов, приехал даже наместник из Тулы на личном авто. Он обладал серьёзным авторитетом среди сотрудников компании, но редко озарял своим вниманием центральный офис.

Царевне пришлось изрядно потрудиться, оформляя пропуска для множества гостей, время прибытия которых постоянно менялось. Хаос царил и в файлике с парковкой: в течение двух дней ежечасно происходили замены и отмены броней. В конце концов царевна совсем запуталась и пропустила письмо о брони для тульского наместника. И, разумеется, он приехал в нужное место в нужный час, но парковочного места для себя не обнаружил. Наместник был в ярости и, более того, опоздал на бал, да ещё и вынужден был бросить машину в неразрешённом месте. Случился небольшой скандал, вследствие которого царевну уволили.

Как говорится, всё к лучшему: царевна нашла работу рядом с домом, стала высыпаться и эффективно работать, а в столичной компании решили навести порядок и завели ботов. Боты помогли организовать микропроцесс бронирования парковочных мест, и следующий бал прошёл уже без накладок.

Микропроцессы являются отражением внутренней жизни любой компании, состоит она из 10 или из 1000 человек, не важно. Это отправка и получение документов, установка ПО и передача оборудования в пользование сотрудникам, заказ воды и напитков, управление курьерскими службами и, конечно, заказ парковочных мест и пропусков. Когда микропроцессы “барахлят”, может пострадать не только трудоспособность коллектива, но и репутация компании. К сожалению, использование электронной почты как основного канала для общения внутри компании способствует замедлению микропроцессов. К тому же, это отнимает большое количество времени - так, по данным Attentive, 28% рабочей недели офисных сотрудников уходит на корпоративную e-mail переписку.

“Переезд” рабочих коммуникаций в мессенджеры логичен и обусловлен такими факторами, как удобство обмена информацией и файлами, скорость подключения. Можно ли сделать микропроцессы ещё быстрее, и сохранить при этом бэкап изменений по каждому из них? Да, конечно, сегодня в мессенджеры можно “подселять” ботов - это программы, которые умеют общаться с пользователями, маршрутизируя их запросы на доставку корреспонденции, заказ воды или подачу заявления на отпуск. В корпоративном мессенджере amo можно настроить бота под каждый из этих процессов, и, конечно, с парковкой он тоже справится.Кроме того, боты обойдутся средней компании намного дешевле, чем внедрение громоздкой BPM-системы: разумеется, такие системы можно настроить на маршрутизацию бесчисленного множества микропроцессов, но только представьте, сколько будет стоить привлечение сторонних разработчиков по каждому чиху вашей бухгалтерии или отдела кадров?

Настроить бота в amo | корпоративный мессенджер может администратор аккаунта ー логично, что в случае с организацией парковки эту роль можно предоставить секретарю либо офис-менеджеру. Как выглядит алгоритм взаимодействия бота и сотрудника, который хочет оформить парковочное место для гостя?

Сотрудник запускает бота и тот предлагает выбрать, нужна парковка на один, два или три и более дня. Если парковочное место должно быть забронировано на длительный срок, необходимо написать заявление на имя директора, обратившись к секретарю. Если место нужно на один день, бот предлагает указать дату, телефон заявителя и номер машины. Если парковка нужна на два дня, то сотруднику необходимо указать интервал. По данным, которые предоставляет сотрудник, бот предлагает секретарю принять либо отклонить заявку на парковочное место. В случае отказа секретарь должен сообщить причину.

Если гость успешно занимает место на парковке, сотрудник в ответ на запрос бота должен ответить “да”, после чего заявка считается успешно выполненной и отправляется в архив. Если гость не явился, бот сообщит секретарю, что парковочное место свободно. А если с парковкой возникли проблемы, бот предложит обратиться непосредственно к секретарю для решения вопроса.

Таким образом время секретаря высвобождается для решения оперативных вопросов, а вся история по оформлению парковочных мест хранится в архиве. При выяснении спорных вопросов владелец бизнеса или СЕО всегда сможет “поднять” нужную информацию.

Заметили, что “мгновенно” стало самым популярным словом в цифровом мире? Используя ботов, компании могут автоматизировать рутинные процессы для более эффективного взаимодействия внутри команды, а также для оказания помощи сотрудникам. Боты сокращают время, затрачиваемое на выполнение обыденной задачи, они имитируют беседу в чате, поэтому их помощь воспринимается как нечто безопасное и эффективное, как контакт с человеком.

Согласно исследованию Gartner, к 2022 году 70% офисных служащих будут вовлечены в коммуникацию с ботами. Есть ли реальные причины для того, чтобы отказаться от волшебной палочки сегодня?