Программное обеспечение от «Декодики»: автоматизируем рутину, ускоряем бизнес
Каждый день компании работают с большим количеством документов. Их нужно распознать, проверить, правильно распределить по папкам и корпоративным системам, а иногда — сравнить между собой.
При ручной обработке такие задачи отнимают много времени и практически неизбежно приводят к ошибкам. Для ускорения и минимизации человеческого фактора IT-компания «Декодика» разработала программные решения «Сканикс» и «Трим», которые автоматизируют значительную часть работы с документами. Они распознают информацию, анализируют файлы, проверяют данные и помогают сделать документооборот быстрее и эффективнее.
Расскажу, как эти решения работают на практике.
«Сканикс»: от скана к готовым данным
«Сканикс» распознает документ, извлекает из него текст и предоставляет готовый отчет с полной информацией. При этом программа может работать с файлами разного качества, в том числе с плохо читаемым текстом.
Основные функции:
- распознавать сканированные документы, включая файлы с размытым изображением и плохо читаемым текстом;
- извлекать необходимые данные и автоматически передавать их в CRM-системы и другие корпоративные сервисы;
- анализировать печати, подписи и другие элементы документа;
- формировать краткое содержание документа, помогая быстро понять суть даже объемных текстов, содержащих сложную юридическую терминологию.
Таким образом, «Сканикс» преобразует обычный файл в структурированные данные, с которыми можно работать дальше. Система извлекает необходимую информацию и передает ее в корпоративные сервисы. Это сокращает объем ручной работы и снижает вероятность ошибок.
«Трим»: превращает хаос в порядок
Если «Сканикс» работает прежде всего с содержанием документов, то «Трим» отвечает за их классификацию и стандартизацию. Программа приводит файлы к единому формату и автоматизирует основные этапы предварительной обработки.
Вот что она делает:
- преобразует файлы в единый формат;
- объединяет и разделяет документы с автоматической нумерацией страниц: например, если в одном файле содержится несколько документов, «Трим» самостоятельно разделит их на отдельные файлы, присвоит каждому корректное название и пронумерует страницы;
- проверяет документы на наличие поврежденных и потенциально вредоносных файлов;
- автоматически переименовывает документы в соответствии с установленными стандартами;
- определяет тип документа (договор, соглашение, заявление и другие виды);
- распознает и извлекает данные из файлов;
- сравнивает документы для выявления опечаток, расхождений и ошибок: это позволяет проверить, совпадают ли персональные данные, реквизиты и другая важная информация во всех связанных документах.
Автоматизация на практике: реальный кейс применения программ
Если бизнес автоматизирован, то сотрудники не тратят время на рутину, которой занимаются программы. В результате компания получает несколько важных преимуществ:
Автоматизация рутинных операций. Сотрудники освобождаются от монотонной ручной работы и могут сосредоточиться на задачах, связанных с развитием бизнеса и принятием стратегических решений.
Кратное снижение количества ошибок. Система уменьшает число неточностей, которые могут возникать при ручном вводе и переносе данных между разными сервисами.
Сокращение времени обработки. Программы могут непрерывно работать с большими объемами информации и обрабатывать документы значительно быстрее человека.
Экономия ресурсов. Высокая скорость работы и отсутствие необходимости пропорционально увеличивать штат позволяют снизить операционные расходы и повысить эффективность процессов.
Изначально «Сканикс» и «Трим» создавались для задач, связанных со взысканием задолженности. Однако их можно использовать для работы с документооборотом в самых разных сферах — от розничной торговли до государственного сектора.
Результаты внедрения в цифрах
Программные продукты «Декодики» рассчитаны на обработку больших объемов данных. Анализ даже объемного документа обычно занимает не более 1–3 секунд.
Эффективность решений подтверждает опыт одного из наших ключевых партнеров из сферы взыскания задолженности. После внедрения «Сканикса» и «Трима» компания смогла увеличить объемы работы и расширить портфель проектов без пропорционального роста затрат.
Результаты внедрения:
- скорость обработки документов увеличилась в 10 раз;
- чистая прибыль выросла на 5%;
- удалось избежать дополнительного найма 80 сотрудников.
Технологии развиваются, подстраиваясь к задачам бизнеса
Мы продолжаем совершенствовать программные продукты и расширять их возможности. Для этого «Декодика» развивает ML-модели, которые помогают системам обучаться новым сценариям работы с документами.
Чем больше данных и различных кейсов обрабатывают «Сканикс» и «Трим», тем точнее они распознают информацию, анализируют документы и адаптируются к новым задачам.
В итоге бизнес получает не просто инструмент для автоматизации отдельных операций, а технологичное решение, которое может развиваться вместе с его потребностями. При этом сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут больше времени уделять работе, где особенно важны экспертиза и принятие решений.