Кафе зарабатывает на зале, а теряет на складе: 5 дыр в учёте, которые съедают до 15% выручки

Собственник кафе смотрит на дневную выручку и видит: вроде бы всё неплохо. Гости идут, чеки пробиваются, касса звенит. Но в конце месяца на счету существенно меньше, чем ожидал. Поставщики подорожали, аренда выросла, персонал просит прибавку. А главное, непонятно, где именно исчезают деньги. Знакомо?

Правда в том, что большинство потерь в кафе не рыночные, а операционные. Они происходят внутри заведения, на кухне и на складе. И их можно взять под контроль. Без сложных систем и многомиллионных вложений. Давайте разбираться, где именно утекает прибыль и как это остановить.

Внешний фон не радует. По данным «Контур.Фокус», в 2025 году в России закрылось 35 400 заведений общепита. Это рекордный показатель за последние годы. В Москве за полгода (с августа 2025 по январь 2026) прекратили работу 1 403 ресторана и кафе. В регионах ситуация не лучше: только за ноябрь 2025 года общее число заведений сократилось на 3,1%.

Трафик падает по всей стране. В Москве посещаемость снизилась на 10–40% в зависимости от формата и локации. В регионах падение неравномерное, но тренд общий: гости стали реже ходить и меньше оставлять в чеке.

Одновременно закупочные цены на продукты растут на 20–40% в год. Молочка, мясо, овощи, кофе — дорожает всё. В Москве рост ближе к верхней планке из-за логистических наценок, в регионах чуть ниже, но тоже ощутимый.

На этом фоне терять деньги ещё и внутри заведения это непозволительная роскошь. Но именно это и происходит.

Фудкост — это доля себестоимости продуктов в цене блюда. Считается просто: стоимость всех ингредиентов блюда делим на его розничную цену и умножаем на 100%. Например, если салат стоит в меню 500 рублей, а продуктов на него ушло на 150 рублей, фудкост = 30%.

Нормы зависят от формата:

Если ваш фудкост стабильно выше 40%, дело не в рынке. Что-то идёт не так внутри заведения. Перерасход на кухне, неучтённые списания, воровство или ошибки в техкартах — каждая из этих дыр забирает свои проценты. Суммарно потери могут достигать 15% выручки. Для кафе с оборотом 2 миллиона рублей в месяц это 300 000 рублей, которые просто исчезают.

1. Перерасход на кухне. Повар кладёт «на глаз» 120 граммов курицы вместо 100 по техкарте. В одном блюде разница незаметна, за месяц это десятки тысяч рублей. Особенно критично для мяса, рыбы, сыра, самых дорогих позиций. Без технологических карт и контроля порций вы даже не узнаете, сколько продуктов ушло сверх нормы.

2. Списания без учёта. Продукт испортился, блюдо вернули, что-то уронили — списали и забыли. Норма списаний для общепита составляет 3–5% от оборота. Но когда списания не фиксируются и не анализируются, эта цифра легко превращается в 8–10%. А каждая единица сверх нормы это прямые убытки.

3. Воровство и усушка. Сотрудник выносит пачку масла, другой «забывает» пробить чек, а при инвентаризации недостачу списывают на естественную убыль. Усушка продуктов (мясо, овощи, сыпучие) действительно существует, но её реальный объём редко превышает 1–2%. Всё, что сверху, либо воровство, либо халатность в учёте.

4. Закупки про запас. «Возьмём побольше, пока скидка» — и вот уже склад забит продуктами, которые не успевают использовать. Деньги заморожены в запасах, часть продуктов портится, а реальная оборачиваемость падает. Умное управление запасами, по данным отраслевых исследований, даёт экономию от 5 до 15% закупочного бюджета.

5. Ошибки в техкартах. Техкарта составлена на один набор ингредиентов, а по факту используется другой. Или цена ингредиента в техкарте не обновлялась полгода, хотя поставщик уже трижды поднимал цены. В результате вы думаете, что блюдо приносит 30% маржи, а на деле 12%. И таких блюд в меню может быть половина.

Чтобы перекрыть эти дыры, не нужно нанимать армию аудиторов. Достаточно трёх инструментов, которые внедряются за несколько дней.

Инвентаризация еженедельная, а не ежемесячная. Раз в месяц считать остатки — это смотреть в зеркало заднего вида. За 30 дней потери уже случились, и вы о них просто узнаёте постфактум. Еженедельная инвентаризация (хотя бы по ключевым позициям: мясо, рыба, алкоголь, сыр) позволяет заметить отклонение до того, как оно превратится в серьёзную проблему.

Технологические карты. Техкарта должна быть рабочим инструментом, а не бумажкой в папке. В ней зафиксированы точные граммовки, актуальные цены ингредиентов и итоговая себестоимость. При любом изменении цены поставщика техкарта пересчитывается.

Контроль закупок по факту, а не по привычке. Закупка должна опираться на данные: что реально расходуется, сколько осталось на складе, какой прогноз продаж на неделю. Закупка «как в прошлый раз» или «шеф сказал» — гарантированный путь к затовариванию и порче продуктов.

Всё перечисленное выше можно делать в Excel. Но когда у вас 50 позиций в меню, 200 складских номенклатур и три поставщика, таблицы начинают жить своей жизнью. Цифры не сходятся, данные устаревают, а шеф-повар всё равно заказывает «на глаз».

Облачные системы складского учёта решают эту проблему. Они автоматически списывают ингредиенты при каждой продаже, пересчитывают себестоимость при изменении закупочных цен и показывают реальный фудкост. Например, Restik позволяет кафе на 1–3 точки внедрить полноценный складской учёт за 1–2 дня: заведение просто начинает работать в системе, а собственник получает прозрачную картину остатков, списаний и себестоимости.

Результат: вы перестаёте гадать, куда делись деньги, и начинаете управлять цифрами.

Пять конкретных действий, которые можно выполнить уже на этой неделе:

1. Посчитайте реальный фудкост. Возьмите три самых популярных блюда, сложите стоимость их ингредиентов по фактическим закупочным ценам и разделите на цену в меню. Если результат выше 38%, необходимо искать точки для оптимизации.

2. Проведите внеплановую инвентаризацию. Прямо сегодня, после закрытия смены. Сравните фактические остатки с учётными. Расхождение больше 3% — повод разбираться.

3. Проверьте техкарты. Откройте техкарту на любое блюдо и сравните с тем, что реально кладёт повар. Граммовки, ингредиенты, замена позиций — всё должно совпадать.

4. Проанализируйте списания за последний месяц. Посчитайте общую сумму списаний и разделите на выручку. Если больше 5%, ищите причину: порча, воровство или ошибки в закупках.

5. Настройте еженедельный контроль по топ-10 позициям. Выделите 10 самых дорогих складских позиций (по сумме остатков) и начните считать их каждую неделю. Это даст 80% контроля при 20% усилий.

Рынок общепита действительно сжимается: трафик падает, цены на продукты растут, конкуренция усиливается. Но внешние факторы это то, на что вы не можете повлиять напрямую. А на внутренние потери можете.

Перерасход, неучтённые списания, воровство, хаотичные закупки и нерабочие техкарты — это те 5–15% выручки, которые вы способны вернуть в свой карман без увеличения потока гостей. Начните с фудкоста и инвентаризации. Запустите систему автоматизации быстро и без лишних затрат — попробуйте Restik. Первые 14 дней бесплатно, запуск от 15 минут, без программистов.