13 аналогов Asana в России: сравнение сервисов для управления задачами и проектами

Если команда привыкла работать в Asana, при переходе на другой сервис важно перенести не только задачи. Желательно сохранить привычную организацию работы: структуру проектов, зависимости, формат досок, автоматизации, отчетность и процессы взаимодействия между командами.

Мы сравнили 13 российских сервисов — от простых таск-трекеров до комплексных платформ, где можно выстраивать бизнес-процессы, вести CRM и финансовый учет. Отдельно разобрались, какие возможности они предлагают для миграции из Asana.

Asana сочетает инструменты для управления задачами и проектами с возможностями планирования и контроля работы. Проекты можно разбивать на задачи и подзадачи, назначать ответственных и дедлайны, прикреплять файлы, оставлять комментарии и добавлять пользовательские поля. При необходимости одну задачу можно включить сразу в несколько проектов.

Работу можно отображать в разных форматах: списком, на канбан-доске, в календаре, на Timeline или диаграмме Ганта. Благодаря этому участники команды могут работать в удобном для себя представлении, а руководители — отслеживать сроки, зависимости и состояние проекта в целом.

Еще одна важная часть Asana — автоматизация рутинных процессов. Например, через формы можно собирать заявки, а с помощью правил — автоматически назначать ответственных, менять параметры задачи или переводить ее на следующий этап при выполнении заданных условий.

Для работы с большим количеством проектов в Asana предусмотрены портфели, дашборды и инструменты управления загрузкой команды. Кроме того, командные цели можно связывать с целями более высокого уровня, чтобы видеть, как отдельные проекты влияют на общие результаты компании.

Именно на эти возможности стоит обращать внимание при поиске альтернативы. Полноценный аналог Asana — это не сервис с похожим интерфейсом и набором кнопок, а система, в которой команда сможет сохранить привычные рабочие процессы и не потерять важные функции при переезде.

Ниже рассмотрим 13 российских сервисов и сравним их возможности. Сервисы расположены в произвольном порядке — последовательность в списке не означает рейтинг от лучшего к худшему.

Кайтен — система для управления задачами, проектами и рабочими процессами. Ее можно адаптировать под структуру конкретной команды: настроить этапы работы, разместить несколько досок в одном пространстве и связать между собой задачи из разных пространств.

Задачи и проекты

Основные элементы работы в Кайтене — карточки и доски. В карточках хранят описание задачи, данные об исполнителе и сроках, чек-листы, файлы, комментарии, метки и пользовательские поля. Крупные задачи можно разбивать на дочерние, а зависимости позволяют обозначить последовательность связанных работ.

Базовое представление — канбан-доска. При этом проект можно открыть в виде списка, таблицы, календаря или таймлайна. Для проектного управления предусмотрены диаграмма Ганта и ресурсное планирование, а для Scrum-команд — работа со спринтами.

В одном пространстве можно разместить сразу несколько досок. Например, разработка, маркетинг и редакция могут использовать собственные этапы и правила работы, но при этом оставаться в общей структуре проекта.

Автоматизация и контроль процессов

Для автоматизации рутинных действий в Кайтене используются триггеры. Например, при изменении статуса карточки система может автоматически назначить исполнителя, обновить поле или выполнить другое заданное действие.

Модуль «Ограничения» помогает контролировать соблюдение процесса. С его помощью можно запретить переход карточки на следующий этап, пока не выполнены определенные условия: не закрыты дочерние задачи, не заполнено обязательное поле или не завершено другое необходимое действие.

Таким образом, автоматизации помогают выполнять рутинные операции, а ограничения — следить за тем, чтобы команда не пропускала обязательные этапы работы.

Для анализа процессов предусмотрены отчеты по задачам, потоку работы, блокировкам и затраченному времени.

Документы

В Кайтене есть встроенный редактор для инструкций, регламентов, брифов и проектной документации. Документы можно связывать с конкретными пространствами и карточками, чтобы нужные материалы находились рядом с задачами.

Редактор поддерживает совместную работу: пользователи могут одновременно редактировать текст, оставлять комментарии, упоминать коллег и просматривать историю изменений.

Материалы, предназначенные для внешней аудитории, можно опубликовать в публичной базе знаний — например, в формате документации, справочного раздела или FAQ.

Дополнительные возможности

Помимо управления задачами и проектами, в Кайтене есть дополнительные инструменты:

Также в сервисе развивают собственные видеовстречи — «Кайтен Встречи». На момент подготовки материала функция находится в бета-тестировании.

Переезд с Asana

Для перехода из Asana в Кайтене предусмотрен автоматический импорт проектов и задач. Вместе с ними можно перенести:

Во время импорта можно сопоставить колонки из Asana с нужными этапами в Кайтене. Для дочерних задач также можно выбрать способ переноса: сохранить их отдельными карточками или преобразовать в пункты чек-листа.

Что учитывать

Один из заметных отличий от Asana касается работы с целями. В Asana цели существуют как отдельный уровень иерархии: их можно напрямую связывать с проектами и задачами и отслеживать прогресс.

В Кайтене аналогичную систему можно выстроить самостоятельно. Например, создать отдельную доску с целями, закрепить ее в пространствах команд, а сами цели связать с дочерними карточками и другими рабочими элементами.

Такой вариант дает больше свободы в организации структуры, но готовую модель целей из Asana один в один перенести не получится — ее потребуется настроить под процессы команды.

Сколько стоит

Shtab — российский сервис для управления задачами и проектами. Помимо организации текущей работы, в нем можно объединять проекты в портфели и связывать задачи с целями компании.

Задачи и проекты

В карточках задач можно указывать исполнителей, сроки и приоритеты, добавлять комментарии, файлы, чек-листы и пользовательские поля. Крупные задачи можно разбивать на подзадачи.

Для работы с проектами предусмотрено несколько представлений: канбан, список, календарь, диаграмма Ганта и матрица Эйзенхауэра. На диаграмме Ганта можно настраивать зависимости между задачами и отмечать вехи. WIP-лимиты позволяют ограничивать количество задач на отдельных этапах и контролировать загрузку процесса.

Несколько проектов можно собрать в портфель, чтобы в одном месте отслеживать их статусы, сроки и общий прогресс. Для разных команд или направлений можно создавать отдельные рабочие пространства.

Автоматизация и аналитика

Повторяющиеся операции в Shtab можно автоматизировать с помощью сценариев, которые состоят из триггеров, условий и действий. Для распространенных рабочих процессов предусмотрены готовые варианты автоматизаций.

Для контроля работы система учитывает затраченное время и собирает показатели по проектам. Задачи и проекты можно связывать с целями и OKR, чтобы сопоставлять текущую работу команды с более крупными целями компании.

Часть операций можно выполнять с помощью Shtab AI. ИИ-инструменты умеют создавать и связывать задачи, разбивать их на подзадачи, формировать чек-листы и отчеты, а также отвечать на вопросы по проектам.

Документы

Для хранения инструкций, регламентов и другой внутренней документации предусмотрено отдельное пространство «База знаний». Материалы можно распределять по папкам и добавлять к ним метки.

База знаний встроена в Shtab, поэтому рабочие документы можно хранить в той же системе, где команда ведет задачи и проекты, без отдельного сервиса для документации.

Переезд с Asana

В Shtab предусмотрен отдельный инструмент для импорта данных из Asana. Чтобы начать перенос, нужно создать API-токен в Asana, добавить в Shtab пользователей с теми же рабочими адресами и выбрать проекты для импорта.

Такой способ позволяет перенести проекты напрямую, без предварительной выгрузки данных в промежуточные файлы.

Что учитывать

Shtab позволяет выстроить связь между задачами, проектами, портфелями и целями, поэтому часть привычной структуры Asana можно сохранить после переезда.

При этом набор инструментов для аналитики и управления работой отличается. В Asana предусмотрено больше возможностей для анализа портфелей и целей, контроля загрузки команды, а также работы с пользовательскими полями и вычислениями. Если команда активно использует эти функции, перед миграцией стоит отдельно проверить, как привычные сценарии можно воспроизвести в Shtab.

Сколько стоит

WEEEK — сервис для управления задачами и проектами, который также включает базу знаний, CRM и инструменты аналитики. Такой набор возможностей позволяет объединить несколько рабочих процессов в одной системе.

Задачи и проекты

Работу в WEEEK можно организовать как на уровне отдельных задач, так и в рамках крупных проектов. Для задач указывают исполнителей, сроки и приоритеты, добавляют теги, комментарии, файлы и пользовательские поля. Подзадачи при этом остаются самостоятельными элементами: каждой можно назначить отдельного исполнителя, срок и проект.

Для просмотра проекта доступны канбан, список, календарь, представления по неделям и месяцам, а также диаграмма Ганта. На канбан-досках можно устанавливать WIP-лимиты, чтобы ограничивать количество задач на отдельных этапах.

Если проектов много, их можно группировать в папки и портфели. Одну и ту же задачу при необходимости можно добавить сразу в несколько проектов.

Автоматизация, совместная работа и аналитика

Для повторяющихся процессов в WEEEK предусмотрена автоматизация. Например, можно настроить регулярное создание задач или задать правила для колонок, которые срабатывают при добавлении и перемещении карточек.

Результаты работы можно отслеживать с помощью аналитики: смотреть выполненные задачи, затраченное время и динамику показателей. Данные при необходимости можно выгрузить в XLSX, CSV или JSON.

Инструкции, регламенты и другие рабочие материалы можно хранить во встроенной базе знаний и связывать с задачами. Документы поддерживают совместное редактирование и историю версий, поэтому команда может работать с ними внутри того же сервиса.

Не только задачи

В WEEEK есть встроенная CRM для работы с контактами, компаниями и воронками продаж. Ее можно адаптировать под процессы команды, а сделки — связывать с задачами.

Это позволяет объединить продажи и дальнейшую работу с клиентом в одной системе: например, после заключения сделки создать связанные задачи и продолжить вести клиентский проект без переноса информации в другой сервис.

Переезд с Asana

Для перехода из Asana предусмотрен автоматический импорт. В WEEEK можно перенести проекты и задачи вместе с их структурой, расположением на досках, сроками, описаниями, исполнителями, комментариями и иерархией.

Для запуска импорта потребуется API-токен Asana.

Что учитывать

Одно из отличий от Asana связано с управлением целями. В Asana для этого есть отдельный инструмент Goals, который позволяет связывать цели с проектами, портфелями и текущей работой команды.

В WEEEK аналогичного уровня для работы со стратегическими целями нет. Поэтому командам, которые активно используют Goals в Asana, перед переездом стоит заранее определить, как перенести этот процесс и отслеживать достижение целей в новой системе.

Сколько стоит

Strive — сервис для управления задачами и проектами, в котором инструменты планирования дополнены базой знаний и системой регламентов.

Задачи и проекты

Основной формат работы в Strive — канбан-доски. В карточках можно указывать исполнителей и проверяющих, устанавливать сроки, добавлять чек-листы, файлы и пользовательские поля. Проект также можно открыть в виде списка, календаря или таймлайна, а настроенную структуру сохранить как шаблон для повторного использования.

Часть рутинных действий можно автоматизировать. Например, при переходе карточки на определенный этап система может назначить ответственного или автоматически добавить нужный чек-лист.

Для контроля результатов предусмотрена аналитика по проектам, рабочим пространствам и отдельным участникам. Также в сервисе можно учитывать время, которое сотрудники тратят на задачи.

Регламенты и база знаний

В Strive можно хранить инструкции, регламенты и другие внутренние материалы. База знаний поддерживает текст, таблицы, файлы и видео, а для документов можно разграничивать доступ и просматривать историю изменений.

Отдельная возможность — проверка знаний сотрудников. К регламенту можно добавить тест, чтобы после изучения материала сотрудник ответил на вопросы, а компания могла проверить, насколько хорошо он усвоил информацию.

Такой подход позволяет использовать базу знаний не только как хранилище документов, но и как инструмент для внедрения внутренних правил и обучения сотрудников.

Переезд с Asana

При переходе из Asana команда Strive предлагает помощь с переносом досок, задач и структуры проектов, а также с последующей настройкой рабочих процессов.

Есть и вариант самостоятельной миграции: данные можно экспортировать из Asana в CSV или JSON, а затем загрузить в Strive.

Что учитывать

Если команда активно работает с большими списками задач в Asana, стоит обратить внимание на различия в их настройке. В Asana можно выбирать отображаемые поля, менять их порядок, сортировать задачи и адаптировать структуру списка под текущий сценарий работы.

В Strive возможностей для такой настройки меньше. При небольшом количестве задач разница может быть несущественной, но при работе с крупными проектами и большими списками она становится заметнее.

Сколько стоит

ЛидерТаск — сервис для ежедневного управления задачами: их постановки, распределения между сотрудниками и контроля сроков. Для сложного проектного управления возможностей меньше, чем в Asana: например, ограничены инструменты для связывания задач, визуализации проектов и расширенной аналитики.

Задачи и проекты

Задачи в ЛидерТаске можно объединять в проекты, разбивать на подзадачи и чек-листы, назначать им сроки и приоритеты. Для командной работы предусмотрены общие проекты и канбан-доски, а для личного планирования — календарь и ежедневник.

Отдельный сценарий — работа с поручениями. Руководитель может назначить задачу сотруднику и контролировать ее выполнение, а исполнитель — менять статус, отмечать пункты чек-листа и прикреплять файлы.

Сервис поддерживает работу без подключения к интернету. Изменения сохраняются на устройстве, а после восстановления соединения синхронизируются.

Автоматизация и аналитика

Конструктора автоматизаций с триггерами и условиями, как в Asana, в ЛидерТаске нет. Для регулярной работы можно использовать повторяющиеся задачи: после выполнения текущей система автоматически создаст следующую по заданному расписанию.

Статистику можно посмотреть в разделе «Продуктивность». В нем доступны тепловая карта активности и еженедельные отчеты по выполненным задачам и поручениям.

Переезд с Asana

Прямого импорта из Asana через API в ЛидерТаске нет. Для переноса данные потребуется сначала выгрузить из Asana в CSV, а затем импортировать в новую систему.

При таком способе миграции стоит заранее проверить, какие данные и связи сохраняются после импорта, особенно если в Asana используется сложная структура проектов.

Что учитывать

В Asana одну задачу можно добавить сразу в несколько проектов, не создавая копий. Это удобно, когда одна и та же работа относится, например, одновременно к проекту команды и общему проекту компании.

В ЛидерТаске такой модели нет: задача относится к одному проекту. Поэтому при миграции подобных задач потребуется выбрать основной проект или создать дубликаты.

Это особенно важно учитывать командам, которые активно используют мультихоминг задач в Asana для связи нескольких проектов.

Сколько стоит

ПланФикс — платформа для управления задачами, проектами и бизнес-процессами. В отличие от классического таск-трекера, здесь можно работать не только с задачами, но и связывать их с клиентами, договорами, документами и другими объектами компании.

Задачи и проекты

В ПланФиксе можно создавать задачи и подзадачи, устанавливать зависимости, добавлять пользовательские поля и переключаться между разными представлениями. Для планирования проектов предусмотрена диаграмма Ганта.

При изменении сроков система умеет автоматически пересчитывать даты зависимых задач. Например, если предыдущий этап проекта сдвинулся, связанные с ним последующие задачи также можно перенести на новые даты.

Одна из особенностей ПланФикса — возможность создавать собственные типы объектов. Например, компания может завести объект «Договор», добавить к нему нужные поля и связать его с клиентом, проектом или задачами. После этого данные объекта можно использовать в фильтрах, отчетах и сценариях автоматизации.

За счет этого систему можно адаптировать не только под проектное управление, но и под другие бизнес-процессы компании.

Автоматизация и аналитика

Для повторяющихся операций в ПланФиксе можно настраивать автоматические действия. Например, после изменения статуса система может создать следующую задачу, заполнить пользовательские поля или назначить новых ответственных.

Данные из системы можно использовать и для подготовки документов. ПланФикс умеет формировать их по шаблонам Word и автоматически подставлять информацию из задач, контактов и других объектов.

Для аналитики предусмотрены настраиваемые отчеты. В них можно собирать данные по задачам, проектам, контактам и другим объектам, применять фильтры и группировки, а также выполнять расчеты по формулам. Отдельно можно учитывать затраченное время и расходы.

Часть операций можно выполнять с помощью Planfix AI. ИИ-инструменты помогают извлекать информацию из переписки и файлов, заполнять поля задач, составлять резюме обсуждений и анализировать записи звонков.

Переезд с Asana

Прямого импорта из Asana в ПланФиксе нет. Данные можно перенести через файлы CSV, XLS или XLSX.

Если в Asana используется сложная структура проектов, перед миграцией стоит отдельно проверить, какие поля, связи и другие данные получится перенести таким способом, а какие придется восстанавливать уже в ПланФиксе.

Что учитывать

При сравнении с Asana стоит обратить внимание на работу дашбордов. В Asana данные на них обновляются автоматически по мере изменения показателей.

В ПланФиксе для отображения актуальных данных страницу дашборда нужно обновить. Для команд, которые постоянно держат дашборды открытыми и используют их для оперативного контроля показателей, это может потребовать изменения привычного сценария работы.

Сколько стоит

YouGile — сервис для управления задачами и проектами со встроенным корпоративным мессенджером. Обсуждения здесь привязаны непосредственно к задачам, поэтому рабочую переписку можно вести там же, где хранится информация о проекте.

Задачи и проекты

Проекты в YouGile можно разделять на доски, а колонки настраивать в соответствии с этапами рабочего процесса. В карточках задач назначают исполнителей и сроки, прикрепляют файлы, создают подзадачи и добавляют стикеры.

Для планирования по срокам задачи можно открыть в календаре или на диаграмме Ганта. Чтобы собрать информацию сразу по нескольким проектам и доскам, предусмотрены «Сводки».

В «Сводке» можно вывести задачи и подзадачи по заданным условиям. Например, собрать в одном месте все просроченные задачи, работу конкретного сотрудника или карточки с определенными параметрами.

Автоматизация

Повторяющиеся действия можно выполнять автоматически с помощью сценариев. Когда срабатывает заданное условие, система может изменить исполнителя или список подписчиков, добавить нужный стикер либо переместить карточку в другую колонку.

Для регулярно повторяющейся работы также предусмотрены шаблоны и регулярные задачи.

Обсуждения

Одна из особенностей YouGile — встроенные коммуникации. У каждой задачи есть собственный чат, где участники могут обсуждать работу, обмениваться файлами и сохранять договоренности в контексте конкретной карточки.

Кроме обсуждений внутри задач, в сервисе есть личные и групповые чаты. Поэтому часть рабочей коммуникации можно перенести из отдельного корпоративного мессенджера непосредственно в систему управления проектами.

Аналитика

В отчетах YouGile данные можно фильтровать, сортировать и группировать, а результаты — выгружать в Excel.

Отдельный отчет позволяет анализировать время нахождения задач в колонках. Например, с его помощью можно определить, на каких этапах карточки задерживаются дольше всего, и найти потенциальные узкие места в рабочем процессе.

Переезд с Asana

Отдельного инструмента для прямого импорта из Asana нет. Данные можно перенести через CSV.

При этом сложную структуру проектов и связи между отдельными элементами может потребоваться восстанавливать вручную, поэтому перед миграцией стоит проверить, какие данные сохраняются при таком способе переноса.

Что учитывать

В YouGile нет отдельных инструментов, аналогичных портфелям и стратегическим целям Asana. Сводную картину по работе нескольких проектов можно получить с помощью «Сводок», отчетов и диаграммы Ганта.

Однако такую структуру потребуется настроить самостоятельно. Если команда активно использует в Asana портфели и Goals для связи текущей работы со стратегическими целями, этот сценарий придется организовать иначе.

Сколько стоит

TEAMLY — платформа, которая объединяет управление задачами и проектами, базу знаний и умные таблицы. Последние позволяют работать не только с задачами, но и с другими структурированными данными — например, вести реестры проектов, заявок или клиентов.

Задачи и проекты

Основной формат работы с задачами — канбан-доски. Карточки можно распределять по этапам, назначать исполнителей, устанавливать сроки и приоритеты, а крупные задачи — разбивать на подзадачи.

Для планирования по времени доступны календарь и диаграмма Ганта. На Ганте можно отслеживать сроки, последовательность и зависимости между задачами, а календарь помогает распределить работу по датам.

Отдельный инструмент TEAMLY — умные таблицы. В них можно создавать собственные поля, связывать данные, использовать формулы и фильтры. Благодаря этому таблицы подходят для разных сценариев: от реестра проектов до учета заявок, клиентов и других рабочих данных.

Автоматизация

Для типовых задач можно заранее настроить часть действий. Например, при создании новой карточки автоматически присвоить ей определенный статус или теги и назначить ответственного.

В умных таблицах для обработки данных доступны формулы и условное форматирование. Формулы позволяют автоматически рассчитывать значения, а правила форматирования — визуально выделять записи, которые соответствуют заданным условиям. Например, так можно отметить проекты с высоким приоритетом или заявки на определенном этапе.

База знаний и дополнительные сценарии

В TEAMLY есть встроенная база знаний, где можно хранить инструкции, регламенты, описания процессов и другую внутреннюю документацию. Таким образом, рабочие материалы и задачи команды находятся внутри одной системы.

В сочетании с умными таблицами база знаний позволяет организовать не только проектную работу, но и другие внутренние процессы. Например, в документах можно хранить правила работы с клиентами, а в таблицах — вести связанные с ними реестры и данные.

Переезд с Asana

Готового инструмента для прямого импорта из Asana нет. Данные можно перенести через CSV, однако структуру проектов, представления и часть настроек потребуется сопоставить и восстановить вручную.

Поэтому перед миграцией стоит проверить, какие элементы текущей структуры Asana получится перенести через CSV, а какие придется заново настраивать уже в TEAMLY.

Что учитывать

В TEAMLY нет отдельных инструментов, которые напрямую соответствуют портфелям и стратегическим целям Asana. Похожие сценарии можно организовать с помощью умных таблиц или шаблонов для работы с OKR.

Подход при этом отличается: в Asana портфели и Goals встроены в структуру системы и связаны с проектами и задачами, а в TEAMLY необходимую модель потребуется настроить самостоятельно. Это стоит учитывать командам, которые активно используют Asana для управления не только текущей работой, но и целями более высокого уровня.

Сколько стоит

Мегаплан — система для управления задачами, проектами и другими рабочими процессами. Помимо проектных инструментов, в ней есть CRM, работа с документами и финансами, а также конструктор бизнес-процессов.

Задачи и проекты

Проекты в Мегаплане можно разбивать на задачи и подзадачи, назначать исполнителей и сроки, добавлять чек-листы и пользовательские поля. Отдельно можно учитывать время, затраченное сотрудниками на работу.

Если результат задачи требует проверки, можно использовать согласование. В таком случае указывают ответственного и согласующих, а к самой задаче прикладывают материалы для проверки — например, документ или коммерческое предложение.

Следить за проектом можно в нескольких представлениях: списке, на канбан-доске или диаграмме Ганта. Для повторяющихся проектов и задач предусмотрены шаблоны, чтобы не создавать одну и ту же структуру заново.

Автоматизация

Для задач и других процессов можно настраивать автоматические действия. При выполнении заданного условия система может изменить статус, обновить данные, добавить участников или отправить уведомление.

Такие сценарии позволяют автоматизировать отдельные этапы работы и сократить количество ручных операций в повторяющихся процессах.

Аналитика

В Мегаплане можно строить отчеты по задачам, проектам и сотрудникам. Данные в отчетах можно фильтровать и группировать, чтобы анализировать работу по нужным параметрам.

Отдельно доступна статистика по затраченному времени — например, для оценки трудозатрат сотрудников на конкретные задачи и проекты.

CRM

Встроенная CRM позволяет вести единую клиентскую базу. В карточке клиента можно хранить контактные данные, связанные задачи и процессы, счета и информацию о финансовых операциях.

Там же сохраняется история взаимодействия с клиентом: комментарии, письма, звонки и встречи. За счет этого продажи и дальнейшую работу по клиентским задачам можно вести внутри одной системы.

Бизнес-процессы

Для регулярных операций в Мегаплане есть конструктор бизнес-процессов. В нем можно задать последовательность этапов, распределить роли между участниками и настроить автоматические переходы.

Такой формат подходит для процессов, которые повторяются по одной схеме: например, обработки заказов, согласования документов или работы с обращениями клиентов.

Переезд с Asana

Отдельного инструмента для прямого импорта из Asana нет. Данные можно перенести через Excel, а для более сложных сценариев миграции использовать API.

Если в Asana настроена разветвленная структура проектов с зависимостями и другими связями между задачами, перед переездом стоит определить, какие элементы можно перенести автоматически, а какие придется восстанавливать в Мегаплане отдельно.

Что учитывать

В Мегаплане нет отдельных инструментов, напрямую соответствующих портфелям и стратегическим целям Asana. Сводную информацию по нескольким проектам можно получить с помощью отчетов и других инструментов системы, но необходимую структуру потребуется настроить самостоятельно.

Это стоит учитывать командам, которые используют Asana не только для текущих задач, но и для связи проектов с целями более высокого уровня.

Сколько стоит

EvaProject — система для управления проектами с набором инструментов для Agile-команд, технических специалистов и проектных офисов. Помимо задач и досок, здесь есть портфели, дорожные карты, релизы, собственный язык запросов и расширенные возможности автоматизации.

Задачи и проекты

В EvaProject можно создавать задачи с несколькими уровнями вложенности, настраивать связи между ними, добавлять компоненты, теги и пользовательские поля. Сами проекты можно разбивать на подпроекты и таким образом выстраивать многоуровневую структуру.

Для организации текущей работы предусмотрены Scrum- и Kanban-доски, спринты и релизы. Долгосрочные планы можно отображать на дорожных картах и диаграмме Ганта, а несколько связанных проектов — объединять в портфели.

Проектную документацию можно хранить в EvaWiki. В ней участники команды могут совместно работать с документами, сохранять версии и согласовывать материалы.

Для поиска по большому количеству задач предусмотрен язык запросов BQL. С его помощью можно задавать условия поиска сразу по нескольким проектам, а полученные выборки использовать при создании отчетов и дашбордов.

Автоматизация

В EvaProject можно настраивать автоматические действия, которые запускаются при определенных событиях или по расписанию. Для обмена данными с внешними системами предусмотрены вебхуки.

Более сложные сценарии можно создавать с помощью BQL и bzPython. Такой подход расширяет возможности настройки системы, но предполагает, что для части автоматизаций понадобятся технические навыки.

Аналитика

Для анализа работы в EvaProject есть конструкторы отчетов и дашбордов. Они позволяют собирать и отображать показатели по проектам и задачам.

Для Scrum-команд предусмотрены специализированные инструменты, в том числе Burndown Chart. С их помощью можно отслеживать объем оставшейся работы и прогресс спринта.

Переезд с Asana

В EvaProject предусмотрен готовый инструмент для импорта данных из Asana. Также информацию можно переносить через CSV.

Наличие отдельного импорта упрощает миграцию по сравнению с сервисами, где данные из Asana приходится предварительно выгружать и вручную сопоставлять с новой структурой.

Что учитывать

В EvaProject есть портфели, поэтому несколько проектов можно объединить и контролировать на более высоком уровне. Однако отдельного инструмента, напрямую сопоставимого с Asana Goals, нет.

Если команда использует Goals для связи проектов и текущей работы со стратегическими целями компании, после миграции этот сценарий потребуется организовать другими средствами.

Также стоит учитывать сложность настройки. BQL, bzPython и другие расширенные инструменты дают больше возможностей для адаптации системы, но для их полноценного использования могут понадобиться технические специалисты.

Сколько стоит

Аспро.Cloud — платформа для управления проектами, которая также включает CRM, финансовый учет, документооборот и учет рабочего времени. По набору возможностей это скорее комплексная рабочая система, чем классический таск-трекер.

Задачи и проекты

Проекты в Аспро.Cloud можно разбивать на задачи и подзадачи. Для процессов, которые регулярно повторяются, предусмотрены шаблоны проектов и регулярные задачи.

Следить за ходом работы можно в нескольких представлениях: списке, на канбан-доске и диаграмме Ганта. Для команд, которые организуют работу по спринтам, предусмотрены WIP-лимиты и диаграмма сгорания.

Несколько проектов можно объединить в портфель. Это позволяет в одном месте отслеживать их статусы, количество задач и финансовые показатели.

Инструкции, регламенты и другие материалы можно хранить в базе знаний. В системе предусмотрены корпоративная и внешняя базы знаний, а для работы с файлами и документами есть отдельный модуль.

Автоматизация

Автоматические сценарии в Аспро.Cloud можно настраивать не только для задач и проектов, но и для продаж и финансовых операций. Например, система может выполнять заданные действия при наступлении определенного события или изменении данных.

Автоматизации можно добавлять и в шаблоны проектов. Благодаря этому при запуске однотипного проекта команда получает не только готовую структуру задач, но и заранее настроенные правила работы.

Аналитика

Помимо отчетов по задачам, проектам и сотрудникам, в Аспро.Cloud есть инструменты финансовой аналитики. В системе можно планировать поступления и расходы, сравнивать плановые показатели с фактическими и рассчитывать рентабельность проектов.

За счет этого можно контролировать проект не только с точки зрения сроков и выполнения задач, но и по финансовым результатам.

Переезд с Asana

Готового инструмента для прямого импорта из Asana в интерфейсе Аспро.Cloud нет. Задачи можно перенести через CSV.

Во время импорта столбцы исходного файла можно сопоставить с полями задач в Аспро.Cloud, а сами задачи — привязать к нужным проектам. Более сложную структуру Asana и связи между отдельными элементами при этом может потребоваться восстановить вручную.

Что учитывать

В Аспро.Cloud есть портфели для объединения и контроля нескольких проектов, но нет отдельного инструмента, напрямую соответствующего Asana Goals.

Если команда использует Goals для связи стратегических целей с проектами и текущими задачами, после перехода этот сценарий потребуется организовать другим способом. При этом портфели позволяют сохранить отдельный уровень управления группой проектов.

Сколько стоит

SingularityApp — сервис, ориентированный в первую очередь на личное планирование и продуктивность. По возможностям проектного управления он заметно отличается от Asana, но может подойти тем, кому нужна более простая система для организации задач и небольших проектов.

Задачи и проекты

Задачи можно объединять в проекты и разделы, разбивать на подзадачи, устанавливать сроки и приоритеты, добавлять теги, чек-листы и вложения. Для просмотра проектов доступны список, Kanban и диаграмма Ганта.

Возможности автоматизации ограничены по сравнению с Asana: конструктора сценариев с триггерами и действиями нет. При этом можно создавать повторяющиеся задачи и автоматически отправлять выполненные задачи в архив.

Инструменты для личной работы

Отдельный набор функций SingularityApp предназначен для организации личных дел и повседневной работы:

Также в сервисе есть ИИ-инструменты. Они могут помочь разбить крупную задачу на более мелкие шаги или подготовить ее описание.

Аналитика также ориентирована прежде всего на персональную продуктивность. В сервисе можно посмотреть статистику по задачам, но инструментов для развернутой управленческой отчетности по множеству проектов и команд меньше, чем в Asana.

Переезд с Asana

Отдельного инструмента для прямого импорта из Asana нет. Задачи можно перенести через CSV.

При этом часть структуры и настроек Asana может потребоваться воссоздать вручную, особенно если команда использует сложные проекты, зависимости и другие инструменты проектного управления.

Что учитывать

По набору возможностей SingularityApp и Asana рассчитаны на разные сценарии. Asana позволяет управлять множеством проектов, отслеживать загрузку команд, объединять проекты в портфели и связывать текущую работу со стратегическими целями.

SingularityApp в большей степени ориентирован на организацию работы отдельного пользователя и более простые командные процессы. Поэтому при переходе стоит проверить не только возможность переноса задач, но и то, получится ли воспроизвести привычную модель совместной работы.

Если же Asana использовалась преимущественно как общий список задач и несложных проектов, различия между системами будут менее существенными.

Сколько стоит

Pyrus — система для управления задачами и автоматизации бизнес-процессов. Помимо проектной работы, в ней можно организовать согласование документов, обработку заявок и обращений и другие процессы, которые проходят по заданному маршруту.

Задачи и проекты

В карточке задачи можно назначить ответственного и срок, обсудить детали с коллегами, прикрепить файлы и разбить крупную работу на этапы или дочерние задачи.

Задачи можно объединять в списки — например, по проектам, клиентам или командам. Если работу удобнее отслеживать по этапам, список можно представить в виде канбан-доски и перемещать карточки между колонками. Для планирования по срокам предусмотрен календарь.

Такой подход позволяет использовать Pyrus как для отдельных поручений, так и для организации повторяющихся рабочих процессов.

Автоматизация

Одна из основных возможностей Pyrus — настройка маршрутов для типовых процессов. Например, можно создать процесс согласования счета или заявки на оплату: определить форму с необходимыми полями, последовательность этапов и участников.

Маршрут может меняться в зависимости от данных в заявке. Например, если сумма превышает заданное значение, система автоматически добавит дополнительного согласующего.

Формы можно использовать и для сбора обращений от клиентов или сотрудников. Например, форму поддержки можно разместить на сайте, а после заполнения обращение автоматически появится в Pyrus как новая задача.

Для более сложной автоматизации предусмотрены скрипты, боты, вебхуки и API.

Аналитика

В Pyrus можно анализировать состояние отдельных процессов: смотреть количество заявок на разных этапах, находить незавершенные задачи и оценивать распределение работы.

В Service Desk предусмотрены специализированные показатели, в том числе время реакции и устранения инцидентов, количество просрочек и загрузка сотрудников.

Для других сценариев можно создавать собственные отчеты. Данные отображаются в таблицах, а также на круговых и столбчатых диаграммах.

ИИ-инструменты

Для автоматизации отдельных операций в Pyrus можно создавать ИИ-ботов. Они способны:

Например, ИИ-бот может проанализировать обращение клиента, определить его категорию и приоритет, заполнить соответствующие поля и направить заявку на следующий этап процесса.

Кроме ботов, в Pyrus есть ИИ-помощник. Его можно использовать для поиска информации в задачах и базе знаний, анализа документов и аудиозаписей, подготовки резюме обсуждений и других операций с рабочей информацией.

Переезд с Asana

Для базового переноса данных из Asana можно использовать файлы Excel и CSV. Если требуется более сложная миграция, доступны API и инструменты для переноса исторических данных.

При переходе стоит заранее определить, какие элементы структуры Asana получится перенести напрямую, а какие потребуется заново настроить уже в виде задач, форм и маршрутов Pyrus.

Что учитывать

Pyrus и Asana по-разному организуют работу на уровне нескольких проектов. В Asana для этого предусмотрены портфели, стратегические цели и инструменты управления загрузкой команды. В Pyrus отдельных инструментов для портфелей проектов и стратегических целей нет.

При этом в Pyrus больше внимания уделено процессам, которые проходят по заранее определенному маршруту: согласованиям, заявкам, обращениям и другим регулярным операциям. Поэтому при выборе между системами стоит учитывать, какие сценарии занимают большую часть работы команды.

Сколько стоит

При выборе программы на замену Asana лучше ориентироваться не на количество функций или сходство интерфейса, а на реальные сценарии работы команды. Сначала стоит определить, для чего именно используется Asana сейчас и какие процессы важно сохранить после переезда.

1. Определите, что нужно перенести. Составьте список действующих проектов, задач и подзадач, а также связей и повторяющихся процессов. Отдельно отметьте пользовательские поля, файлы, комментарии и другие данные, которые важно сохранить.

Так станет понятнее, достаточно ли перенести обычный список задач или потребуется воспроизвести в новой системе всю структуру проектов.

2. Разберитесь, как команда планирует работу. Одним сотрудникам удобнее работать со списком задач, другим — с канбан-доской, календарем или диаграммой Ганта. Руководителю при этом может понадобиться отдельное представление для контроля сроков и результатов.

Если одной системой пользуются сотрудники с разными сценариями работы, стоит проверить, можно ли отображать одни и те же данные в нескольких форматах. Тогда команде не придется перестраивать процесс только ради ограничений нового сервиса.

3. Найдите ручные операции. Переезд — возможность не только перенести существующие процессы, но и пересмотреть их. Обратите внимание на действия, которые сотрудники регулярно выполняют вручную.

Например, процесс может выглядеть так:

заявка поступила → менеджер проверил данные → передал работу следующему сотруднику → создал новую задачу → уведомил руководителя

Часть этих действий новая система может выполнять автоматически. Для простых регулярных задач бывает достаточно расписания. Если же дальнейшее действие зависит от статуса, значения поля, роли сотрудника или другого условия, стоит искать сервис с более гибким конструктором автоматизаций.

4. Определите требования к отчетам. Вместо абстрактного требования «нужна аналитика» лучше заранее составить список вопросов, на которые система должна давать ответы:

После этого проще определить, достаточно ли базовой статистики или понадобятся настраиваемые отчеты, дашборды, учет времени и инструменты управления загрузкой.

5. Учтите количество команд и подразделений. Для небольшой команды может быть достаточно относительно простого таск-трекера. Если же в одной системе будут работать разработка, маркетинг, продажи, HR и другие подразделения, требований становится больше.

В таком случае стоит проверить разграничение прав доступа, возможность создавать разные рабочие процессы, связывать данные между командами и собирать общую отчетность. Для крупных компаний также имеет значение вариант развертывания системы: в облаке или на собственной инфраструктуре.

Универсальной замены Asana нет: выбор зависит от того, какие сценарии команда хочет сохранить после перехода.

Для настройки рабочих процессов и автоматизаций можно рассмотреть Кайтен, ПланФикс, Shtab и Pyrus. Эти системы позволяют использовать задачи как часть более сложного процесса с условиями, правилами и дополнительными данными.

Если вместе с задачами и проектами нужна встроенная база знаний, такие возможности есть в WEEEK, Strive и TEAMLY.

Для Agile-команд и более сложного проектного управления можно рассмотреть EvaProject с Scrum- и Kanban-досками, релизами, дорожными картами и портфелями.

Если проектная работа должна быть связана с CRM, финансами и другими операционными процессами, соответствующие инструменты есть в Мегаплане и Аспро.Cloud.

Для более простого сценария с задачами, проектами и личным планированием можно сравнить ЛидерТаск и SingularityApp.

Отдельно стоит оценить миграцию. Чем сложнее текущая структура Asana, тем важнее возможность перенести не только названия задач, но и исполнителей, сроки, комментарии, файлы, подзадачи и связи. Например, в Кайтене предусмотрен автоматический импорт из Asana, который позволяет сохранить значительную часть этой структуры.

В итоге подходящий аналог Asana — не обязательно сервис с похожим интерфейсом. Важнее, чтобы в новой системе команда могла воспроизвести ключевые рабочие процессы, сохранить нужные данные и автоматизировать операции, которые раньше выполнялись вручную.

Смотрите также: