Небольшой виджет для amoCRM, который избавляет от больших хлопот

В новом кейсе по автоматизации отделов продаж, «Шишкин и Команда» расскажут о своем новом решении, которое делает «прозрачным» рабочий день любого сотрудника компании. Даже если сотрудники работают в удаленном режиме.

Как обычно происходит найм менеджеров по продажам? Руководитель пишет объявление, выбирает сотрудников, нанимает. А потом думает чем их занять. Есть клиенты — пусть работают по клиентам. Нет клиентов — пусть куда-нибудь звонят, ищут новых. Кажется, что недозагружены — пусть КП новое делают...

В большинстве случаев, руководителю приходится лишь предполагать о реальной загрузке сотрудников, периодически прохаживаясь по офису и озирая взглядом сотрудников: работают они или нет.

Если же сотрудники работают удаленно, все становится еще сложнее. Да, можно проводить ежедневные планерки и путем опросов выяснять чем был сотрудник сегодня занят. Реально ли он потратил на эти дела столько часов, сколько он заявил. Или привирает.

Но в целом, все равно приходится полагаться на собственные предположения и догадки:

Теряются входящие звонки — это потому что менеджеры раздолбаи или потому, что они перегружены делами?

Сотни просроченных задач — это потому что менеджеры не умеют планировать свой рабочий день или потому, что они работают вполсилы?

Менеджеры постоянно ноют, что слишком много работы — это правда или пустая болтовня лентяев?

Сколько человек нанимать в отдел продаж? Двоих хватит? Или может троих? А почему не четверых?

Профи в построении бизнес-процессов, делают замеры: сколько времени уходит на те или иные операции, сколько времени теряется на переключении между задачами. Затем делается подсчет, учитывается погрешность и таким образом рассчитывается рабочая нагрузка на персонал.

Зная это, легко понять сколько сотрудников нужно в отделе продаж, чтобы справится с текущей нагрузкой в компании. Лишний персонал не нанимается, экономятся деньги на зарплатах.

Легко понять почему теряются заявки. Если рабочая нагрузка рассчитана на двоих менеджеров по продажам, а в компании всего один — очевидно, что в одиночку он просто не справляется с потоком работы, который на него направлен.

Однако за 5 лет работы с компаниями я убедился, что большинство собственников не умеет такие замеры делать. Да и времени у них на это нет.

Итог: бизнес делается «на глазок» с огромными допущениями. Управление компанией основано на предположениях, а не наблюдениях. Компания бороздит просторны рынка как в тумане...

amoCRM умеет фиксировать бОльшую часть активности сотрудников, которые в ней работают и выводит её в виде ленты активности:

Фиксируются: постановка/выполнение задач, постановка примечаний, звонки, чаты и многое другое. Иными словами — реальные физические действия сотрудников, а не просто нахождение в личном кабинете.

Это именно то, что нам нужно, чтобы понимать реальную рабочую нагрузку на сотрудника. Мы можем увидеть не только что сотрудник делал, но и время бездействия — промежутки времени, в которых ничего не происходило.

Мы решили эти данные визуализировать и создали виджет «Панель активности сотрудников». Вот так он выглядит на рабочем столе amoCRM:

Получилось простое и наглядное решение, которое показывает:

Отсутствие активности сотрудника — красные участки временной шкалы
Рабочую активность сотрудника — зеленые участки шкалы

Благодаря виджету легко понять во сколько сотрудник начал работу и во сколько реально ее закончил. Когда в компании трудится 10, 20 и более человек, достаточно сделать сортировку сотрудников по возрастанию, чтобы увидеть кто сегодня — самое слабое звено.

Без труда можно проследить когда во сколько человек ходил на обед и сколько это заняло у него времени.

Больное место в отделах продаж — звонки. Виджет и тут придет на помощь. Включите чек-бокс «Только звонки» и вы увидите кто, когда и сколько звонков сегодня делал и общую продолжительность в минутах и часах. Удобная штука, если нужно быстро увидеть в какой половине дня сотрудники звонят больше, в какой — меньше.

Для компаний, которые работают удаленно
Ну в самом деле, тут даже не нужно ничего объяснять. Виджет «Панель активности сотрудников» — это глаза руководителя. Больше не нужно звонить менеджерам или писать в чаты с вопросами «Где Вася? Он вышел на линию?». Просто посмотрели на Панель активности и все поняли.

Для контроля рабочей нагрузки на персонал
Если вы видите, что временные шкалы сотрудников пестрят зеленым, а задачи и заявки клиентов все равно теряются — пора нанимать дополнительный персонал. Нагрузка уже превышает имеющиеся у вас рабочие ресурсы.

Для выявления лентяев и лоботрясов
Если же задачи не выполняются, клиентам не перезванивают, а временные шкалы — преимущественно красные, — пора менять людей. У вас в коллективе лентяи.

Для нас самих это стало приятной неожиданностью, хотя вроде бы это и очевидно. После установки виджета в личные кабинеты клиентов, моментально увеличивается дисциплина сотрудников.

Например, многие знают, что сотрудников приходится заставлять ставить примечания, вовремя выполнять задачи и заполнять поля в карточках сделки. Вы объясняете, что это важно, чтобы информация о клиентах не терялась, сотрудники кивают и продолжают не делать.

Зато после установки виджета сотрудники моментально понимают, что при выполнении этих требований, их активность будет более высокая, директор будет меньше докапываться.

1. Сразу после установки вам будет предложена ссылка для копирования. Вы можете вставить ее на рабочий стол amoCRM. Но кроме этого, вы можете ее использовать на мобильном телефоне, чтобы контролировать сотрудников вне офиса. Или используйте ее на корпоративном мониторе в офисе.

2. Вы можете указывать графики работы сотрудников, отделов или всей компании разом, чтобы на Панель выводилась временная шкала в заданные промежутки времени.

3. Есть возможность не учитывать определенную активность, которая совершается не руками, а автоматически. Если у вас в кабинете настроена автоматизация, это может быть вам полезно.

Виджет получился простым и очень наглядным. Да, может быть он окажется не слишком полезным для «малышей» со штатом до 3-5 сотрудников. Но в компаниях, где сотрудников десятки и сотни — это незаменимая вещь.

Цена на виджет соответствующая. Не для «малышей».

Установить виджет можно самостоятельно из раздела "Настройки → Интеграции» в вашем кабинете amoCRM. Или с официальной страницы «Панели активности сотрудников».

Бесплатный период — 14 дней.