Как мы сделали CRM для управляющей компании на ботах в MAX — и почему без отдельного приложения.
CRM для управляющих компаний - "Управленец 2.0"
Меня зовут Егор Трофименко, я руковожу студией TEVSTUDIO в Хабаровске. Мы делаем сайты, ботов и автоматизацию для бизнеса, а в этом году выпустили собственный продукт — «Управленец 2.0», систему для управляющих компаний. Расскажу, из какой боли он вырос и какие решения мы приняли по дороге.
С чего всё началось
К нам обратилась управляющая компания с типичной картиной. Заявки жителей приходят отовсюду: звонки диспетчеру, домовые чаты, личные сообщения руководителю. Сотрудники отчитываются о уборке и ремонте фотографиями в общий чат, и через неделю найти нужное фото уже невозможно. Руководитель узнаёт о проблеме, когда житель уже пишет жалобу.
Готовые системы для ЖКХ существуют, но упираются в одно: ими надо научиться пользоваться. Житель не станет ставить отдельное приложение ради одной заявки на протекающий кран, а дворник — разбираться в личном кабинете. Поэтому мы сразу решили: всё, что делают жители и сотрудники, должно работать в мессенджере, который у них уже стоит.
Что получилось
Система состоит из трёх частей, и только одна из них — в браузере.
Бот для жителей в MAX. Житель пишет своими словами: «течёт кран на кухне» или «в подъезде не горит свет». Бот регистрирует заявку, присваивает номер и сообщает, когда она взята в работу и выполнена. Принимает заявки круглосуточно, без диспетчера на телефоне.
Бот для сотрудников. Дворник, уборщица или сантехник и др. получает задачи по своим домам и отчитывается фотографией прямо в мессенджере. Фото сразу привязывается к адресу, сотруднику и дате — больше ничего не теряется в общем чате, а отчёты хранятся год.
Панель руководителя. Единственная часть в браузере: дома, заявки, отчёты и сотрудники на одном экране. Диспетчер, управляющий домом и руководитель видят разное: диспетчеру не нужны финансы, а управляющему — чужие дома.
Решения, которые мы приняли
Почему MAX, а не Telegram. Управляющая компания — это жители всех возрастов и сотрудники, далёкие от IT. Нам был нужен российский мессенджер с понятным будущим и официальным API для ботов, поэтому выбрали MAX. Перенести логику в Telegram при необходимости можно без больших переделок.
ИИ — только там, где он помогает. Заявки жителей сортирует YandexGPT: сантехника, электрика, уборка, авария. Цифры и статусы берутся из базы данных, а не генерируются моделью: в ЖКХ ошибка в сроке или адресе стоит дороже красивого текста. Модель выбирали по стоимости, а данные остаются в России.
Свой сервер для каждой УК. Мы не складываем клиентов в одну общую базу. У каждой управляющей компании свой сервер, свой домен и свои бэкапы. Это дороже в обслуживании, зато данные жителей одной УК физически не пересекаются с другой — для руководителей это оказалось важным аргументом.
Запуск за 5 дней. Развёртывание мы автоматизировали: сервер, домен, сертификат, боты и резервное копирование поднимаются одним скриптом. Остальное время уходит на то, что автоматизировать нельзя: внести дома и сотрудников и объяснить людям, куда теперь писать.
Что мы поняли
- Люди не меняют привычки ради системы. Если дворнику нужно что-то устанавливать, отчётов не будет. Если это тот же мессенджер, где он переписывается с семьёй, — будут.
- Роли надо продумывать с первого дня. Вопрос «кто что видит и кто что может удалить» в УК оказался важнее любой красивой функции.
- Продаёт не ИИ, а контроль. Руководителям нужно видеть, что работа на домах сделана, и быстро находить подтверждение, когда житель говорит обратное.
Сейчас система работает в действующей управляющей компании в Хабаровске. Дальше — сводка руководителю в MAX: новые и просроченные заявки, аварии и повторные жалобы с одного адреса.
Подробнее о продукте — на управленец20.рф. Если вам нужна похожая система для другой отрасли — бот для сотрудников, CRM или сайт, — это мы делаем в TEVSTUDIO. Буду рад вопросам в комментариях.